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Abschied vom Papier: Erhöhte Prozess-Effizienz mit DMS

Die Online-Welt macht den Wettbewerb härter und eine Gesamtoptimierung der unternehmerischen Prozesse ist wichtiger denn je. Die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems ist für Unternehmen dabei oft der erste Schritt in Richtung Digitalisierung und natürlich erhöhter Prozesseffizienz.

Die Datenmengen wachsen in einem atemberaubenden Tempo. Ohne effektives Dokumenten-Management werden alle Informationen – Rechnungen, Überweisungen, E-Mails, Bilder und vieles mehr – auf unterschiedlichen Systemen und an verschiedenen Speicherorten abgelegt. Folglich sind die Informationen schwieriger auffindbar und Suchvorgänge dauern immer länger.

 

Schluss mit Papier: Der erste Schritt zur Digitalisierung, Quelle: iStock

Manuelle Aufgaben bremsen Teams aus

Viele Unternehmen setzen bei Routineaufgaben wie der Erfassung, Prüfung und Eingabe von Daten in interne und externe Anwendungen noch immer auf manuelle Prozesse. Obwohl unsere Welt und Gesellschaft mitten in der digitalen Transformation steht. Zahlreiche Stunden von Mitarbeitern werden für einfache Aufgaben wie Dateneingaben, die Suche nach Informationen, den manuellen E-Mail-Versand von Dokumenten und die Archivierung verwendet. Das bringt nicht nur ganze Prozesse zum Stillstand, sondern bietet darüber hinaus viel Raum für Fehler, Ausnahmen und Probleme.

Arbeitsabläufe automatisieren

Prozesse lassen sich in fast jedem geschäftlichen Kontext optimieren. In bestimmten Verwaltungsabteilungen wie etwa im Rechnungswesen, der Buchhaltung oder im Personalwesen fallen meist besonders viele wiederkehrende manuelle Tätigkeiten an, die sich für eine Automation anbieten. Nachfolgend zwei Praxisbeispiele:

  • Rechnungsfreigabe: Papierbasierte oder digitale Rechnungen werden ohne manuelle Eingaben erfasst und indexiert. Als nächster Schritt wird die Rechnung über eine vorgegebene digitale Warteschlange – basierend auf Kostenstellen, Beträgen, Auftragsnummern und anderen Variablen – weitergeleitet. 
  • Archivierung von Unterlagen: Basierend auf unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien werden Dokumente nach unterschiedlichen Typen geclustert. So wird pro Typ definiert, wann das Dokument zur Vernichtung gekennzeichnet wird und wer wann darüber informiert werden muss.

In unserem Ratgeber finden Sie 7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten.

Hier geht es zum Download: https://www.stepahead.de/ecm-vertrieb.html

 

Sie sind bereit für den ersten Schritt zur Digitalisierung?

 

Igor Bosnjak, Sales Consultant Step Ahead Schweiz AG 
Quelle: Step Ahead Schweiz AG



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