Wie können sich Handelsunternehmen sicher sein, dass die Zahlungseingänge tatsächlich allen ausstehenden Forderungen gegenüber den Kartenverarbeitern entsprechen? Erfahren Sie, wie man den Abgleich von bargeldlosen Zahlungen leichter gestaltet.
Gar keine Ungereimtheiten? Eher die Ausnahme
Wer die Praxis kennt, weiss, dass sich Differenzen leider kaum vermeiden lassen: Denn Fehler bei der Verrechnung sind nicht nur menschlich, sie passieren auch jeden Tag. Hinzu kommen sogenannte Charge-Back Fälle, bei denen der Kunde die jeweilige Zahlung nicht anerkennt. Und darüber hinaus werden immer noch Betrugsfälle im Bereich des bargeldlosen Zahlungsverkehrs bekannt. Fakt ist: All das wird sich nie gänzlich vermeiden lassen. Und dann kann es natürlich noch vorkommen, dass sich der Grund für eine Differenz trotz des enormen Aufwands einfach nicht mehr identifizieren lässt.
Nutzen vs. Aufwand
Doch wie soll man mit dieser Situation optimal umgehen? Eine Möglichkeit wäre, sich damit abzufinden, dass die Rechnung am Ende des Tages eben nur grob aufgeht. Das hiesse also, den Recherche-Aufwand, der durch die Suche nach der Nadel im Heuhaufen entsteht, mit den möglichen Verlusten durch ausstehende Forderungen einfach zu verrechnen. Gerade vor dem Hintergrund immer strengerer Audits ist diese Option jedoch nicht zu empfehlen, von der mangelnden Transparenz für das Unternehmen selbst mal ganz abgesehen.
Also in den sauren Apfel beissen und alles manuell checken? Zum Glück gibt es eine Software-Lösung, die den Abgleich der Datensätze automatisieren und den Aufwand so extrem minimieren kann.
Matchbox: Findet die Fehler
Matchbox hilft dem Buchhalter aktiv, indem die Software zunächst die Datensätze von POS und Kartenverarbeiter importiert und anschliessend vollautomatisch abgleicht. Stimmen die Forderungen der Kasse mit den Zahlungseingängen der Kartenverarbeiter überein, werden die Buchungssätze automatisch erstellt und im jeweiligen ERP-System verbucht. Alle Differenzen werden zuverlässig identifiziert und in einem detaillierten Reporting zusammengefasst.
Der Vorteil? Die Verantwortlichen müssen nicht mehr mühsam alle Datensätze überprüfen, sondern können sich ganz bewusst sofort auf die Differenzen konzentrieren, also die Problemfälle. So spart Matchbox nicht nur wertvolle Zeit und erleichtert die Erstellung von Buchungssätzen, sondern schenkt den Verantwortlichen darüber hinaus wertvolle Transparenz: Potenzielle Fehlerquellen können damit schneller identifiziert und im Folgenden gegebenenfalls beseitigt werden. Dabei ist es egal, ob es um die Verarbeitung von Kleinstbeträgen oder Grossbeträgen geht: Die Software ist auf alle Dimensionen ausgelegt und kann damit jedem Handelsunternehmen den Abgleich bei der Buchhaltung erleichtern.
Das Unternehmen hinter Matchbox
treibauf, das Unternehmen hinter Matchbox, hat sich seit über 20 Jahren darauf spezialisiert, Handelsunternehmen die Abwicklung und Verarbeitung von bargeldlosen Zahlungen zu erleichtern. Die Erfahrung von treibauf beschränkt sich dabei nicht nur auf Europa: Das Unternehmen kennt auch darüber hinaus die länderspezifischen Besonderheiten und Buchhaltungsvorschriften und hat dieses Wissen in seine Produkte integriert. Ein weiterer Vorteil? Die Matchbox Software unterstützt eine grosse Bandbreite an ERP-Software und lässt sich schnell und flexibel in diese Umgebungen integrieren.
Wer also nicht länger händisch nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen suchen will, wenn die Salden der Datensätze nicht übereinstimmen, sollte sich mal mit Matchbox beschäftigen.
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