Über Digitalisierung im ERP könnte man Bücher schreiben. Ganz nach dem Motto «In der Kürze liegt die Würze» sehen Sie in der nachfolgenden Checkliste die wichtigsten digitalen Prozesse, die ein modernes ERP-System erfüllen sollte. Primär geht es dabei immer darum, das Papier komplett zu eliminieren, damit ein medienbruchfreier Datenaustausch stattfindet.
Symbolbild nongasimo / AdobeStock
Die Digitalisierung schreitet weiter zügig voran, das zeigt sich auch im Bereich der E-Rechnung, welche von immer mehr Firmen in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt wird.
So sind im Jahr 2022 zum Beispiel über eine Million mehr E-Rechnungen alleine über das E-Business-Netzwerk AbaNet übermittelt worden als im Vorjahr. Für das Jahr 2022 wurden insgesamt 3,7 Millionen E-Rechnungen erstellt. Dies bedeutet eine Zunahme von über 40 Prozent gegenüber 2021.
Berücksichtigt man auch die übrigen elektronischen Dokumente wie Bestellungen und Lieferscheine, welche über dieses E-Business-Netzwerk übermittelt werden, sind es im Jahr 2022 total 6,5 Millionen E-Dokumente. Auch bei diesen Dokumenten, welche insbesondere im digitalen Handel eingesetzt werden, ist ein klar positiver Trend festzustellen. Innerhalb von drei Jahren kann eine Zunahme von 50 Prozent verzeichnet werden.
Hier nun eine nicht abschliessende Aufzählung der wichtigsten Prozesse in einem ERP, welche digital abgewickelt werden sollten:
Auftragswesen/Handel
- Digitale Handelsprozesse mit elektronischen Bestellungen und Lieferscheine
- Fakturierung mittels E-Rechnung (eBill)
- Automatischer Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Integrierter Web-Shop
- Kommissionierung Lager und Inventur mittels MDE (Scanning)
- Freigabeprozess für Einkaufsbestellungen
- Rahmenverträge
- QS-Prüfprotokolle
Finanzen
- Elektronische Extraktion der Kreditorenbelege mit automatischer Verbuchung in die Finanzbuchhaltung
- Elektronische Beleg- und Zahlungsfreigabe
- Automatisierte Verarbeitung von Kreditoren- und Debitorenzahlungen
- Automatische Verarbeitung und Rückzahlung der Spesen
- Zahlungen mittels Kreditkarten und integrierter Reconciliation
- Digitale MWST-Abrechnung
- Auswertungen in PDF mit Anzeige der Originalbelege
- Integrierter Budgetprozess
Zahlungsverkehr
- Zahlungsmodul ohne Schnittstellen ins ERP und direkten Verbindungen zu gängigsten Schweizer Banken
- Elektronische Zahlungsfreigabe
- Automatische Verbuchung der Bankkonto-Bewegungen in die Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung
- Online-Zugriff auf sämtliche Bankkonten und deren Kontobewegungen
Lohn
- Lohnabrechnungen und Lohnausweis elektronisch versenden
- Interaktive Auswertungen und Dashboards
- Elektronische Lohnmeldungen mit ELM 5.0
- Unfall- und Krankheitsmeldungen elektronisch abwickeln
HR
- Digitale Verarbeitung von Bewerbungsdossiers
- Employee Self-Service im Mitarbeiterportal
- Mitarbeitergespräche digital vorbereiten und führen
- Arbeitszeugnisse elektronisch erstellen und unterzeichnen
- Lohn- und Bonusrunde elektronisch abwickeln
- Digitales Personaldossier
Service
- Web-Ticketing für Störungsmeldungen
Digitale Signaturen
Bezüglich digitaler Signaturen ist im Schweizer KMU-Markt nicht viel los. Praktisch alle KMU versenden Dokumente, welche unterzeichnet werden müssen, per Post oder E-Mail. Wenn diese dann unterschrieben wieder eintreffen, müssen die Dokumente wiederum eingescannt und manuell abgelegt werden. Ein langer und zeitaufwendiger Prozess.
Die wichtigsten Dokumente, welche elektronisch signiert werden sollten, sind:
Auftragswesen
- Offerten und Verträge
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Prüfprotokoll
HR/Lohn
- Arbeitsvertrag
- Kündigungen von Arbeitgeberseite
- Lohnerhöhungsbrief
- Arbeitsrapporte/Monatsrapporte (je nach Branche)
- Arbeitszeugnis/Zwischenzeugnis
- Weiterbildungsvereinbarungen
- Mitarbeiterbeurteilung
- Verwarnungen gegenüber dem Mitarbeiter
- Verzeichnis mit Material; z. B. Empfangsbestätigung Geschäftstelefon
- Vertraulichkeitserklärungen über den Umgang mit Geschäftsdaten
- Erklärung, dass man Datenschutzbestimmungen einhält
Service
- Offerte Wartungsvertrag
- Arbeitsrapport
- Zählerstand
Projektverwaltung
- Abnahmeprotokoll
- Stundenrapport
- Statusbericht
Immobilienverwaltung
- Mietvertrag
- Referenzzinssatzbestätigung
- Übergabeprotokoll
- Abnahmeprotokoll
Fazit
Prüfen Sie, welche Punkte in Ihrem Betrieb noch mit Papier abgewickelt werden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umstellung dieser Punkte auf einen digitalen Prozess. Sie können damit viel Zeit und Kosten sparen.
Der Autor
Martin Riedener ist CSO der Deep Cloud AG. Das Unternehmen ist eine Tochtergesellschaft von Abacus und entwickelt die neusten Technologien für die Abacus Business Software und weitere Softwarefirmen im ERP-Umfeld. www.deepcloud.swiss
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-1
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