sva-blDie SVA Basel-Landschaft zentralisierte im Jahr 2013 ihre verteilten Fachabteilungen im neuen Hauptstandort in Binningen. Diese Gelegenheit wurde genutzt, um sämtliche Verträge zu konsolidieren und zentral zu bewirtschaften.

Bis dato bestand eine wenig strukturierte Ablage und eine damit einhergehende fehlende Gesamtübersicht über alle vorhandenen Verträge zu verschiedenen Themen der unterschiedlichen Abteilungen. Mit der Einführung von Spider Contract werden die Verträge jetzt systematisch auf wiederkehrende Lizenzkosten, Garantieklauseln, Vertragsfristen und ähnliche Daten überprüft. Durch die digitale Verwaltung aller Vertragsdetails und die automatische Fristenüberwachung resultiert für die SVA BL mehr betriebswirtschaftliche Sicherheit und Transparenz  sowie ein erhebliches Einsparungspotenzial.

Anforderungen

Aus dem Risikomanagement heraus wurde abgeschätzt, wie sich das Verhältnis zwischen den Kosten für ein professionelles Vertragsmanagement und einem Versäumnis bei einer Vertragsänderung eines grösseren Vertrages gegenüberstehen. Das finanzielle Einsparpotenzial überzeugte sofort. So wurde das Pflichtenheft erstellt und über eine Internetrecherche fünf Anbieter eingeladen. Das auf die SVA BL abgestimmte Angebot der brainwaregroup  überzeugte sofort. Die individuellen Einstellungsmöglichkeiten, die Kundennähe mit lokalem Support und nicht zuletzt ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis gaben den Ausschlag.

Umsetzung

Für eine erfolgreiche Systemeinführung hat das Projektteam gemeinsam mit der Geschäftsleitung der SVA Basel-Landschaft einen Workflow für die Vertragserfassung und -verwaltung erarbeitet. Des Weiteren wurde eine vereinfachte Datendarstellung gewählt, um nur die für die SVA BL wesentlichen Informationen in den Masken abzubilden. Innerhalb von vier Tagen wurde Spider Contract installiert und auf die Bedürfnisse der SVA BL angepasst, beispielsweise vereinfachte Dateneingaben, diverse Datenimport-Szenarien sowie eine automatische Überwachung der Vertragszustände (Alarm- und Reportsystem). Ein umfassendes Berechtigungskonzept verhindert möglichen Missbrauch und sorgt dafür, dass nur ein definierter Personenkreis die Verträge einsehen und bearbeiten kann. Die Anbindung des Active Directory ermöglicht einfaches und flexibles einloggen ins System via Single Sign-on und dem Import von Mitarbeiterdaten. Mit Spider Contract wurde die Verwaltung vorhandener Verträge ermöglicht. Um eine fristgerechte Korrespondenz hinsichtlich Vertragsverlängerungen und -kündigungen zu führen, wurde auch die Anbindung an das vorhandene E-Mail-Systems realisiert. Dadurch wird der Benutzer aktiv informiert, was unnötige Kosten verhindert.

Perspektive

In der Zwischenzeit wurden auch die Produkte Spider Asset, Spider Incident und Columbus Inventory eingeführt. Durch die automatische Datenerhebung des Hard- und Softwareinventars und der Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter ergibt sich ein übersichtliches Gerätemanagement. Mit diesen Informationen haben die  Supportmitarbeiter im Bedarfsfall genügend Zeit zu reagieren und die entsprechenden Massnahmen einzuleiten. In Erwägung gezogen wird ausserdem der künftige Einsatz des Lizenzmanagementsystems Spider Licence. Ziel soll es hier sein, eine konsolidierte Einsicht über die Lizenzierungssituation bzgl. Softwareinstallationen im Unternehmen zu bekommen und somit für mögliche Audits gut gerüstet zu sein.

Weitere Informationen zu diesem Projekt finden Sie unter www.brainwaregroup.com

Einladung zu den CustomerDays 2014

An den diesjährigen CustomerDays vom 27. oder 28. August zeigen wir Ihnen neue Technologien und Dienstleistungen.

  • brainwaregroup goes Cloud
  • Managed Workplace
  • Software Recognition

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