Dossier ECM/DMS Software

11.12.2023
7 Min.
Kaum ein Unternehmen legt heute noch Dokumente aus Papier in Ordnern und Archivschachteln ab, das digitale Datenmanagements gehört zum Standard. Doch es gibt verschiedene Systeme, welche dies effizient ermöglichen, insbesondere DMS und ECM-Systeme.
 
Während das Kürzel DMS (Dokumentenmanagement-System) den meisten bereits geläufig ist, sorgt die Bezeichnung ECM (Enterprise Content Management System) noch oft für grosse Augen. Aber nicht nur das, viele Leute verwenden DMS und ECM sogar als Synonyme, was so nicht ganz zutrifft. Und dann gibt es doch noch das EIM: Was ist denn das schon wieder?
 
Gerne erklären wir kurz die wichtigsten Unterschiede:
 

Dokumentenmanagement-System DMS

Mit einem Dokumentenmanagement-System DMS können Dokumente erstellt und bearbeitet sowie intelligent verteilt werden. Strukturierte Unterlagen wie Offerten oder Rechnungen werden archiviert und können auch rasch wieder aufgefunden werden. Oft handelt es sich dabei um eingescannte Papierdokumente, aber auch um elektronisch erstellte Unterlagen. Ein DMS hilft bei der effizienten Verwaltung der Dokumente und sorgt für eine rasche Verfügbarkeit derselben.
 
Das DMS kann viel, die Leistungen werden auch immer weiter ausgebaut, doch für viele Unternehmen reicht das Speichern und Verwalten von Dokumenten in der heutigen Zeit nicht mehr.
 
 

Enterprise Content Management-System ECM

Dann kommt das Enterprise Content Management-System ECM zum Zug. Denn das ECM umfasst alle Technologien zum Erfassen, Verwalten und Speichern von Inhalten, unter anderem eben auch das Dokumentenmanagement. Die Dokumente und der Content werden aufbewahrt und jederzeit bereitgestellt, wenn organisatorische Prozesse nach entsprechender Unterstützung verlangen. Es geht aber nicht nur um reine strukturierte Dokumente wie beim DMS, sondern auch um schwach strukturierte oder gar unstrukturierte Daten, die vom ECM selbständig verwaltet werden. Dazu zählen neben E-Mails auch Gesprächsnotizen oder andere schriftliche Korrespondenz.
 
 

Enterprise-Information-Management EIM

Noch etwas weiter geht das Enterprise-Information-Management EIM, sozusagen eine Weiterentwicklung von ECM/DMS. Im Unterschied zum ECM konzentriert sich das EIM nicht auf technische Aspekte, sondern unterstützt auch die Kommunikation, die Kollaboration und die Gestaltung der Prozesse im Unternehmen. Alle Informationen werden unabhängig des Typs verwaltet und den Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Dabei wird immer das Gesamtunternehmen im Auge behalten und alle Vorgaben eingehalten.
 
Da sich die DMS immer weiterentwickeln, gleichen sie sich in vielen Bereichen immer mehr den ECM-Systemen an, welche wiederum in der Zukunft in ein EIM übergehen könnten. Deshalb lohnt es sich je nach Anspruch des Unternehmens an die neue Lösung, sich bei der Suche nach dem passenden Anbieter an all diesen Begriffen zu orientieren. 
 
 
 

Dossier DMS/ECM

Bekanntlich ist jedes Unternehmen verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente aufzubewahren und zu verwalten. Meist wird dafür auf eine geeignete Software-Lösung zurückgegriffen, denn die Zeiten der Ordner und Archivschachteln sind zum Glück fast überall vorbei. Das Dokumentenmanagement System DMS und das übergeordnete Enterprise Content Management ECM sind dabei wichtige Hilfsmittel für ein smartes Management der wichtigen Unterlagen.

In diesem Dossier listen wir alle wichtigen Informationen, Fachartikel und auch Anbieter auf, damit Sie einfacher die passende DMS/ECM-Lösung für Ihr Unternehmen finden.
 

Modernes Dokumentenmanagement als Game-Changer

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) nutzen vermehrt fortschrittliche Technologien, wie beispielsweise künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen. Die Effizienz und Sicherheit des Dokumentenmanagements verbessert sich fortlaufend und passt sich den wachsenden Anforderungen in allen Branchen an. Irene Feusi zeigt in ihrem Fachbeitrag auf, wo die Vorteile liegen.
 
 

Sind Archive tot? Eine unerwartete Renaissance dank künstlicher Intelligenz steht bevor

Ist Archivierung noch zeitgemäss? Das Archiv ist ein Begriff, der oft mit Staub und Überflüssigkeit verbunden ist. Doch neue Technologien verkünden nicht den Tod des Archivs, sondern ganz im Gegenteil seine Renaissance. Wie kommt es dazu? Antworten gibt Friedrich Kisters in seinem Fachartikel.
 
 

Vom PDF ins Archiv: Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit KI

Die vollständige Extraktion aus zuvor völlig unbekannten PDFs mithilfe fortschrittlicher KI ist bahnbrechend, der Hauptantrieb dahinter ist Machine Learning (ML). Dadurch wird es erstmals möglich, dokumentenbasierte Prozesse vollständig zu automatisieren und wertvolle Fachkräfte von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien. Lesen Sie mehr dazu in diesem Beitrag von Sabrina Schenardi.
 
 

Erfolgsfaktor digitales Dokumentenmanagement

Wo bleibt das papierlose Büro? Unterlagen auf Papier sind noch immer gang und gäbe. Sie müssen archiviert werden, was Zeit, Platz und Ressourcen verschwendet. Mit digitalen Archiven und/oder passenden DMS bzw. ECM-Systemen können Sie nicht nur Geld sparen, auch die Arbeit mit den Dokumenten wird stark vereinfacht. Mehr dazu erklärt Alain Zanolari in seinem Artikel.
 
 

So finden Sie das passende Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Mit dem Einsatz einer DMS-Lösung wird die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und zentralisiert. Doch wie findet ein KMU das passende DMS? Der Spezialist Roger Busch zeigt in diesem Fachartikel auf, worauf Sie achten müssen.

 

Vom Papierchaos zur digitalen Ordnung: So führen Sie das Dokumenten-Management Schritt für Schritt ein

So praktisch digitale Dokumente sind - wenn diese nicht zentral gespeichert werden, kann es sehr mühsam sein, die aktuelle Version eines Dokumentes zu finden. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die schrittweise Einführung eines modernen Dokumenten-Management-Systems.

 

Der Berg hat eine Maus geboren... Das revidierte Datenschutzgesetz und notwendige Massnahmen

Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) und die neue Verordnung (DSV), welche beide am 1. September 2023 in Kraft treten werden, sorgen schon im Vorfeld für Aufregung. Ist sie gerechtfertigt? Marc Fischer glättet in seinem Artikel etwas die Wogen.

 

Aschenputtel GeBüV kommt ins Zeitalter der Digitalisierung – und alles wird anders!

Datenintegrität zu erreichen ist der wichtigste Schritt, um Sicherheit zu schaffen. Jeder Zugriff muss festgestellt werden können, er ist zu dokumentieren. Friedrich Kisters ist der Meinung, dass die Blockchain-Technologie die technischen Lösungen für diese Herausforderung liefert, die GeBüV die passende Rechtsgrundlage.

 

So geht modernes Vertragsmanagement

Verträge sind der Kern einer jeden unternehmerischen Tätigkeit. Die unterschiedlichen Vertragsarten und auch die Vielzahl der Verträge erfordern ein zuverlässiges Vertragsmanagement. Die Digitalisierung kann gerade auch in diesem Bereich sehr nützliche Dienste leisten und bietet viele Vorteile, wie dieser Artikel aufzeigt.

 

7 Schritte, wie Sie Dokumente ablegen und wiederfinden

In vielen Büros beeinträchtigen umständliche oder chaotische Ablagesysteme die Arbeitseffizienz. Es spricht deshalb viel für eine umfassende Digitalisierung der Dokumentenablage. Aber Vorsicht: Digitalisierung bedeutet nicht automatisch eine übersichtliche Ablage. 

 

Daten-Management in der Kundenkommunikation

Um eine 360° Kundensicht zu erreichen, sammeln Unternehmen tagtäglich etliche Kundendaten. Daten-Experte Steffen Bischoff weiss mehr über die Herausforderungen und Vorteile.

 

Effizientes Vertragsmanagement für vielschichtiges Unternehmen

Wenn es um Journalismus in Presse, Radio und Fernsehen in der Schweiz geht, fällt bald der Name CH Media. Dass dabei sehr viele Verträge anfallen, versteht sich von selbst. Deshalb machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer neuen IT-Lösung für sein Vertragsmanagement – und wurde fündig.

 

Professioneller und effizienter Umgang mit sensiblen Dokumenten

Wer von den Vorteilen elektronischer Personaldossiers profitieren möchte, sollte sich vor der Einführung einer digitalen Lösung mit ein paar wichtigen Punkten auseinandersetzen. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag.

 

Der Dokumenten-Wahnsinn

Dokumente zu sammeln ist das eine, deren Inhalt auszulesen eine ganz andere Geschichte. Der Digitalisierungsspezialist Alain Veuve stopft mit seinem Unternehmen genau diese Lücke und entwickelt eine Möglichkeit, mittels Machine Learning, Inhalte aus Dokumenten zu extrahieren. Das wird ein echter Game-Changer! 

 

Rechnungsworkflow effizient digitalisieren

Diese Success-Story zeigt auf, wie ein Unternehmen den Lockdown dazu genutzt hat, mittels einer neuen Dokumentenmanagement-Lösung den Rechnungsfluss im Kreditorenbereich zu digitalisieren. Der gesamte Workflow wurde automatisiert, die Effizienz und die Genauigkeit gesteigert. Ein wirklicher Erfolg, deshalb kommen bald auch die Debitoren dran. 

 

Beim Dokumentenmanagement liegt noch viel Potenzial brach

Werden auch bei Ihnen noch einzelne Unterlagen in Ordnern abgeheftet, obwohl ein DMS vorhanden wäre? Christian Bühlmann macht sich Gedanken, warum noch so viele Unternehmen das Potenzial moderner DMS/ECM-Lösungen nicht voll ausnutzen. Er ortet die Probleme beim inneren Schweinehund, aber eben nicht nur. 

 

Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist zentraler Baustein der Digitalisierungsstrategie

Rechnungen sind praktisch die Lebensader jedes Unternehmens, damit kommt das Geld ins Haus. Doch oft wird hier noch hemdsärmelig gearbeitet statt standardisiert und automatisiert. Doch gerade die Rechnungsverarbeitung ist ein zentraler Baustein jeder Digitalisierungsstrategie, wie dieser Beitrag zeigt. 

 

ECM/DMS-Marktübersicht

Die ideale IT-Lösung im Bereich DMS/ECM zu finden, ist nicht ganz einfach, die Auswahl an Anbietern und Systemen ist unübersichtlich. Diese Spezialisten helfen Ihnen mit ihrem Know-how, die für Sie passende ECM/DMS-Lösung zu finden. Am besten vereinbaren Sie einen Beratungstermin und machen damit den ersten Schritt hin zu einem digitalisierten Unternehmen. 



Digitalisierung – so geht’s!

Gerade der Lockdown 2020 hat vielen überraschend gezeigt, wie wichtig jederzeit verfügbare Unternehmensdaten und Dokumente sind. Hier hilft ein passendes ECM. Wie damit Digitalisierung geht und was beachtet werden muss, wird in diesem Beitrag erklärt. 

 

Papier war gestern – digitaler Rechnungsversand

Erfahren Sie in dieser Success-Story, wie es eine Cloud-Dokumenten-Plattform einem führenden Mineralölunternehmen der Schweiz ermöglicht, markant Kosten und Ressourcen einzusparen und die Durchlaufzeiten zu verringern.

 

Digitalisierung: Wie beschafft man eine ECM/DMS-Lösung?

Die Digitalisierung beginnt mit der elektronischen Datenhaltung. Dabei bilden ECM/DMS-Lösungen einen wichtigen Baustein für den Erfolg. Doch diese sind keine gewöhnliche Software, deren Einführung hat weitreichende Konsequenzen für die Prozesse. Der Spezialist Bruno Wildhaber erklärt in diesem Fachartikel das richtige Vorgehen und welches die Erfolgsfaktoren sind. 

 

Digitale Transformation – ECM goes Content Services

Wie wichtig ist es, das gesamte ECM auf einer Plattform abzuwickeln? Eine interessante Frage, die in diesem Beitrag thematisiert wird. Die Vorteile überwiegen bei einer einheitlichen Lösung deutlich und deshalb ist es wichtig, sich bei der Evaluierung auch dies zu überlegen.  

 

Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Die Informations- und Dokumentenflut zu kontrollieren, ist nicht ganz einfach. Die Effizienz hängt dabei häufig mit der raschen Verarbeitung und Bereitstellung der Dokumente zusammen, dabei ist Zeit auch hier Geld. Christian Bühlmann zeigt in diesem Artikel auf, wie sich der Einsatz eines geeigneten DMS/ECM-Systems schon nach kurzer Zeit lohnt. 

 

Rechtskonformer Umgang mit digitalen Dokumenten in der Praxis

Wie rechtskonform ist Ihre Ablage? Werden die gesetzlichen Anforderungen missachtet, kann es schnell teuer werden. In diesem Beitrag zeigt der Spezialist Thomas Uhlmann auf, was es beim elektronischen Ablagesystem zu beachten gilt. 

 

Elektronische Verarbeitung eingehender Rechnungen

Durch die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen werden die damit verbundenen Prozesse automatisiert und erleichtert – trotzdem wird vielerorts noch mit Papier gearbeitet. Der Fachmann Michael Seifried zeigt in seinem Beitrag auf, was die Voraussetzungen für die elektronische Verarbeitung sind, wo die Schwierigkeiten und wo die Chancen liegen. 

 

Wo sich DMS und ERP unterscheiden, liegt der Sinn der Ergänzung

Welchen Nutzen bietet ein DMS in Verbindung mit einem ERP-System? Wie funktioniert es und worauf ist bei der Implementierung zu achten? In diesem Interview geben die beiden Experten Andreas Forrer und Simon Lüdi die Antworten darauf, worin sich DMS und ERP unterscheiden und weshalb es eben beide Systeme ergänzend braucht. 

Weitere Beiträge zum Thema ECM/DMS

 

Dokumentenmanagement ist Fokusthema im topsoft Fachmagazin 23-4

 

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