In den Medien hört man in Verbindung von Digitalisierung häufig Geschichten über selbstfahrende Autos, sprechende Roboter und künstliche Intelligenz. Wie sehen aber die Bedürfnisse in der Welt der KMU aus? Hier lesen Sie ein Fallbeispiel, wie Digitalisierung in der Realität aussehen kann – keine heroische Geschichte – dafür konkret und nützlich.
Unser Kunde ist eine zwölf Mitarbeiter grosse Handelsfirma in der Agglomeration von Zürich. Die Firma handelt mit technischen Geräten, welche sowohl als Standardprodukte, als auch als konfigurierbare Einzelanfertigungen angeboten werden. Die gehandelten Geräte müssen dimensioniert, ausgelegt und auf die Kundenanforderung hin konfiguriert werden, was einiges an technischem Fachwissen bedingt. Zusätzlich sind für diese Aufgaben auch Tools notwendig, welche von den verschiedenen Geräte-Produzenten zur Verfügung gestellt werden.
Problemstellung
Für die Handelsfirma ist eine rasche Erstellung von Angeboten essentiell. Dazu legen die Mitarbeitenden die Geräte in den Tools der Hersteller aus. So weit so gut, aber wie schafft man es nun, dass das konfigurierte Gerät ins ERP kommt? Genauer als Position auf einen Verkaufsbeleg im ERP? Und das natürlich gerne mit minimalem Aufwand.
Lösungsansätze
Die naheliegende Lösung wäre es, alle möglichen Dimensionierungsvarianten der Geräte im Voraus im ERP anzulegen. Hier geht es aber um Millionen von Möglichkeiten – daher scheidet dieses Vorgehen sofort aus. Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir im topsoft Consulting Team für dieses Problem folgende verschiedene Lösungsansätze eruiert – und verworfen:
- Jedes Gerät als Artikel manuell erfassen – Dies würde sehr viel Aufwand bedeuten.
- Position auf «Dummy-Artikel» erfassen – Dies ist in einem ersten Schritt sehr einfach, bringt aber im späteren Prozess etliche Probleme (Lagerhaltung, Auswertungen, Seriennummer) mit sich.
- Artikel im ERP nachkonfigurieren – damit ist der Artikel perfekt erfasst, bedeutet aber im Arbeitsprozess einen doppelten Konfigurationsaufwand. Ganz zu schweigen vom Nachbau des Konfigurators im ERP.
- Variantenartikel – Dies schien ein gangbarer Weg zu sein, doch es zeigten sich im Prototyp Schwächen in der Handhabung.
Resultat
Als Ideallösung entschied man sich schliesslich dafür, eine optimierte Erfassungsmaske für Verkaufsbelege inklusive Artikelerfassung zu erstellen. Integriert im ERP wäre das mit vernünftigem Aufwand leider nicht machbar gewesen. Eine unabhängige Software steht dabei zwischen den Auslegungstools der Anbieter und dem ERP. Das neue Stück Software musste entwickelt werden mitsamt Schnittstellen ins ERP und teilweise in die Auslegungstools. Damit wurde die Voraussetzung für eine effiziente Arbeitsweise geschaffen, um die schnelle Offerterstellung als Marktvorteil zu gewährleisten.
Dieses Fallbeispiel zeigt, dass Digitalisierung in KMU möglich und nutzbringend ist, und zwar auch in anspruchsvollen Aufgabenstellungen. Der Weg zur Lösung kann allerdings sehr herausfordernd sein.
Empfehlung
Um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen einen Schritt weiter zu bringen, empfiehlt es sich einen Partner zu suchen, der ein tiefes Verständnis verschiedenster Business Software hat. Zwar muss das kein Programmierer sein, aber gerade, wenn es um die Entwicklung von Individualsoftware durch Dritte geht, muss er in der Lage sein mit den Entwicklern auf technischer Ebene zu verhandeln, die Software zu testen und allenfalls sogar die Qualität des Codes zu beurteilen. Weiter braucht es viel Erfahrung in der Prozessgestaltung, damit die gefundenen Digitalisierungsansätze auch dem täglichen Arbeitsablauf Stand halten. Es ist nötig, dass der Partner neben Ihren Produkten auch Ihre Geschäftsstrategie versteht. Es sollte auch möglich sein, diese Aspekte auf Augenhöhe kritisch zu diskutieren, speziell auch in Bezug auf zukünftige Entwicklungen.
Wir unterstützen Sie in Ihren Herausforderungen und finden gangbare Möglichkeiten, um Sie und Ihre Unternehmung konkret zu digitalisieren. Wir begleiten Sie auf diesem Weg gerne auch langfristig.
Digitalisierung – bei Ihnen
Stehen auch Sie vor einem Digitalisierungs-Projekt? Melden Sie sich unverbindlich bei uns: c.schmid@topsoft.ch
Autor: Matthias Baumgartner