Bild_Frau und Kind auf WieseDie SVA Basel-Landschaft zentralisierte im Jahr 2013 ihre verteilten Fachabteilungen im neuen Hauptstandort in Binningen. Diese Gelegenheit wurde genutzt, um sämtliche Verträge zu konsolidieren und zentral zu bewirtschaften.  Mit der Einführung von Spider Contract werden die Verträge systematisch auf wiederkehrende Lizenzkosten, Garantieklauseln, Vertragsfristen und ähnliche Daten überprüft. Durch die digitale Verwaltung aller Vertragsdetails und die automatische Fristenüberwachung resultiert für die SVA BL mehr betriebswirtschaftliche Sicherheit und Transparenz sowie ein erhebliches Einsparungspotenzial.

Projektdaten_SVA_brainwareDas Unternehmen

Die SVA Basel-Landschaft ist eine Einrichtung des öffentlichen Rechts. Sie umfasst die AHV- Ausgleichskasse des Kantons Basel-Landschaft, die Familienausgleichskasse Baselland und die IV-Stelle Baselland. Diese drei Einheiten betreuen fast die gesamte Palette der Sozialversicherungen. Die SVA BL übernimmt zudem Kontrollfunktionen für den Anschluss der beruflichen Vorsorge und die obligatorische Unfallversicherung. Als kantonales Kompetenzzentrum für Fragen rund um die Sozialversicherungen beschäftigt die SVA BL rund 250 Personen.

«Die kompetente Beratung gab mir von Anfang an ein gutes Gefühl und die Gewissheit, auch für künftige Projekte den richtigen Partner gewählt zu haben.»
Daniel Wüthrich, Abteilungsleiter ICT, SVA Basel-Landschaft

Anforderungen

Bis dato bestand bei der SVA BL eine wenig strukturierte Ablage der vorhandenen Verträge. Dadurch fehlte die Gesamtübersicht zu den verschiedenen Themen der unterschiedlichen Abteilungen. Aus dem Risikomanagement heraus wurde abgeschätzt, wie sich das Verhältnis zwischen den Kosten für ein professionelles Vertragsmanagement und einem Versäumnis bei einer Vertragsänderung eines grösseren Vertrages gegenüberstehen. Das finanzielle Einsparpotenzial überzeugte sofort. So wurde das Pflichtenheft erstellt und über eine Internetrecherche fünf Anbieter eingeladen. Das auf die SVA BL abgestimmte Angebot der brainwaregroup überzeugte sofort. Die individuellen Einstellungsmöglichkeiten, die Kundennähe mit lokalem Support und nicht zuletzt ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis gaben den Ausschlag.

Umsetzung

Gemeinsam mit der Geschäftsleitung der SVA Basel-Landschaft hat das Projektteam einen Workflow für die Vertragserfassung und –Verwaltung erarbeitet. Um nur die für die SVA BL wesentlichen Informationen in den Masken abzubilden, wurde eine vereinfachte Datendarstellung gewählt. Innerhalb von vier Tagen wurde Spider Contract installiert und auf die Bedürfnisse der SVA BL angepasst. Dazu gehörten auch diverse Datenimport-Szenarien und eine automatische Überwachung der Vertragszustände. Ein umfassendes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur ein definierter Personenkreis die Verträge einsehen und bearbeiten kann. Die Anbindung des Active Directory ermöglicht einfaches, flexibles Einloggen via Single Sign-on und dem Import von Mitarbeiterdaten. Um eine fristgerechte Korrespondenz hinsichtlich Vertragsverlängerungen und -kündigungen zu führen, wurde auch die Anbindung an das vorhandene E-Mail- Systems realisiert. Dadurch wird der Benutzer aktiv informiert.

Perspektive

In der Zwischenzeit wurden auch die Produkte Spider Asset, Spider Incident und Columbus Inventory eingeführt. Durch die automatische Datenerhebung des Hard- und Softwareinventars und der Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter ergibt sich ein übersichtliches Gerätemanagement. Mit diesen Informationen haben die Supportmitarbeiter im Bedarfsfall genügend Zeit zu reagieren und die entsprechenden Massnahmen einzuleiten. In Erwägung gezogen wird ausserdem der künftige Einsatz des Lizenzmanagementsystems Spider Licence. Ziel soll es hier sein, eine konsolidierte  Einsicht über die Lizenzierungssituation bzgl. Softwareinstallationen im Unternehmen zu bekommen und somit für mögliche Audits gut gerüstet zu sein.

Smarte Lösungen mit klarem Fokus auf IT- und Vertragsmanagement

Die brainwaregroup ist ein international tätiger Hersteller und Anbieter von Softwarelösungen für IT-Service- und Vertragsmanagement.
Seit über 25 Jahren vertrauen Unternehmen aller Grössen auf unsere integrierten Lösungen in den Bereichen Betriebswirtschaft (Asset-, Lizenz- und Vertragsmanagement) und Technik (OS-/Softwareverteilung, Patch- und Mobile Device Management).

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