Buchhaltung digitalisieren? Geschäftsbücherverordnung anpassen!

12.12.2022
7 Min.
Im Jahr 2022 hat die Digitalisierung längst Einzug in unser Leben gehalten. Eine der letzten Bastionen, in der das Analoge dominiert, ist die Buchhaltung – mit vermeidbaren Konsequenzen. Höchste Zeit, dass die Hürden der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) für die digitale Buchführung entfernt werden und KMU das volle digitale Potenzial nutzen können.
 
 

Symbolbild PhotoSG / AdobeStock

 
 
Vieles hat sich im Laufe der letzten zehn Jahre verändert: Wir streamen Netflix auf unsere Handys, tauschen Erinnerungen über Instagram aus, arbeiten in Webmeetings mit unseren Kunden zusammen und bearbeiten Word-Dateien in der Cloud. 
 
Bei all diesen technischen Errungenschaften setzen viele Unternehmen beim Empfang und Versand von Rechnungen noch immer auf Papier. Warum werden Daten zwischen Verkäufer und Käufer nicht direkt und digital zwischen den Buchhaltungsprogrammen ausgetauscht? 
 
 

Klassische Buchführung ist aufwendig 

Umfragen und Studien belegen es: Noch immer erhalten KMU 70 bis 80 Prozent der Belege in Papierform. Viele drucken PDF-Rechnungen aus und lagern meterweise Ordner in ihren Archivräumen. Die Miete des Archivs ist günstig im Vergleich zu den Arbeitskosten, die der Papierkrieg verursacht. 
 
Wie verschwenderisch wir mit der wertvollen Zeit von Mitarbeitenden umgehen und von wie vielen fehleranfälligen Medienbrüchen die Buchführungsarbeit in den meisten KMU gekennzeichnet ist, zeigt folgender Prozess:  
 
  • Der Verkäufer schreibt auf dem Computer eine Rechnung für eine Dienstleistung. 
  • Die Rechnung druckt er aus, verpackt sie in ein Couvert, klebt eine Briefmarke drauf und bringt sie zur Post. 
  • Die Post transportiert die Rechnung in den Briefkasten des Käufers.
  • Der Empfänger leert den Briefkasten, packt die Rechnung aus und bringt diese zur Buchhaltung – sofern sie nicht noch visiert werden muss. 
  • Der Buchhalter tippt die Rechnung ab und verbucht sie.
  • Der Buchhalter tippt IBAN, den Rechnungsempfänger und den Betrag im E-Banking ab.
  • Ist die Zahlung ausgeführt, ordnet der Buchhalter die Zahlung einem Kreditoren zu und tippt den Betrag erneut ab.
 
Dabei könnte es doch viel einfacher sein!
 
 

Welche Potenziale birgt die digitale Buchführung?

Das Potenzial schöpft ein Unternehmen längst nicht aus, indem es Papierrechnungen beim Posteingang einscannt. Um die Buchhaltung zu revolutionieren, muss der Prozess hinsichtlich der technischen Möglichkeiten radikal optimiert werden.
 
Daten könnten digital und medienbruchfrei zwischen Buchhaltungsprogrammen ausgetauscht werden. Die Buchführungsarbeit liesse sich vollständig eliminieren. Einzig ein Freigabeprozess durch den Käufer wäre noch notwendig. Alles andere, von der Verbuchung über die Nachführung des Lagers hin zur Zahlungsabwicklung, könnte vollautomatisch erledigt werden.
 
Schon längst gibt es E-Rechnungsstandards, die sich für eine medienbruchfreie Verarbeitung hervorragend eignen würden. Zum Beispiel das ZUGFeRD-Format, das viele Vorteile bietet: Diese PDF-Rechnung beinhaltet zusätzlich ein maschinenlesbares XML mit den gesamten Rechnungsinformationen. ZUGFeRD eignet sich für jeden Rechnungsempfänger, egal ob er Rechnungen maschinell oder manuell verarbeitet, egal ob er ein Endkunde oder ein Geschäftskunde ist.  
 
Dennoch haben sich die neuen technischen Möglichkeiten bei KMU bisher nicht durchgesetzt. Um einem Standard zum Durchbruch zu verhelfen, braucht es einen Netzwerk-Effekt: Je mehr Unternehmen auf E-Rechnungen setzen, desto grösser der Nutzen für alle, die den Standard verwenden. 
 
Wieso also ist die Buchhaltung noch immer nicht digital, während die meisten anderen Bereiche längst digitalisiert wurden? Es liegt an der Regulierung des Bundes!
 
 

Die Geschäftsbücherverordnung ist digitalisierungsfeindlich

Die Archivierung von Buchungsbelegen wird in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt. Artikel 9 der GeBüV bestimmt, dass die Unterlagen auf Papier, Mikrofichen oder unveränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden müssen. 
 
Auf einer Harddisk, einem USB-Stick oder in der Cloud dürfen Buchungsbelege nur dann archiviert werden, wenn sie z. B. mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen sind, ominöse «weitere Vorschriften» eingehalten werden und der gesamte Vorgang in einem Logfile protokolliert wurde. 
 
Der verbreitetste unveränderbare Datenträger ist die CD-ROM. Wer einen ganz alten PC besitzt, hat vielleicht noch das «Glück», mit einem CD-ROM-Laufwerk arbeiten zu können. Die erwartete Haltbarkeit einer CD-ROM beträgt allerdings nur maximal fünf bis zehn Jahre. Die Archivierung wiederum muss über elf Jahre sichergestellt werden. 
 
 

Am einfachsten ist Papier 

Lösungen für digitale Signaturen sind teuer, kompliziert bei der Einrichtung als auch der Anwendung. Sie erfordern IT-Know-how. Deshalb finden sie kaum Verbreitung in den KMU. Welcher Handwerker will sich schon mit digitalen Signaturen beschäftigen?
 
Deshalb gilt heute: Wer bei Steuerkontrollen auf Nummer sichergehen und mit wenig Zusatzkosten auskommen will, archiviert seine Buchhaltung weiterhin auf Papier. Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen erübrigen sich damit und der Netzwerk-Effekt führt dazu, dass wir alle beim Papier bleiben.
 
Ein Test beim Treuhänder lohnt sich! Mit hoher Wahrscheinlichkeit würden Treuhänder empfehlen, die Papiere aufzubewahren. Elektronische Belege nicht GeBüV-konform auf der Harddisk oder in der Cloud zu speichern, wird als Risiko bewertet. Bei Steuerkontrollen oder Revisionen der Sozialversicherungen hat das nicht konforme Unternehmen das Nachsehen. Möglicherweise werden Abzüge aufgerechnet. Das passiert zwar selten, da die Praxis der Steuerbehörden eher locker ist. Kein Treuhänder wird einem Kunden jedoch mit gutem Gewissen empfehlen, sich nicht an Verordnungen zu halten. 
 
Wer wundert sich unter diesen Umständen, dass viele KMU an ihrer Papierbuchhaltung festhalten? Ein digitaler Standard kann sich so nicht durchsetzen. Als Folge geben KMU weiterhin viel Geld dafür aus, längst erfasste digitale Daten erneut vom Papier abzutippen. Es ist an der Zeit, endlich einen Schritt zu tun und die Buchhaltung in die digitale Welt zu transformieren. Die Hürden für die digitale Buchhaltung der Geschäftsbücherverordnung sind viel zu hoch!
 
Dabei wären die Vorschriften des Obligationenrechts (OR) für ein digitales Archiv völlig ausreichend. Das Obligationenrecht gibt vor, dass der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gemäss OR957ff erbracht werden kann. Der Beweis, dass ein Beleg nicht verändert wurde, kann z. B. anhand einer Bestellung oder eines Vertrags erfolgen. Im Gegensatz zur Geschäftsbücherverordnung fordert das OR keine technischen Verfahren wie digitale Signaturen. 
 
 

Keine höheren Hürden für digitale Buchhaltung 

Die Geschäftsbücherverordnung schiesst komplett übers Ziel hinaus. Sie sollte digitale Belege nicht länger diskriminieren. Wer Belege digital archivieren will, soll nicht mit höheren Hürden als bei einem Papierarchiv konfrontiert werden. Letztlich könnte ein Beleg auf Papier heute genauso einfach gefälscht werden wie ein digitaler Beleg. 
 
Der Weg in eine digital transformierte Buchhaltung funktioniert nur dann, wenn er genau so einfach zu beschreiten ist wie die analoge Buchhaltung. Deshalb müssen die regulatorischen Hürden endlich gesenkt werden: Digitale Belege sollen auch ohne technische Verfahren auf der Harddisk oder in der Cloud rechtskonform gespeichert werden können!
 
 
Thomas Brändle hat im Herbst 2021 zusammen mit 759 Mitunterzeichnern die Petition «KMU modernisieren – Buchhaltung digitalisieren!» an den Bundesrat eingereicht. Einige Nationalräte haben den Inhalt der Petition aufgenommen und in eine Motion gegossen. Entgegen der empfohlenen Ablehnung seitens des Bundesrats nahm der Nationalrat die Motion im März 2022 einstimmig an. Aktuell liegt die Motion zur Behandlung in der Kommission des Ständerats. Würde sie im Ständerat angenommen, muss sie durch den Bundesrat in der Geschäftsbücherverordnung umgesetzt werden. 
 
 

Der Autor

Thomas Brändle ist Geschäftsführer der Infoniqa Schweiz AG und Gründer von Run my Accounts.
 
 

Der Beitrag erschien im Special "Information Governance 2022 zum topsoft Fachmagazin 22-4

 

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