Das 10-Punkte-Manifest für (digitale) Arbeitsplätze mit Zukunft

Die Welt ist ein Dorf. Dank Globalisierung und Digitalisierung ist der Geschäftspartner im fernen Ausland jederzeit ebenso nah wie die Mitarbeiterin im Homeoffice. Traf man sich früher in der Kaffeepause zum «Flurfunk», braucht es heute dedizierte Kommunikationsmittel für die Aufrechterhaltung eines transparenten Informationsflusses. Das Stichwort heisst «Collaboration» (vgl. Bitkom-Leitfaden zu diesem Thema). Um Daten, Termine, Aufgaben, Informationen und Wissen zur Verfügung zu stellen, braucht es geeignete IT-Anwendungen wie zum Beispiel ein ERP-System. Bei Collaboration geht es um mehr als um Kommunikation. Nur, wenn aktuelle und relevante Daten zur Verfügung stehen, ist eine dezentrale Zusammenarbeit möglich.

Nicht erst seit Corona-Zeiten ist dezentrales Arbeiten zu einem wichtigen Thema geworden. Der Wunsch nach mehr Flexibilität zwischen Berufs- und Privatleben hat für viele Menschen, insbesondere jüngere Generationen, einen hohen, gesellschaftlichen Stellenwert. Um die Work-Life-Balance im Gleichgewicht zu halten, braucht es flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängige Arbeitsplätze. Moderne Business Software ermöglicht es KMU schon heute, dezentral zu arbeiten. 

Der Begriff «Smart Working» umfasst dabei noch mehr als «anytime, anywhere». Dabei geht es auch um die Vereinfachung bzw. Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels Workflows, die Integration von Kunden oder Lieferanten in Arbeitsabläufe sowie die Nutzung vorhandener Daten für Auswertungen und Prognosen. In der Schweiz gibt es unter Work Smart sogar eine entsprechende Initiative.

Die Gerätedichte in der Schweiz ist hoch. Gemäss Bundesamt für Statistik liegt allein der Anteil der Internetbenutzer bei rund 90 % der Bevölkerung. Computer, Notebook, Tablet, Smartphone – die Bandbreite der eingesetzten Geräte ist vielfältig. Eine Unterscheidung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung ist kaum noch möglich. Entsprechend wichtig ist die Interoperabilität der eingesetzten IT-Anwendungen. Die Leistungsfähigkeit mobiler Geräte ist heute so gross, dass auch komplexe Business-Applikationen damit verwendet werden können. Insbesondere die Verwendung von Cloud-Services ist für eine geräteunabhängige Nutzung von Software hervorragend geeignet. Diese ermöglicht eine zentrale Datenhaltung, meist in einem professionellen Rechenzentrum, und den dezentralen Zugriff auf das entsprechende System. 

Working 9 to 5 – wer kennt nicht den Ohrwurm von Dolly Parton aus den 1980er Jahren? Immer mehr Menschen arbeiten a) nicht mehr im Büro und b) zeitlich flexibel. Das Verständnis von Arbeit und Leistung ist im Zeitalter der Digitalisierung in einem nachhaltigen Veränderungsprozess. Althergebrachte Hierarchien werden nach Sinn und Nutzen hinterfragt, der moderne Arbeitnehmer (?) sieht sich längst nicht mehr als einfacher Befehlsempfänger und Zahnrädchen in der Unternehmensmaschine. Der Wirkungsgrad bzw. die Effizienz eines 8,4-stündigen Arbeitstages im Büro lässt sich – Hand aufs Herz – sehr oft auch in weniger als 4 Stunden erzielen. Voraussetzungen dafür sind professionelle Arbeitswerkzeuge, eine konzentrationsfördernde Umgebung und motivierte Mitarbeitende. Willkommen im Zeitalter von New Work!

Apropos motivierte Mitarbeitende. Was ist heute und in Zukunft entscheidend für die Mitarbeitermotivation? Schauen Sie sich dazu am besten den Filmklassiker «Modern Times» von Charlie Chaplin an. Stereotype, eintönige Arbeiten werden ad absurdum geführt. Der Protagonist fühlt sich erst als Mensch in seinem individuellen Gestaltungsfreiraum. Hier wird er aktiv, kreativ und konstruktiv. «Modern Times» versinnbildlicht unsere heutige Smart-Working-Gesellschaft mehr denn je. Wir alle sind dieser Charlie Chaplin und wollen selbständig und aktiv unserer Träume erfüllen. Noch viel zu wenig KMU nutzen das Potenzial Ihrer fachlich bestens qualifizierten Mitarbeitenden. Sie sind ja «nur» Angestellte… Machen Sie es besser in Sachen Evolution! Ihre Mitunternehmer werden es Ihnen danken.

Die modernen Zeiten, welche die Digitalisierung mit sich bringt, löst traditionelle Arbeitsstrukturen auf. Der klassische Broterwerb kommt durch das Streben der Berufstätigen nach Individualisierung immer stärker unter Druck. Die leider notwendige 50-Prozent-Stelle im Kundendienst eines KMU (sichert das Grundeinkommen) wird durch den lukrativen Nebenjob als Sekretär des Gewerbeverbandes, durch vereinzelte Projektarbeiten für Kollegen und den privat betriebenen Online-Shop ergänzt. Die Priorität der einzelnen Tätigkeiten ist je nach Tageszeit unterschiedlich. Die Notwendigkeit von individuell gestaltbaren Arbeitsformen wird immer dringender. Das erfordert nicht nur organisatorischen Anpassungen, sondern auch ein Umdenken im Unternehmen.

Das Internet hat den Weg geebnet für den grenzenlosen Austausch von Informationen. Initiativen wie Wikipedia tragen Wissen in die entferntesten Winkel der Erde. Der freie Zugang und das Teilen von Informationen ermöglichen die gemeinsame Entwicklung neuer Ideen, Erfindungen und Erkenntnissen. Was für den globalen Makrokosmos gilt, hat auch im Mikrokosmos des Unternehmens seine Berechtigung. Information-Sharing ist Teil der Sharing Economy bildet die Grundlage für fortschrittliche Produkte und Dienstleistungen sowie für effiziente Prozesse. Als Datenspeicher und Wissensplattform ist Business Software, v. a. ein integriertes ERP-System, für Smart Working besonders nützlich. Das Teilen von Informationen ist die Voraussetzung für erfolgreiche Kooperationen, innerbetrieblich genauso wie betriebsübergreifend.

Die Notwendigkeit eines lebenslangen Lernens ist vor allem der Tatsache geschuldet, dass sich das Wissen unserer digitalen Gesellschaft laufend verändert und erweitert. Immer mehr zeigt sich, dass klassische Ausbildungsmodelle mit einheitlichen Lehrgängen und -inhalten den individuellen Ausprägungen der Lernenden zu wenig gerecht werden. Wer auf qualifizierte Mitarbeitende setzt, muss ausreichend Zeit und Möglichkeiten für die laufende Weiterbildung einräumen. Dabei spielt die Anpassung an die individuellen Fähigkeiten eine zentrale Rolle. Das adaptive Lernen passt sich den Gegebenheiten an, um die Evolution der Mitarbeitenden zu unterstützen. Anreize, Zugang, Interaktion, Flexibilität, Technologie, Multimedia, Freiraum und Erfolgskontrolle sind feste Bestandteile digitaler Arbeitsplätze.

Die Dynamik der Digitalisierung führt dazu, dass sich ökonomische Rahmenbedingungen rasant verändern. Die Auswirkungen auf Wirtschaft, Gesellschaft, Technologie, Konsumverhalten usw. sind enorm. New Work, Streaming, Home-Delivery, Tesla und Co. lassen grüssen. Arbeitsplätze werden aus Mitteleuropa nach Osteuropa verschoben, dann nach China und zurück über Indien nach Irland. Wer wo und was morgen arbeitet, steht in den (digitalen) Sternen. Projektbasierte Arbeitsmodelle nehmen den Platz von langfristig regulierten, über Jahre eingespielten Arbeitsplätzen ein. Das gilt für KMU genauso wie für Grossunternehmen.

Die Volatilität der Arbeitsplätze bewirkt, dass sich immer weniger Arbeitskräfte mit einem Unternehmen verbunden fühlen. Die klassische Karriereleiter im KMU, welche eine langfristige Betriebszugehörigkeit voraussetzt, hat ausgedient. Stattdessen sehen immer mehr Arbeitnehmende die derzeitige Stelle als Sprungbrett für neue Tätigkeiten, welche sie in ihrer persönlichen Entwicklung weiterbringen. Unternehmen sollten sich darauf einstellen und den Wechsel nicht abstrafen, sondern als Chance sehen, jederzeit Zugang zu neuen Sichtweisen auf ihre Organisation zu erhalten.

Michael Kunz leitet das Marketing und verantwortet das Business Development bei redPoint AG. Dabei setzt er stets den Menschen in den Vordergrund und nutzt dazu moderne Marketing- und Sales-Technologie, verbindet diese mit Intelligenz und Daten und reichert alles mit Kreativität und spannendem Storytelling an.