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Mit digitalen Dokumenten einen Schritt voraus

Multilokal, nachhaltig und total im Trend: papierlose Büros werden bei Unternehmen immer beliebter. Intelligente Technologien sind dabei der Schlüssel zum Erfolg. Einer dieser Schlüssel ist das digitale Dokumentenmanagement, das die Verwaltung digitaler Dokumente ermöglicht und unterstützt. Ihr Einsatz lohnt sich nicht nur in ökonomischer und ökologischer Hinsicht, sondern fördert zudem das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.


Suchen Sie noch, oder arbeiten Sie schon? Durch ein zeitgemässes DMS lassen sich Prozesse automatisieren.

 

>> Jana Treptow | AMAGNO GmbH & Co KG

Der technische Wandel und die Digitalisierung haben die Unternehmen rund um den Globus vor eine Mammutaufgabe gestellt. Um dem gestiegenen Wettbewerbsdruck auf Dauer standhalten zu können, müssen Unternehmen, ob groß oder klein, ihre bestehenden Strukturen geschickt anpassen. Dieser Weg klingt zunächst schier unmöglich. Doch das Gegenteil ist der Fall: Technologien wie Big Data, Künstliche Intelligenz und innovative Business Softwares unterstützen Unternehmen dabei, der digitalen Transformation zu trotzen und die Zukunft als Chance für sich zu erkennen. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie wächst so die Möglichkeit, profitabler und konkurrenzfähiger zu werden und dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein. Die standortübergreifende Zusammenarbeit und der rasche Zugriff auf relevante Informationen spielen dabei eine besonders grosse Rolle.

Die immer schneller wachsende Vernetzung erfordert, auf relevante Informationen rasch zugreifen zu können und sie nicht erst in den unzähligen Papierbergen suchen müssen. Digitale Dokumentenmanagement Systeme – wie etwa AMAGNO – kommen da wie gerufen. Durch die vielen Vorteile steigt die Zahl der DMS in Unternehmen stetig.

DMS? Eine Begriffserklärung

Ganz allgemein unterstützten digitale Dokumentenmanagement Systeme den Wandel zu einem papierlosen Büro. Analog abgelegte und verwaltete Dokumente werden nun digital erfasst, bearbeitet, gesucht oder archiviert. Dokumente digital abzulegen bietet eine Vielzahl von Vorteilen. So ermöglicht ein DMS ein effizienteres Arbeiten, spart Ressourcen wie Papier, Toner und Portokosten, schützt die Umwelt und entlastet die Schränke von schwerem Ballast an Unmengen von Papierbergen. Eine Moderne DMS-Lösung speichert und organisiert Dokumente so, dass sie umgehend wiedergefunden und rasch weiterbearbeitet werden können. Ein digitales Dokument ist in diesem Sinne jede schwach strukturierte oder unstrukturierte Information – ob E-Mails, Office-Dateien, digitalisierte Faxe oder elektronische Dokumente. In der Regel haben digitale Dokumente eine Vielzahl an Eigenschaften und Merkmale, anhand dieser das DMS das entsprechende Dokument beispielsweise in eine entsprechende Ablage oder ins Archiv einordnet.

Der Wechsel zum digitalen Arbeitsplatz

Zunächst ist es mit ein wenig Aufwand verbunden, das analoge Büro in einen digitalen Arbeitsplatz zu verwandeln, doch die Mühe zahlt sich schnell aus. Zunächst gilt es alle analogen Dokumente wie Akten, Ordner, Belege und Fotos zu sortieren, einzuscannen und mittels Dokumentenmanagement zu verschlagworten, um eine schnelle Recherche von Dokumenten, klare Strukturen und eine Übersicht zu ermöglichen. Sind alle Geschäftsdokumente gescannt, abgelegt und archiviert, kann die digitale Arbeit beginnen. Durch die intelligente Verschlagwortung der Dokumente, lassen sie sich schneller finden, können übersichtlicher geordnet und flotter verarbeitet werden. Auch müssen Kollegen nicht mehr gefragt werden, ob, was, wann und wie etwas bearbeitet wurde. Transparenz ist einer der großen Pluspunkte jedes DMS. Ganz nebenbei erfüllt das Unternehmen aktuelle Datenschutzbestimmungen und steigert die Glaubhaftigkeit und das Vertrauen des Unternehmens.

Die historische Entwicklung: Von der Archivierung zur intelligenten DMS-Lösung

Bei dem Debut des Dokumentenmanagement Mitte der 1990er Jahre verstand man ursprünglich die Verwaltung digitaler Schriftstücke mit der Möglichkeit einer Verschlagwortung für die bessere Wiederauffindbarkeit von Dateien und Dokumenten. Allerdings war der Aufwand zur herkömmlichen Dokumentenablage auf einem Netzwerk deutlich höher. Kosten für das speziell geschulte Personal, eine notwenige IT-Infrastruktur und der zeitliche Aufwand für die manuelle Verschlagwortung ließen das Dokumentenmanagement in seiner ersten Generation rasch unbeliebt werden. Das heutige digitale Dokumentenmanagement hat aus den Schwächen seiner Vorgänger gelernt und ist mittlerweile weit mehr als eine reine Dokumentenverwaltung und die Verwaltung von digitalen Schriftstücken. Die ausschließliche Verwaltung von digitalen Dokumenten gehört der Vergangenheit an, denn mit den DMS der neuen Generation ist die Verwaltung und Kategorisierung von elektronischen Dokumenten jeglicher Art möglich. Der damals hohe Aufwand ist durch die heutigen teils automatisierten Importmöglichkeiten deutlich gesunken. Dokumentenmanagement im engeren Sinne werden Lösungen bezeichnet, die sich auf eine reine Verwaltungsfunktionalität von großen Dateibeständen fokussieren. Dabei werden Dokumente durch hinzugefügte Metadaten erweitert und so mit einer Verschlagwortung versehen. Hier können dem Dokument beispielsweise Kundennamen, Projektnummern oder auch Rechnungsdaten hinzugefügt werden, sodass diese später leichter auf dem klassischen Netzlaufwerk recherchierbar sind.

Im weitesten Sinn fasst man verschiedene Technologien und deren Zusammenspiel unter den Begriff einer Dokumentenmanagement Software. Darunter fallen zum Beispiel natürlich das Dokumentenmanagement im engeren Sinne, Kollaboration, Erfassen / Scannen von analogen Dokumenten, Workflow Management und die elektronische Archivierung. Die unterschiedlichen Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig und haben gemein, dass sie unterschiedlichste Arten von Dokumenten datenbankgestützt verwalten und unabhängig von hierarchischen Dateimanagern verwaltet werden.

«Digital Workplace» ermöglicht mehr Agilität im Unternehmen

Besonders im Zeitalter der Digitalisierung steigt die Flut an digitalen Dokumenten. Ganz gleich ob privat oder beruflich: die steigende Zahl an Informationen lässt auch die Suche immer mühsamer und zeitintensiver werden. Auch in Unternehmen macht sich dieses Phänomen bemerkbar. Die Folge ist, dass wichtige Informationen übersehen werden, versehentlich im Spam-Ordner landen oder verloren gehen. Um dieser Informations-Fülle Herr zu werden, hilft ein DMS bei der Digitalisierung von analogen Dokumenten, speichert und archiviert sie revisionssicher und das allen rechtlichen Anforderungen entsprechend. Dank der integrierten intelligenten OCR-Texterkennung geschieht das Suchen und Finden von relevanten Inhalten in Sekundenschnelle.

„Digitale Workplaces“ wie die digitalen Arbeitsplätze im Fachjargon liebevoll genannt werden, assistieren den Mitarbeitern, sorgen für eine standortübergreifende Zusammenarbeit und ermöglichen einen raschen Wissensaustausch. Diese Steigerung der Unternehmens-Agilität fördert das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, in dem die gewünschten Informationen und Dateien in Windeseile mit den entsprechenden Personen geteilt werden können. Das sorgt nicht nur für die Steigerung der Arbeitsqualität, schafft einen enormen Zeitgewinn, sondern schont darüber hinaus noch die Umwelt. Das einstige Papier- und Dateichaos gehört der Vergangenheit an.

Offene Schnittstellen erlauben Integration

Die moderne DMS erlaubt weiterhin die digitale Abbildung komplexer Geschäftsprozesse und durch offene Schnittstellen, Dokumentenscanner oder Buchungssysteme wie DATEV, Navision, SAP oder Sage, sie darin zu integrieren. Durch die Versionierung von Dokumenten besteht die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit, wann und wie welches Dokument von wem verändert wurde. So können sich Unternehmen vor bewussten oder unbewussten Änderungen schützen.

Für die Speicherung der Dokumente ist die On Premise-Lösung weit verbreitet. Bei dieser Inhouse-Lösung wird die Software lokal auf unternehmenseigener Hardware, auf eigenen oder externen Rechenzentren installiert und darauf betrieben. Dem Nutzer obliegt dabei die Verantwortung über die Aktualität und Funktionalität der Software. Sensible Unternehmensdaten bleiben bei dieser Alternative in den Händen des Unternehmens und unter dessen vollständiger Kontrolle. Allerdings ist bei dieser Alternative eine eigene IT-Infrastruktur unerlässlich und die entstehenden Kosten für Hardware, Wartungsarbeiten und Datensicherungen müssen bedacht werden.

Auf Grund der Einfachheit gewinnt der Einsatz eines DMS in der Cloud immer mehr an Beliebtheit. Unternehmen beziehen bei dem sogenannten Cloud-Computing externe IT-Infrastrukturen eines Fremdanbieters und nutzen sie für den Softwarebetrieb und die Datenverwaltung. Der Einrichtungs- und Verwaltungsaufwand der Hardware, das Aufspielen von Softwareupdates und andere zeitaufwändige IT-Verwaltungsaufgaben entfallen.

Sieger im Vergleichstest

AMAGNO wurde in einem umfassenden Software-Vergleich des deutschen Portals NETZSIEGER www.netzsieger.de als bestes Dokumentenmanagement-System gekürt: «AMAGNO ist ein umfassendes ECM und für die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen uneingeschränkt zu empfehlen.»

 

AMAGNO an der topsoft19 am Stand 34

Der mehrfach ausgezeichnete Softwarehersteller AMAGNO GmbH & Co. KG mit Sitz in Oldenburg (D) entwickelt und vertreibt die gleichnamige Dokumentenmanagement Software „AMAGNO“. In der Schweiz wird die Lösung von isaac (Schweiz) GmbH angeboten. Michael Tobler, Geschäftsleiter, unterstützt kleinere und mittelgrosse Unternehmen in der Schweiz auf dem spannenden Weg zum papierlosen Büro und zu neuen Potenzialen.

In der Schweiz wird die Lösung von isaac (Schweiz) angeboten. Michael Tobler, Geschäftsleiter, unterstützt kleinere und mittelgrosse Unternehmen in der Schweiz auf dem spannenden Weg zum papierlosen Büro und zu neuen Potenzialen.

Michael Tobler

isaac (Schweiz)
GmbH Platz 3, 6039 Root D4
Tel.: 0041 41 455 26 66
www.amagno.ch

 

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Bild: William Iven, Pixabay