Mit System die Nadel im Content-Haufen finden - One schweiz auf topsoft

Mit System die Nadel im Content-Haufen finden

Symbolbild für DMSDokumente erfassen, verwalten, speichern, aufbewahren und wieder bereitstellen – moderne Enterprise Content Management Systeme (ECM) machen es möglich. Der Einsatz lohnt sich auch bereits für kleine Unternehmen. Zeitgewinn und Kostenersparnis sind nur einige Vorteile.

Effizienz von Geschäftsprozessen ist ein zentrales Anliegen im Unternehmen. Damit verbunden ist das rasche Auffinden von Dokumenten und Vermeiden von Redundanzen. In der Hektik des betrieblichen Alltags sieht die Realität allerdings anders aus und gleicht dem Bild der berühmten Nadel im Heuhaufen. Hier wird schnell mal ein Hilfsdokument verfasst, dort eine Work-Tabelle erstellt – und das Ganze landet auf einem lokalen Disk, versteckt sich in Mailanhängen oder verschwindet in den Tiefen eines File-Servers. Schon nach kurzer Zeit geht der Überblick über die Flut an Dateien verloren. Wird dann ein ähnliches Dokument wieder benötigt, geht es oft schneller, ein neues zu erstellen anstatt lange (und in der Regel erfolglos) zu suchen. So dreht sich die Content-Spirale munter immer weiter. Die Folgen: hohe Prozesskosten durch Mehraufwand,  Qualitätseinbussen durch fehleranfällige, redundante Informationen sowie ein permanentes Sicherheitsrisiko.

Mit System die Nadel im Content-Haufen finden

Wie viele Dokumente täglich im Unternehmen erstellt oder abgelegt werden, lässt sich nur schätzen. Lieferscheine, Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Bestellungen, Retourenbelege, Produktbeschreibungen, Anleitungen, Bilder… es dürften auch bei kleinen KMU schnell mal einige hundert pro Monat und mehrere tausend im Jahr sein. Wer die Nadel in diesem ständig wachsenden Heuhaufen sucht, muss entweder sehr findig sein oder systematisch vorgehen. Unterstützung bieten Enterprise Content Management Systemen (ECM). Mit ihrer Hilfe lassen sich Dokumente erfassen, verwalten, speichern, aufbewahren und wieder bereitstellen (Wikipedia). Zu den Anwendungsgebieten gehören gemäss AIIM International (Association for Information and Image Management):

  • Dokumentenmanagement (DMS) 
  • Collaboration, Groupware (Systeme für Zusammenarbeit) 
  • Content-Management-Systeme (CMS) 
  • Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme) 
  • Workflow-Systeme (Business Process Management)  

Zeit gewinnen, Kosten sparen – und ruhig schlafen

Die Suche nach der aktuellen Version des richtigen Dokuments kostet viel Zeit und verursacht Kosten. In Zeiten, wo Unternehmenseffizienz mittels prozessbeschleunigenden ERP-Systemen auf Hochgeschwindigkeit getrimmt wird, erweist sich die Dokumentenablage und –suche immer wieder als Bremsklotz. Wer ein neues ERP einführt, ist gut beraten, dies zusammen mit einem ECM-System zu tun. Nur so lassen sich Prozesse hinsichtlich Durchlaufzeit und Kosten optimieren. Brauchen Sie auch von unterwegs Zugriff auf die Dokumente? Muss die Darstellung von Inhalten auf die Anzeige auf Smartphones oder Tablets passen? Dann wird PDF vermutlich nicht das richtige Format sein, sondern eher HTML5. Wenn Sie dann bei all dieser Effizienz noch ruhig schlafen wollen, sollten Sie sich unbedingt Gedanken zu einer revisionssicheren Dokumentenablage machen. Als digitales Archiv bringen die meisten ECM-Systeme (aber nicht alle) die erforderlichen Eigenschaften mit. Die genauen Anforderungen müssen natürlich von Fall zu Fall genau geklärt werden.

Weitere Informationen

Welche ECM-Systeme im Schweizer Markt erhältlich sind und was bei der Implementierung wichtig ist, erfahren Sie in der nächsten Ausgabe des topsoft Fachmagazins für Busiess Software. Erscheint am 28.05.2015 (Kostenlos abonnieren).

Auf der Website der topsoft Fachmesse finden Sie eine DMS-Marktübersicht mit online Evaluation und auf der nächsten topsoft treffen Sie auf alle wichtigen Anbieter im topsoft ECM/DMS-Park.