Als ganz grobe Faustregel gilt, dass sich die Gesamtkosten für ein ERP-System zu je einem Drittel auf die Lizenzkosten, die Dienstleistungen bis zum Go-Live und den Betrieb in den ersten 3 Jahren aufteilen. Fokussiert man sich in der Beschaffungsphase nur auf die Software als Produkt, so ignoriert man also rund 2/3 der Kosten.

Dies passiert häufig und ist verständlich, weil die meisten Unternehmen bei der Beschaffung von komplexen Dienstleistungen recht unsicher sind. Klar ist, dass die reine Preisentscheidung zu kurz greift. Oft wird versucht, die gesamte Leistung extrem detailliert zu spezifizieren und damit den Anbieter vertraglich festzunageln. Dieses Vorgehen generiert einen immensen Aufwand und bietet letztlich doch kaum Sicherheit in Bezug auf die Qualität der Leistung. Gesucht sind weniger aufwändige Vorgehensweisen welche den Merkmalen des Dienstleistungseinkaufes gerecht werden.

Auf Grund von wissenschaftlichen Untersuchungen einerseits und umfassenden Praxiserfahrungen andererseits schlagen wir ein Verfahren für die Auswahl und Einführung von Business-Software vor, welches auf die Komplexität der Projekte abgestimmt ist. Wichtige Elemente aus diesem Verfahren wurden live beim Software-Contest gezeigt.

Das Verfahren basiert auf beschriebenen Soll-Prozessen, welche mit der gesuchten IT-Unterstützung ergänzt werden und damit wesentliche Teile der Ausschreibung bilden. Das erwähnte dritte Drittel der Kosten wird adressiert, in dem schon in der Evaluationsphase der spätere Betrieb des Systems inklusive der damit zusammenhängenden Dienstleistungen auch vertraglich durchleuchtet wird.

Der vollständige Artikel «Erfolgreiche Projekte beginnen bei der Software-Beschaffung» ist im topsoft Magazin 2/12 erschienen. Das topsoft Magazin können Sie hier kostenlos abonnieren.

 

Dr. Marcel Siegenthaler

Dr. Marcel Siegenthaler ist Partner der schmid + siegenthaler consulting gmbh und unterstützt Unternehmen bei der Evaluation und Einführung von Business Software. Er leitet das Consulting Team von schmid + siegenthaler.