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Musterfirma «ToolHandel»

Es ist nicht einfach bei der Suche nach der passenden Business-Software die selektiven Filterkriterien zu setzen. Musterfirmen sollen die Suche vereinfachen. Dieser Beitrag ist der Start einer ganzen Reihe und beschreibt exemplarisch, was ein ERP für eine fiktive Firma im Werkzeughandel leisten muss.


Bild: Radosław Kulupa | Pixabay 

ToolHandel ist ein kleines Handelsunternehmen, welches eine umfassende Softwareunterstützung sucht. ToolHandel kann auf eine lange Geschichte zurückblicken: das angestammte Geschäft ist ein Eisenwarenladen in Aarau, dem die Konkurrenz der grossen Onlinehändler das Leben schwer macht. Versuche des Inhabers während einem ganzen Jahr haben nun gezeigt, dass für ToolHandel der Online-Handel das stationäre Handelsgeschäft durchaus positiv ergänzen kann. Mit über 1000 Artikel, eingestellt auf Ricardo und eBay, ist aus einer anfänglichen Feierabend-Tätigkeit ein relevanter Umsatzträger geworden.

Wo drückt der Schuh bei der Firma ToolHandel?

  • Mit der Zettelwirtschaft für Einkauf und Lager wird es zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten. Artikel wurden bereits doppelt nachbestellt in der kurzen Zeit bis die Lieferung eintraf.
  • Sind die wenigen Artikel im Lagergestell alles, was vorhanden ist, oder gibt es allenfalls noch mehr davon als Reserve im Keller? Jedes Mal im Keller nachschauen oder den auch nicht immer allwissenden Chef zu fragen ist nicht effizient.
  • Die vorhandene Ladenkasse funktioniert an sich gut, hat aber ihre Tücken im Zusammenhang mit dem Onlinegeschäft: Schon wieder wurde ein Einzelstück gleichzeitig im Laden als auch über Ricardo verkauft! Der Ricardo-Kunde reagiert sauer und droht mit rechtlichen Schritten, um zu seinem bereits bezahlten Artikel zu kommen.
  • Die Leerläufe und Informationslücken führen zu Misstrauen und einem schlechten Arbeitsklima. ToolHandel ist einfach mittlerweile zu gross, als dass alle Mitarbeitenden immer alles wissen können – da hilft der gute Wille allein auch nicht mehr weiter.

Szenarien zur Problemlösung

Bei ToolHandel wächst die Erkenntnis: Es braucht eine "Software" in welcher alle Artikel und deren Lagerbestände ersichtlich sind, wo man Bestellungen erfassen und daraus auch gleich die Rechnungen machen kann. Das Rad neu erfinden will man aber nicht. Und so soll die IT-affine Tochter einer Mitarbeiterin neben ihrem Studium eine umfassende Business-Software Lösung evaluieren. 

Der Leistungsumfang der neuen Software

Das neue Software soll von Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, Lagerverwaltung, Zeiterfassung, Lohn bis zum Webshop und sogar der Ladenkasse alles abdecken. Weil die Kommunikation zunehmend über E-Mail läuft, sollen auch diese mit Bezug zu den Kunden oder Lieferanten nachvollziehbar abgelegt werden. Bei ToolHandel hat man Bedenken, dass für den Betrieb einer so "mächtige" Software ein interner IT-Verantwortlicher notwendig wird. Das möchte man nicht. Und eine eigene IT-Infrastruktur will man auch nicht betreiben. Daher wird der gesamte Betrieb durch den zukünftigen Anbieter gewünscht.

Welche Kriterien wirken selektiv?

Auf www.topsoft.ch/search sind beinahe 2400 Software-Lösungen gelistet. Die Anbieter charakterisieren deren Eigenschaften im Sinne einer Selbstdeklaration. Nun gibt es viele Eigenschaften, welche fast alle Business-Software-Angebote erfüllen und solche, die doch recht spezifisch sind.

Eine Adresse zu erfassen muss beispielsweise überall möglich sein. Hingegen verfügt nicht jedes Programm über eine integrierte Doublettenkontrolle, um doppelte Adressen zu finden.

Beim Suchen nach der geeigneten Software geht es also unter anderem darum herauszufinden, welche Kriterien selektiv wirken und die Anzahl der Produkte und Anbieter verkleinern. Natürlich können Anbieter auf die Idee verfallen, sämtliche Eigenschaften als erfüllt zu deklarieren, in der Hoffnung, möglichst oft berücksichtigt zu werden. Mogeln fällt spätestens bei einer konkreten Nachfrage negativ auf – das wirkt als Mechanismus, der die Qualität der Selbstdeklaration brauchbar hält.


Erste Grobselektion

Im Folgenden beschreiben wir Selektionskriterien, damit Sie selbst in der Datenbank schnell Resultate erhalten. Am einfachsten rufen Sie mit den Links die entsprechende Selektion auf. Diese können Sie nach eigenem Ermessen verändern.
  • Die Grob-Charakterisierung liefert einen ersten Indikator in Frage kommender Produkte und Anbieter. Es soll ein ERP, ein E-Shop, eine Kasse (POS) mit und Finanz- und Rechnungswesen sein. >> Ergebnis Grobselektion

Welche Kriterien wirken selektiv?

  • Wenn bei einem Verkauf der Artikel sofort aus dem Bestand ausgebucht werden soll, dann muss die Kasse richtig eng mit der Geschäftssoftware verbunden sein. Daher existieren mehrere Kriterien in der Gruppe «POS (Point of Sale) Kasse etc.» wie zum Beispiel, ob die Kasse in der Lage ist, einen Verkauf mit gemischten Zahlungsmitteln wie Kreditkarten, Bargeld oder Gutscheinen innerhalb von einem Verkauf umgehen kann. >> Ergebnis POS
  • E-Mail ist heute der wichtigste geschäftliche Kommunikationskanal und damit in der Kontakthistory notwendig. In der Kriteriengruppe «eMail Integration» gibt es das Kriterium «integrierter Mail-Client»
    >> Ergebnis E-Mail Integration
  • ToolHandel wünscht, dass die aktuellen Lagerbestände im Webshop gezeigt werden.
    >> Ergebnis Webshop
  • Externer Betrieb der Software. Da gibt es viele verschiedene Formen. Recht weit geht die Kombination der Kriterien Pay per Use + Public Cloud + Benutzung im Browser, z.B. Chrome. >> Ergebnis Betrieb
  • Alle Filter sind beliebig kombinierbar und werden transparent angezeigt.  >> Ergebnis alle Filter
  • Neben funktionalen Kriterien bringt die Datenbank auch Resultate auf Texteingaben im Suchfeld, sogar in Kombination mit den Kriterien. ToolHandel will ein ERP mit Lager und Kasse. >> Ergebnis Text Suchfeld

Auch interessant in diesem Zusammenhang: Zusammenspiel von ERP und Webshop

 

Der Autor


Dr. Marcel Siegenthaler (†) war Partner der schmid + siegenthaler consulting gmbh und unterstützte Unternehmen bei der Evaluation und Einführung von Business Software.
 
 


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