Studierendenverwaltung «goes digital»! Der Schweizer Dokumentenmanagement-Spezialist Kendox AG unterstützt die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) bei der Digitalisierung sämtlicher papierbasierter Prozesse und Dokumente rund um die Hochschulzugehörigkeit ihrer Studierenden.
An der ZHAW mit Standorten in Winterthur, Zürich und Wädenswil lernen über 13.000 Studierende und 7.500 Weiterbildungsteilnehmende an acht Departementen. Durch die Automatisierung der administrativen Prozesse von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation hilft Kendox der Fachhochschule nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die bessere Einhaltung von Richtlinien zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten sicherzustellen.
An der ZHAW mit Standorten in Winterthur, Zürich und Wädenswil lernen über 13.000 Studierende und 7.500 Weiterbildungsteilnehmende an acht Departementen. Durch die Automatisierung der administrativen Prozesse von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation hilft Kendox der Fachhochschule nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die bessere Einhaltung von Richtlinien zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten sicherzustellen.
Vergangenheit: Papierdossier an der ZHAW. Bild: Pixabay
Sechsmonatiges Auswahlverfahren
Um die Digitalisierung voranzutreiben, hatte sich die ZHAW im Frühjahr 2019 entschieden, die bestehenden Prozesse und Ablagen rund um die Studierenden zu digitalisieren und sie innerhalb von „elektronischen Studierendendossiers“ aufzubewahren und zu verwalten. Aufgrund der hohen Zahl an Studierenden und der damit verbundenen Menge an Dokumenten, wurde eine öffentliche Ausschreibung gestartet. Den Zuschlag für das Projekt zur „Einführung einer konfigurierbaren Standardsoftware zur Führung eines elektronischen Studierendendossiers“ hat nach einem 6-monatigen, öffentlichen Verfahren die Kendox AG erhalten. Mithilfe seiner DMS/ECM-Plattform auf der Basis von Kendox «InfoShare» erreichte der Softwareanbieter die höchste Punktzahl aller Anbieter und erfüllte so am besten die Anforderungen des Pflichten- und Kriterienkatalogs der Hochschule bezüglich DMS und Studierendendossier.
Rechtskonforme und rechtssichere Archivierung
Mit der Einführung des elektronischen Studierendendossiers möchte die ZHAW vor allem folgende Zielsetzungen realisieren: eine systematische, rechtskonforme und rechtssichere Archivierung der Dokumente, die Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Ort und Zeit, die Senkung der Archivierungskosten sowie eine Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von Prozessen in der Administration.
In der von Kendox implementierten Applikation werden über sämtliche Prozesse des studentischen Lebenszyklus alle relevanten Dokumente der ZHAW-Studierenden in den Leistungsbereichen Studium und Weiterbildung abgebildet – von der Anmeldung über die Immatrikulation, den Studienverlauf, bis hin zur Exmatrikulation sowie der Archivierung der Dokumente. Eine wichtige Anforderung war deshalb die nahtlose Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die Schuladministrationssoftware «CLX.Evento» sowie in Microsoft Office bzw. Microsoft Outlook.
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«Durch die Automatisierung von Prozessen und die Einführung des elektronischen Studierendendossiers können wir nicht nur Platzprobleme bei der Ablage von Dossiers lösen, sondern erzielen in der Administration auch mehr Effizienz und Kostenvorteile. Kendox hat uns als Anbieter vor allem aufgrund der guten Integrationsmöglichkeiten seiner Lösung überzeugt», erklärt Nina Fischer, die verantwortliche Projektleiterin bei der ZHAW.
InfoShare Server als Basis
Die zentrale Komponente der Lösung bildet der Kendox InfoShare Server. Dort werden alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers rechtskonform abgelegt. Die Integration in die Applikationslandschaft der ZHAW ermöglicht es, die bei der ZHAW im Einsatz befindliche Schuladministrationssoftware «CLX.Evento» anzubinden. Berechtigte Nutzer können via CLX.Evento oder direkt über den DMS/Archiv-Client auf die Dossiers zugreifen. Physische Dokumente werden über spezialisierte Scanning-Stationen mit der Kendox Software «Kendox Scan» digitalisiert und im InfoShare Server abgelegt. Des Weiteren können Endanwender Dokumente direkt aus Office-Anwendungen sowie anderen Applikationen ablegen.
Mit dem «Mobile Web Client» (MWC) von Kendox steht allen Nutzern eine moderne, universelle Mobil- und Web-Anwendung zur Verfügung, die mit Responsive Design (automatischer Anpassung an das jeweilige Geräteformat) und Touch-Bedienung den Anforderungen an die Verfügbarkeit von Dokumenteninformation sowie der Integration mit anderen Web-Anwendungen entspricht. Auf dieser Basis hat die Kendox AG ein standardisiertes Studierendendossier präsentiert, welches unter anderem bereits erfolgreich bei der Hochschule Luzern, der Universität Luzern sowie bei den Hochschulen Nordostschweiz eingesetzt wird.
- Weitere Informationen, Berichte und Kontakte finden Sie im Kendox-Profil.