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Digital Workplace: Wozu braucht es das?

Wenn Sie beim Lesen von «Digital Workplace» erst mal auf dem Handy den Begriff markiert und gleich gegoogelt haben, dann sind Sie schon ziemlich digital unterwegs. Falls Sie diese Zeilen gemütlich beim Kaffee auf dem Balkon oder am See lesen: Sind Sie dann weniger digital? Und vor allem: Sind Sie dann im Rückstand?

Beim Lesen der Definition auf Wikipedia ist man nachher oft nicht schlauer als vorher, wie bei vielen der neuen digitalen Schlagwörter. Die Erklärung spricht von „Social Software“ oder „Portal“, garniert mit dreistelligen Abkürzungen die Systeme darstellen, die man mindestens vom Hörensagen kennt. CRM, ERP und ETC., es gibt sogar ein Lied davon zu singen. Schon hat man weitere Begriffe die nachgeschlagen werden wollen.

Und ist das nicht sowieso alles Fake News? Oder zumindest alles Werbung für alten Wein in neuen Schläuchen?

Sehen wir es mal von der anderen Seite: Vor kurzem erzählte mir ein Kollege, dass er sich noch nie gegoogelt hätte. Es war ihm anzumerken, dass er das gut findet. Nun, er wird sicherlich nicht vom Digitalgott mit Cyberpech überschüttet werden. Es muss auch niemand befürchten, wegen Nichtdigitalität gekündigt zu werden. Auch wenn das Wort digital allgegenwärtig ist. Es gibt keine Regel, die heisst „Digital ist gleich gut“.

Auch wenn manche das glauben und dadurch dazu neigen, eine digitale Fassade aufzubauen. Die ist dann tatsächlich ein Fake.

Die digitale Fassade

Man will sich einen modernen Anstrich geben und macht Projekte aber nach alter Manier. Man benennt sie mit einem kleinen „e“ davor, wie e-Akte oder wenigstens mit diesen Nümmerchen wie Projekt4.0 weil die Software-Typen das auch so machen und es deshalb irgendwie modern ist.

Wenn man dann noch ein Smart Phone hat und viele Apps installiert, die nette Dinge erledigen und oft praktisch sind, dann gehört man dazu. Da wird sogar von Digital Leadership gesprochen weil man stolz ist, selbst eine Webseite gebastelt zu haben.

Was ist digital?

Digital ist heute eigentlich alles. Das meine ich jetzt nicht ironisch. Das Fernsehen ist es, das Telefon (auch das mit dem Kabel dran), die Urlaubsfotos, die entfernte Kommunikation, die Uhr und auch der Betrug mit schmutzigen Autoabgasen.

Man geht in einen Co-working Space und gründet ein Start-Up. Der Schreibtisch ist garniert mit Smartphone und Tabletcomputer, die Bluetooth Boxen klimpern gestreamte Musik und die Pizza wird bestellt über Alexa per Sprachbefehl. Wenn es dann noch eine Nerdbrille über dem Vollbart und ein Karohemd hat, dann ist das digitale Paradies perfekt.

Warum schreibt eine Digitaltante so spöttisch über diese Entwicklung?

Von einer bestimmen Warte aus gesehen ist der Hype um die Digitalisierung tatsächlich nichts Neues. Die Wörter des allmählichen digitalen Wandels sind schon so abgegriffen, dass sie verstaubt und uncool klingen. Doch dann bröckelt die digitale Fassade wegen zu hohen Aufwands, Inhalte sind nicht aktuell, die Anzeige zu langsam und unpraktisch und wird nicht mehr genutzt.

Wer spricht heute noch von Intranet? Ist das nicht diese langsame Webseite in der Firma, die sich zwangsweise öffnet beim Starten des Browsers wo der Fahrplan und die Speisekarte zu finden sind? Die Dokumente dort sind nicht aktuell, der Fahrplan öffnet zu langsam und die Speisekarte ist eine Tabelle, von der Kantine vorher im Word zusammengeklopft und dann als PDF-Datei manuell hochgeladen. Wenn man Glück hat, kommen die Menüs der umliegenden Restaurants per E-Mail ins Haus geflattert. Jemand nimmt sie an, speichert die Attachments in ein Laufwerk und lädt sie ins Intranet hoch. PDF-Dateien werden dann wieder heruntergeladen und vielfach auf den Laufwerken abgelegt. Zur Sicherheit, wenn man sie sucht.

Das ist ein Anfang, sozusagen EDV zu Fuss. Wenn man sich nun vorstellt, dass die Information nicht erst manuell von einer App (E-Mail) in die andere App (Intranet Speiseplan) geschaufelt werden muss, dann ist man auf dem Weg zum Digital Workplace. Vor allem, wenn es über den gesamten Bestand der Firma eine Volltextsuche gibt, damit man intern googeln kann und auch was findet.

Wenn zum Beispiel ein Kunde bei seiner Versicherung anruft, ist es für alle von Vorteil, wenn er nicht erst seine Policen-Nummer hervorkramen und buchstabieren muss.

Besserer Service

Ist er nicht auch angetan, wenn der Servicemitarbeiter schon beim Abheben des Telefonhörers weiss, wen er dran hat und sich zeitgleich der Vertrag am Bildschirm öffnet? Wenn der Kunde nicht erst lang und breit erklären muss wie die Zusammenhänge sind, sondern sofort sein Anliegen durchbringen kann? Das ist Digital Workplace, auch dann, wenn der Kunde gerne eine Papierversion seiner Police per Snailmail geschickt bekommen möchte.

Technisch sind diese Verknüpfungen längst vorhanden. Die digitale Telefonanlage öffnet beim Anruf sofort das Kundendossier, da hat der Anrufer sich noch gar nicht fertig geräuspert.

Das Kreuz mit der Ferien-Abwesenheit

Sie wollen Ihre Ferien beantragen? Da gibt es auf dem Abteilungslaufwerk eine Word-Vorlage die man benutzen muss. Diese wird ausgedruckt, ausgefüllt und dem Abteilungsleiter vorgelegt. Dieser unterschreibt hoffentlich bald und man scannt das ganze Dokument dann im Scanner wieder ein und bekommt automatisch das PDF als E-Mail zugeschickt, wo man es wiederum im Archiv ablegt.

Danach muss man die Zeiten noch im Outlook in den Kalender eintragen, die Abwesenheitsmeldung im richtigen Moment aktivieren, dann die Zeiten in verschiedenen Gruppen- und Projekt-Excel-Sheets eingeben, wo eines davon garantiert geöffnet ist und der Kollege der es offen hat, nicht am Platz ist. Dann schreibt man ihm eine E-Mail dass er doch bitte das Excel-Sheet schliessen soll, damit man sich eintragen kann, weil man sonst einen Rüffel bekommt, wenn man seine Ferienabwesenheit nicht ausreichend in die diversen Kalender eingetragen hat. Zum Schluss bekommt der Partner seine Ferien doch nicht genehmigt und man macht das ganze überall wieder rückgängig. Wenn man Glück hat, kann man mit dem Handy noch eine E-Mail schicken, um am abgesagten Projekt-Meeting doch teilzunehmen, wenngleich das Excel auf dem Projektlaufwerk noch nicht aktualisiert wurde. Das ist EDV zu Fuss.


Der Digital Workplace von United Planet. Foto: United Planet

 

Im Digital Workplace füllt man einen digitalen Urlaubsantrag aus. Der liegt dem richtigen Vorgesetzten zur richtigen Zeit zur Bewilligung vor, wo er nur noch auf den Button zum Genehmigen klicken muss. Fertig! Im Kalender ist die Abwesenheit automatisch angezeigt und niemand muss ein Excel pflegen und Wordvorlagen auf Laufwerken verwalten. Die relevante Information ist zum richtigen Zeitpunkt dort wo sie gebraucht wird. Dazu braucht es noch nicht mal eine Nerd-Brille.

Und wenn Sie die Informationen am See oder auf dem Balkon abrufen (oder im Gebäude der Zweigstelle oder in der Bahn oder im Lager etc.) spielt das keine Rolle.

Zum Stress mit der Erreichbarkeit per E-Mail



In den Anfangszeiten der digitalen Revolution hat die gute Erreichbarkeit eher Stress erzeugt. Der Boss ruft Sie an und will noch was, Sie haben aber keinen Zugriff auf die Dateien, weil Sie schon Richtung Berge unterwegs sind. Ein potenzieller Kunde hat eine wichtige Frage per E-Mail aber er soll nicht mitbekommen, dass Sie wegen Kopfschmerzen zuhause sind. Hier haben Sie aber das Dossier nicht verfügbar.

Stress durch ständige Erreichbarkeit entsteht dann, wenn man erreichbar ist, ohne was erreichen zu können

Stress entsteht dann, wenn man erreichbar ist, aber selbst nichts erreichen kann. Wenn Sie während der Fahrt zur Arbeit schon einen ganzen Strauss an Anliegen erledigen konnten, bevor Sie überhaupt angekommen sind, dann können Sie sich in Ruhe eine gute Tasse Kaffee mit den Kollegen gönnen.

Wenn Sie eine Weile nicht da waren, brauchen Sie bestimmte Informationen nicht mehr. Nach den Ferien die E-Mails abzuarbeiten kann einen ganzen Tag dauern. Erst wenn Sie sie gelesen haben, merken Sie ob sie noch relevant ist. Hier ist die Timeline besser als jede E-Mail. Was Sie nicht mehr wissen müssen, bekommen Sie gar nicht mehr mit.

 


Die Timeline im Digital Workplace: Informationen mit Verfallsdatum und Relevanz

Was ist eine Timeline?

Haben Sie sich schon mal gewünscht, dass alle E-Mails ohne Nutzen oder Relevanz einfach von selbst verschwinden? Zum Beispiel alte Versionen, wo Sie nur als CC mit drauf sind mit einer Handvoll anderer die mittlerweile eine Reihe von Antworten geschickt haben und Sie sind ständig auf CC mit dabei.

Oder die grossen Verteiler aus der IT-Abteilung. Vorletzte Woche sind die Drucker im dritten Stock ausgefallen. Da waren Sie in den Ferien. Die E-Mail bleibt in der Inbox, obwohl die Drucker schon lange wieder gehen. Ein paar Mails weiter oben dann erneut eine Mail mit dem Gesamtverteiler der Firma, dass alle Drucker wieder gehen.

Viele Mitarbeiter verbringen einen Grossteil ihrer Zeit mit dem Abarbeiten von E-Mails. Schade um die Zeit.

Im Digital Workplace ist die Timeline genau der Strom an Information den Sie brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Das ist so als ob die vielen ungelesenen E-Mails nach Ihren Ferien einfach verschwinden wenn Sie sie nicht brauchen.

Daneben bekommen Sie viel mehr mit. Wenn Sie informiert werden möchten, falls neue Kurse angeboten werden oder falls es endlich den Kollegen in der Marketing Abteilung gibt. Falls gewünscht mit Erinnerungsfunktion für Events oder direkte Einträge in den Kalender.

Aus allen Apps können Benachrichtigungen (Posts) in die Timeline gespült werden, wenn Sie Ihnen wichtig sind. Sie können kommentiert und „geliked“ werden, so werden Anerkennung und Meinungen ausgetauscht. Diese Diskussion kann man anklicken wenn es interessiert und hat es nicht zwangsweise in der Mailbox.

Die Freiheit zu arbeiten, wo und wann Sie wollen

Es geht um Zusammenarbeit mit weniger Hürden und flotteren Prozessen. Mit weniger suchen und mehr erreichen. Egal wo man gerade ist. Schlankere Prozesse und mehr Projektarbeit mit immer heterogeneren Gruppen. Interne und externe, Kunden, Lieferanten, Berater und Dienstleister, deren Mitarbeiter bei verschiedenen Unternehmen auf der Payroll stehen. Der Digital Workplace ist die persönliche Plattform, die Informations- und Ergebnisdrehscheibe. Im Idealfall führt es dazu, dann und dort zu arbeiten, wo es einem gerade am besten passt. The new way to work.

Ob im Zug, im Home-Office oder am See. Alle Informationen befinden sich im Zugriff und sind schnell und einfach zugänglich. Mitarbeiter sind selbstbestimmter, freier und damit effizient und gleich noch zufrieden.

Junge Leute wollen so arbeiten

Die neue Arten der Interaktion zwischen Kunden, Mitarbeitern, Partnern und Öffentlichkeit führen zu neuen Formen der Zusammenarbeit. Die Auffassung von Arbeit mit starren Vorstellungen von festen Orten und Zeiten wird sich auflösen.

Unternehmen müssen dem Rechnung tragen und eine Arbeitsumgebung schaffen, in der sich die Mitarbeiter flexibel entfalten können. Das bedeutet, dass ein Unternehmen die Gestaltung für den Digital Workplace aktiv in die Hand nehmen muss. Eine Aussage auf dem Software­kon­gress Portal Visions 2016 verdeutlicht das:

„Wer den Mitarbeitern keine passende Plattform anbietet, der hat WhatsApp und Dropbox im Haus“

Die digitale Vernetzung zwischen den Kollegen wird gewünscht. Ob sie vom Unternehmen bereitgestellt wird oder nicht. Es ist also sinnvoller auf eine digitale Plattform zu setzen, die die gewünschte Funktion bietet. Die Nutzung digitaler Medien  ist ohnehin nicht mehr wegzudenken.

Die digitale Ungeduld

Die junge Generation ist technisch versiert. Das Streben nach Anerkennung gehört dazu, die Jagd nach „Likes“ ist normal. Dadurch agieren junge Leute ohnehin als Kämpfer für digitale Medien auch in der Firma, und sie definieren sich über die Projekte die sie machen. Deshalb erwarten sie auch, dass sie die Tools zur Verfügung haben, die sie brauchen, um sich so zu präsentieren  und vernetzen, wie sie es gewohnt sind.

Sie sind sich mobile Devices und intuitive Oberflächen gewohnt. Daher haben sie auch eine grosse „digitale Ungeduld“, sollte ihre Arbeitsumgebung den Ansprüchen nicht genügen. Wenn Firmen die jungen, dynamischen und anspruchsvollen Kollegen für sich gewinnen wollen, muss sich der Arbeitsplatz an diese Gewohnheiten anpassen.

Zusammenarbeit statt Zuarbeit

Heute arbeiten wir anders als noch vor 20 Jahren. Es ist viel mehr Zusammenarbeit und Interaktion gefragt. Sowohl innerhalb als auch ausserhalb der Organisa­tion. Es gibt immer mehr Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und mehr externe Partner.

Der Digital Workplace ermöglicht es den Nutzern, sich untereinander auszutauschen und Inhalte zu ge­stalten. Die Menschen arbeiten flexibeler zusammen in Teams, Projekten oder Gruppen an verschiedenen Orten im virtuellen Raum. Dort teilen sie Do­kumente, tauschen Wissen aus und erarbeiten Lösungen ohne warten zu müssen. Auch mit der Möglichkeit, Lieferanten und Partner einzubinden oder Wissen von Kollegen aus ganz anderen Abteilungen einzuholen oder wenn Kreativität und innovatives Denken gefragt sind.

Was ist denn nun der Digital Workplace?

Wir können den Digital Workplace als Umgebung definieren, in der die Mitarbeiter genau die Informationen und Prozesse vorfinden, die sie für erfolgreiche zufriedenstellende Arbeit brauchen. Sie können ihr Wissen schnell und einfach teilen, erhalten Hilfe und Auskünfte von Kollegen und finden sich zurecht egal an welchem Ort und mit welchem Gerät sie arbeiten. Der Digital Workplace fördert das Engagement und die Anerkennung, indem die richtigen Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit bereitgestellt werden.

Der Digital Workplace vereint alle im Unternehmen genutzen Systeme auf einer Plattform. Jeder Mitarbeiter er­hält ein persönliches „Dashboard“, das ihm genau die benötigten Funktionen und Informationen bietet. Nicht weniger, aber auch nicht mehr.

Dabei ist der Digital Workplace mit der tieferliegen­den IT Infrastruktur verknüpft. Deren Komplexität wird geschickt vor den Anwendern verborgen, die sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Kontrolle statt Suche

Keine Zeit mehr verlieren mit der Suche, wenn andere schon fündig geworden sind. Der Digital Workplace hilft, Suchen zu minimieren und den Mitarbeitern die Kontrolle über relevante Informationen zu geben. Der Informationsfluss, der täglich auf die Mitarbeiter trifft, ist personalisiert. So halten Sie sich nicht unnötig mit Ablenkungen auf und erhalten genau die Informationen, die für Ihre Projekte relevant sind.

Die soziale Komponente des Digital Workplace ermöglicht Anerkennung und Kommunikation auf Augenhöhe - über alle Hierarchien und Standortgrenzen hinweg.

Die Autorin:


Brigitte Ilsanker ist Software Architect und Geschäftsführerin der effimag Information Management AG. Die effimag ist ein Beratungspartner, der für Unternehmen digitale Lösungen findet, welche die Zusammenarbeit vereinfachen und den Dienst am Kunden lohnender macht.

Ihr Knowhow und Consulting will aufzeigen, wie Sie eine akzeptierte digitale Plattform für alle Mitarbeiter aufbauen. Dieses Knowhow bietet die effimag branchenübergreifend für mittelständische Unternehmen, international verteilte Konzerne und Verwaltungen an.