logo_faigle_topsoft_488x151Die KMU haben erkannt, dass es am Markt heutzutage unabdingbar ist, die richtigen Dokumente und Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort für die richtigen Personen zur Verfügung zu haben. Genau dies gewährleistet eine ausgereifte DMS-Lösung; sie steigert die umfassende Auskunftsfähigkeit und erlaubt, jederzeit und sofort Zugriff auf alle Dokumente zu haben.

1 Dokumente managen nach Mass

Mittlerweile gibt es für alle Firmengrössen, Branchen und Anwendungsbereiche ideal abgestimmte Dokumentenmanagementsysteme, um strukturierte und unstrukturierte Daten professionell, zeitsparend und sicher zu verwalten und zu archivieren.

2 Dokumenten-Lebenszyklus ordnen und sichern

Die Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystems sind so vielseitig wie die Ansprüche der Anwender. Mit einem DMS kann der ganze Lebenszyklus von Dokumenten verwaltet werden; dies beinhaltet Scanning, Eingangspostverarbeitung, Datenschutz, Regulatorien (Compliance), ERP-, CRM-, E-Mail- und Webportaleinbindungen sowie diverse weitere Funktionen.

3 Prozesse beschleunigen

Bei allen Unternehmen, die sich für ein DMS interessieren, geht es darum, die Abläufe zu beschleunigen und zu optimieren. Dies hat in jedem Fall entscheidende Vorteilen gegenüber einem physischen Archiv:

  • Zeitersparnis dank Information auf Klick anstatt Verzögerung durch lange Suche im physischen Archiv.
  • Schnelle Suchmöglichkeiten nach Dokumentenarten und Begriffen statt eindimensionaler Suche in Ordnern und Registern.
  • Zentrale und strukturierte Datenablage statt unkoordiniertes Speichern elektronischer Daten.

4 Unstrukturierte Daten indexieren

Durch die Vergabe von Metadaten, auch Verschlagwortung genannt, werden sämtliche Informationen strukturiert abgelegt. Über diese Metadaten werden die Informationen schnell per Mausklick wiedergefunden. So wird eine einheitliche Ablagestruktur erreicht, in der sich jeder Anwender intuitiv zurecht findet; es werden nur Begriffe verwendet, die allgemein bekannt sind.

5 Freigabeprozesse definieren

Freigabeprozesse sind Voraussetzung für eine rechtssichere Datenverwaltung und Archivierung: Standardisierte Freigabeprozesse, wie z.B. die Rechnungsprüfung, lassen sich in den meisten Dokumentenmanagementsystemen durch integrierte Aufgaben, Vorgangs- oder Workflowmanager einfach und mittels graphischem Editor realisieren. Diverse DMS bieten integrierte, leistungsfähige Workflow-Programme, mit denen sich auch hochkomplexe Prozesse abbilden und realisieren lassen.

6 Signaturen nachvollziehen

Für die meisten DMS ist das integrierte eSigning (elektronische Signatur) erhältlich. Die Signatur wird dabei mittels SIM-Karte und PIN-Code rechtssicher. QMS (Qualitäts Management Systeme) nach FDA (Federal Drug Administration) und ISO13485 (Managementsystem für die Herstellung von Medizinprodukten) setzen eine jederzeit nachvollziehbare Signatur für jeden Prüfungsvorgang voraus und gehören zum Standard moderner DMS.

Toni SchundaAUTOR

TONI SCHUNDA
Toni Schunda ist bei Faigle verantwortlich für den Bereich DMS und Presales, sowie für den Auf- und Ausbau des DMS-Business. Er besitzt eine über 12-jährige Erfahrung in der Archiv-, DMS- und ECM-Branche. Er ist Industriemeister und verfügt über diverse DMS-Zertifizierungen.