Der Produktions-, Handels- und Dienstleistungsbetrieb iepco ist auf die Verbesserung und Bearbeitung von Oberflächen sowie die Produktion entsprechender Anlagen spezialisiert. Er hat drei Standorte in den Kantonen Zürich und Aargau. Vor 47 Jahren startete das Familienunternehmen mit der Oberflächenbearbeitung von Turbinenschaufeln für Flugzeugtriebwerke. Seitdem hat es sich zu einem weltweiten Pionier in Sachen Microstrahlen entwickelt. Heute werden unter anderem in der Medizinaltechnik bestmögliche Oberflächengüten für Knie- und Hüftgelenke aus Titan erzeugt. iepco hat über die Jahre eigene Oberflächentechnologien entwickelt, stellt Strahlmaschinen und eigene Strahlmittel her, offeriert seine Dienste im Bereich der Beschichtungen und Microstrahlarbeiten und handelt mit Additiven und Rohstoffen. iepco beschäftigt 45 Mitarbeitende. Der Exportanteil beträgt rund 85 Prozent. Für 60 Prozent des Umsatzes sind Strahlmaschinen verantwortlich, wobei die jährliche Produktion durchschnittlich 350 Anlagen und Geräte beträgt.

Ausgangslage

In Sachen Microstrahl-Technologie ist die iepco ag weltweit tätig. Die selber entwickelten Verfahren sorgen dafür, dass sich metallische Oberflächen sowie Gummi- und Kunststoffoberflächen hochgradig optimieren lassen. Die Anlagen von iepco reinigen diese von Schmutz, befreien sie von Loseteilen und verbessern auf Wunsch ihre Eigenschaften durch Oberflächenverdichtung oder Aufbringen definierter Strukturen. Rund um den Globus stehen rund 15‘000 Anlagen von iepco in Betrieb, berichtet Geschäftsleiter André Faude. Seine Firma besteht aus den Abteilungen Maschinenproduktion und Strahlmittelherstellung, Dienstleistung von Beschichtungen und Microstrahlen sowie Handel mit Additiven und Rohstoffen sowie Gleitschleifanlagen. Um die Produktion und die Lagerbewirtschaftung besser einzubinden, die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu vereinheitlichen, die Kontrolle über die Auftragseingänge zu erhöhen und Dokumente digital zu archivieren, wurde 2015 beschlossen, das bisherige Fakturierungs- und Handelssystem sowie unzählige Excel-Listen durch eine moderne, integrierte ERP-Lösung abzulösen. Sie sollte in der Lage sein, den Datenbestand zentral zu halten, so dass es unternehmensweit nur noch eine einzige Informationsquelle für alle Mitarbeitenden gäbe.

Vorgehen

Neben der bisherigen Lösung wurden fünf weitere Systeme evaluiert, darunter auch Abacus. Wegen ihrem hohen Verbreitungsgrad kam das Ostschweizer ERP in die engere Wahl, zumal festgestellt wurde, dass die Software weit mehr als nur die Buchhaltung beherrscht. Schliesslich wurde Abacus gewählt. Ausschlaggebend waren laut Marc Faude, Sohn des Firmenchefs und Projektleiter ERP, die Grösse und Marktpräsenz der Herstellerin, das Konzept der All-in-One-Lösung mit integriertem Produktions- und Planungssystem, der modulare Aufbau und die ausgeprägte Webfähigkeit. Software-Präsentationen an einem Industrietag sowie ein Besuch bei einem Referenzkunden aus der Metallbranche taten ihr Übriges, um endgültig zu überzeugen. Für den Abacus-Partner bsb.info.partner als Integrator sprach eine überzeugende Präsentation und dessen langjährige Erfahrung mit Industriekunden. Im Juni 2016 fand ein Workshop auf Grund eines Pflichtenhefts statt, an dem die Arbeitsprozesse besprochen wurden, um sie in der Software abzubilden. Bereits sieben Monate später wurde anfangs 2017 das Gesamtsystem in Betrieb genommen. Andreas Brauchli von bsb.info.partner erklärt, dass das iepco-Projekt aufgrund der vielen zu unterstützender Prozesse anspruchsvoll gewesen sei. Es wurden 25 Skripts erstellt, Stammdaten von 2000 Kundenadressen und rund 2500 Artikel in bereinigter Form übernommen, wobei sich inzwischen die Artikelanzahl verdoppelt habe.

Lösungskonzept

Integriert sind die Offertstellung, der Verkaufs- und der Produktionsauftrag, die Arbeitsvorbereitung, die Produktionsabwicklung, die Ressourcenplanung, der Einkauf, die Lagerverwaltung, die Auslieferung, die Verrechnung sowie das Finanz- und Rechnungswesen. Zur Effizienzsteigerung in der Auftragsabwicklung tragen sämtliche Abteilungen bei, indem nun alle Mitarbeitenden im gleichen System arbeiten. Die Herausforderung für bsb bestand darin, die Betriebsbereiche im gleichen Mandanten abzubilden. Ausgehend von den Standardvorgaben wurden dafür je vier Auftragserfassungsmasken mit Ablaufsteuerung und den notwendigen Dokumenten gestaltet. Ausserdem wurde, um Fehlerquellen zu eliminieren und keine Daten doppelt zu erfassen, eine Schnittstelle zur Zollsoftware ExpoVit eingebaut.

Als Knacknuss stellte sich die Forderung von iepco dar, zum Schutz der Geschäftsinteressen Mischrezepte der Strahlmittel vor Unbefugten geheim halten zu können. Damit sich die „Firmengeheimnisse“ nicht einfach kopieren lassen, wurden bei der Programmmaske des Produktestamms Einschränkungen eingebaut. Diese ermöglichen es nun, dass nur berechtigte Personen darauf zugreifen können. Trotzdem herrscht Transparenz, da das gesamte restliche „Wissen“ in der Software integriert und somit für alle zugänglich ist.

 Um den Produktionsprozess zu vereinfachen, wurde im Maschinenbau die „Einstufige Produktion“ eingeführt. Da meist eine ganze Anlage in einem Schritt montiert wird, werden mehrstufige Stücklisten mit Unterbaugruppen für den Zusammenbau in eine einstufige überführt. Auch ist der Zustand der Abarbeitung eines Auftrags auch dank dem Ablaufstatus im System jederzeit erkennbar. Ist beim folgenden Arbeitsschritt eine andere Person als zuvor für die Weiterverarbeitung verantwortlich – was bei drei Standorten öfters vorkommt – ist ein reibungsloser Übergang zentral. Da das System stets informiert, wer was wann gemacht hat, erübrigt sich ein Nachfragen.

 Mit der Einkaufsdisposition hat iepco zudem ein Instrument zur Verfügung bekommen, das zuverlässig über Bedarfe sowie Lager- und Mindestbestände informiert. Das erleichtert die Bedarfsermittlung enorm: Während bei den Grossanlagen eine Einkaufsbestellung direkt aus dem Produktionsauftrag ausgelöst wird, erfolgt die Einkaufsdisposition bei Serienproduktionen bedarfsorientiert aufgrund der Lager- respektive Fehlmengen. Dabei ist die Kalkulation von Baugruppen ebenso möglich wie das Auswerten von Verkaufszahlen nach diversen Kriterien sowie das Erstellen von Ersatz- und Verschleissteillisten.

Fazit

Mit der Einführung von Abacus als ERP-System hat die iepco ag einen grossen Schritt zu mehr Effizienz getan. Was früher aufwendig über Excel-Listen hätte geführt werden musste wie etwa die Nachkalkulation eines Auftrags, erledigt heute Abacus zuverlässig auf Knopfdruck. Geschäftsleiter André Faude freut sich, dass sein Unternehmen erfolgreich den Schritt zu einer ERP-Gesamtlösung gemeistert hat: «Ich bin überzeugt, dass iepco in der Zukunft noch viel vom Abacus-ERP profitieren kann. Wir haben heute mit der Abacus-Software ein zentrales System, mit dem alle Daten strukturiert verwaltet werden. Wesentlich dazu beigetragen hat bsb.info.partner durch ihre kompetente Beratung.» Geplant ist, das CRM verstärkt zu nutzen, um alle Aktivitäten rund um die Kunden zu erfassen. Um das Servicegeschäft auszubauen, ist zudem die Nutzung des Service- und Vertragsmanagements vorgesehen. Um lückenlose Historien über die Anlagen zu erstellen, sollen darin alle Serviceobjekte geführt werden, um Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien besser zu verwalten.