Digitale Buchhaltung: Vision und Realität

04.01.2023
5 Min.
In der Buchhaltung gehört es auch im Jahr 2022 noch zum Standard, Papiere zu sortieren, zwischen Abteilungen hin- und herzuschieben und abzutippen. Dies ist aufwendig, fehleranfällig und beschäftigt zudem hochqualifizierte Mitarbeitende mit zeitraubenden administrativen Aufgaben. Die Digitalisierung kann Abhilfe schaffen – Prozesse lassen sich digital effizienter und kostengünstiger organisieren als auf Papier. 
 
 
 
 
Buchhaltung sollte in Zeiten der Digitalisierung nicht aus der eingeschränkten Perspektive des Papiers gedacht werden. Die Digitalisierung der Buchhaltung ist erst dann am Ziel, wenn Unternehmen elektronische Datensätze im XML oder JSON-Format medienbruchfrei und vollautomatisch austauschen und verbuchen können. Rechnungen, Bestellungen, Daten von Bankkonten oder Crypto-Wallets, Kreditkarten-Abrechnungen und Webshops müssen dazu direkt über Schnittstellen an die Buchhaltungssysteme angebunden werden können. 
 
 

Die Vision: Eine durchgängige digitale Buchhaltung 

Würde der Datenaustausch über solche Formate und Schnittstellen erfolgen, bestünde die Buchhaltungsarbeit lediglich noch in der Akzeptanz und Freigabe von Transaktionen, bei der Erstellung von Abschlüssen und der Auswertung der Daten. Das zeitaufwendige Abtippen von Belegen und erforderliche Abstimmungsarbeiten aufgrund von ungenügender Präzision bei der Verbuchung – und damit der Hauptanteil der heutigen Buchführungsarbeit – würde entfallen. 
 
Bis es so weit ist und die Mehrheit der Unternehmen die Bereitschaft zu einer radikalen Digitalisierung zeigt, müssen wir uns wohl noch eine Weile mit Scannern und händischer Arbeit herumschlagen. Doch sollte man den Kopf nicht in den Sand strecken: Auch heute schon liegen die Vorteile einer digitalen Buchhaltung auf der Hand. 
 
 

So digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung heute  

Solange nicht alle Datenlieferanten in der Lage sind, Sie elektronisch zu bedienen, hilft es, mindestens den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Dies sollte möglichst schon dann erfolgen, wenn das Papier bei Ihnen eintrifft. So haben Sie den Nutzen der Digitalisierung durch die gesamte Prozesskette hindurch. 
 
Die direkte Integration von Systemen wie Webshops, Kassenlösungen, Kreditkarten per API verhindert, dass Sie Daten doppelt erfassen müssen. Sollten keine Schnittstellen vorhanden sein, könnten auch Tools wie Zapier.com einen grossen Nutzen bringen.  
 
Bei vielen Unternehmen stammt ein grosser Anteil der zu buchenden Transaktionen vom Bankkonto. Die Banken liefern XML-Dateien im ISO 20022 Standard, die Sie in der Regel einfach in die Buchhaltung importieren können.  
 
Scans von Rechnungen lassen sich mit einer guten Prozess-Automatisierungssoftware auslesen. Geeignete Systeme sind in der Lage, die Mehrzahl der Daten automatisch mittels Machine Learning zu extrahieren und in die Buchhaltung zu übertragen. 
 
 

Hürde der Digitalisierung: Hohe regulatorische Anforderungen 

Wenn in der Buchhaltung ein Beleg nicht korrekt gebucht oder archiviert ist, dann kann es teuer werden. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) schreibt vor, dass zur Archivierung von Buchungsbelegen auf dem Computer oder in der Cloud “technische Verfahren” angewendet werden müssen, welche die Integrität sicherstellen. Solche technischen Verfahren sind zum Beispiel digitale Signaturen.  
 
Erhaltene PDF-Dateien oder Scans von Papierbelegen können nicht einfach in der Datenablage auf dem Computer, einem Server oder in der Cloud gespeichert werden. Um die Anforderungen zu erfüllen, muss ein KMU ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen, welches die Anforderungen der GeBüV erfüllt.  
 
Zwar ist Abhilfe unterwegs – so hat der Nationalrat im Frühling 2022 einstimmig eine Motion angenommen, welche eine Vereinfachung der elektronischen Ablage fordert. Doch die Motion muss als nächstes die Hürde im Ständerat nehmen und dann auch noch vom Bundesrat umgesetzt werden.  
 
 

Zum Autor

Thomas Brändle ist seit Juni 2022 Geschäftsführer der Infoniqa Schweiz AG. Im Juni 2008 hat Brändle das Unternehmen Run my Accounts gegründet, das im Dezember 2021 von Infoniqa übernommen wurde. Thomas Brändle bleibt als Verwaltungsrat von Run my Accounts weiter aktiv. 
 
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Infoniqa Schweiz AG. Infoniqa vertritt seit 1988 im Schweizer IT-Markt ein ganzheitliches Konzept, das von der Idee über die Entwicklung und Einführung bis hin zur Implementation von umfassenden Hardware- und Software-Lösungen reicht. 
 
 
Symbolbild Beitrag von Andrey Popov/AdobeStock
 
 

Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 22-4

 

Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business kostenlos abonnieren

Abonnieren Sie das topsoft Fachmagazin kostenlos. 4 x im Jahr in Ihrem Briefkasten.