eCollaboration für KMU

Effiziente Zusammenarbeit in dynamischen Kooperationen durch innovative Web-Lösungen

Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen heute vor der Herausforderung innovative Lösungen zu immer komplexer werdenden Aufgabenstellungen auf den Markt zu bringen. Gemeinsam mit der zunehmenden Globalisierung der Märkte und den sich damit schnell ändernden Wettbewerbsbedingungen gewinnen unternehmensübergreifende Zusammenarbeit sowie Kooperation über regionale Grenzen hinaus immer mehr an Bedeutung. Der Kommunikations- und Koordinationsaufwand steigt. Ein Schlüsselfaktor für den Erhalt und Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit ist der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Unterstützung der Collaboration-Prozesse in Kooperationsnetzen. (Teil 1/3)

E-collaboration-Voraussetzungen
Die traditionelle Stärke von kleinen und mittelständischen Unternehmen ist flexibles und kooperatives Arbeiten, meist in interdisziplinären Teams, was schnelle Entscheidungen durch kurze Informationswege ermöglicht. Der Druck zur Vernetzung mit Partnern, Lieferanten, Hochschulen und nicht zuletzt auch mit dem Kunden, sei es in etablierten Liefernetzwerken oder dynamischen Kooperationsnetzwerken, steigt kontinuierlich. Die erwähnte traditionelle Stärke kann künftig nur bestehen bleiben, wenn die Effizienz der notwendigen Kommunikations- und Koordinationsprozesse genügend hoch ist.

Manager verbringen mehr und mehr Zeit mit Reisetätigkeiten zu den entferntesten Meetings, Projektleiter administrieren statt koordinieren und die Kommunikationskanäle Telefon und eMail hindern uns im Minutentakt an konzentriertem Arbeiten. Im Vordergrund stehen einfache, durchgängige und funktionale Plattformen, die entsprechen dem Bedarf flexibel und ohne grossen Initialaufwand von allen Beteiligten eingesetzt werden können. Aufgrund der inzwischen ausgereiften Entwicklung der Web-Technologie und der rasanten Verbreitung leistungsfähiger Internet-Bandbreiten haben browserbasierte Applikationen, mobile Anwendungen und Web-2.0-Konzepte stark an Bedeutung gewonnen und sind bis in private Bereiche etabliert.

Funktionale Anforderungen
Es existiert beinahe für jede Aufgabe eine geeignete Web-Lösung. Viele davon sind sogar kostenlos oder für ein geringes Entgelt zu nutzen. Vom Gratisdienst für eMail über frei verfügbaren Diskspace für Fotos oder Dokumente, Web-Kalender und Computer-zu-Computer-Kommunikation, freie Blog-Seiten und Foren bis hin zu den bekannten «Sozialen Plattformen» zur Vernetzung mit «Freunden» und seit Neustem natürlich alles auch als «App» für das iPhone. Das Problem dieser im Einzelfall durchaus spannenden und sinnvollen Lösungen ist aber der Fokus auf meist nur eine spezifische Aufgabe oder einen bestimmten Datentyp. Unsere neuste Entwicklung «Webcorp3-VCS (Virtual Collaboration Suite)» wurde von Grund auf neu entwickelt und zusammen mit Pilot-Anwendern im produktiven Einsatz getestet und optimiert, um die speziellen Herausforderungen der Zusammenarbeit und Führung in wissens- und innovationsgetriebenen Projekten und Prozessen zu unterstützen.


Bisherige Kollaborations- und Projektmanagementsysteme basieren durchgängig auf mechanistischen Organisationskonzepten, die z.B. für die Optimierung der Produktion entwickelt wurden. Erfolgreiche Firmen nutzen andere Ansätze, welche bisher noch nicht in entsprechende Systeme eingeflossen sind.

Typischerweise zeigt sich, dass in Netzwerken viele Aktivitäten Projekt-Charakter aufweisen. Gefordert ist also ein überschaubarer «Werkzeugkasten» zur Abwicklung firmenübergreifender Projekte. Im Kern sollten folgende Disziplinen in einem Tool vereint werden:

• Dokumentenmanagement
• Projektplanung und Controlling
• Aufgaben- und Terminmanagement
• Asynchrone Kommunikation (z. B. eMail, Foren, Blogs, Umfragen)
• Synchrone Kommunikation (WebConferencing)
• Prozessautomation / Workflows
• Wissensmanagement

Zudem ist entscheidend, dass der Zugang für alle Beteiligten einfach, z. B. durch einen Projektverantwortlichen bewerkstelligt werden kann. Werden die Funktionen einfach gehalten und kommt das Berechtigungssystem mit wenigen verständlichen Rollen aus, kann mit klaren, anwendungsspezifischen Regeln praktisch jeder «Kooperations-Fall» abgedeckt werden. Durch die bewusst offene Architektur ist es möglich, etablierte Teillösungen nahtlos zu integrieren. Zum Beispiel lassen sich in virtuellen Projekträumen Werkzeuge wie «Skype» als synchrones Kommunikationswerkzeug vollintegriert verwenden. Soll zusätzlich zur Audio-Kommunikation auch per Video kommuniziert und Screensharing eingesetzt werden, können bekannte Systeme wie z. B.: «Netviewer» eingebunden werden. Das Einbinden von innovativen «fremden» Standardlösungen ermöglicht rasches Reagieren auf die neusten Trends.

Autor: Roger Schoch, ist Geschäftsführer axxanta gmbh und Wissenschaftlicher Mitarbeiter im Institut für Business Engineering der Fachhochschule Nordwestschweiz. Dort befasst eer sich vertieft mit den Prozessen und der ICT-Unterstützung virtueller Unternehmensnetzwerke