Kaum ein Unternehmen legt heute noch Dokumente aus Papier in Ordnern und Archivschachteln ab, das digitale Datenmanagements gehört zum Standard. Doch es gibt verschiedene Systeme, welche dies effizient ermöglichen, insbesondere DMS und ECM.
Während das Kürzel DMS (Dokumentenmanagement-System) den meisten bereits geläufig ist, stösst die Bezeichnung ECM (Enterprise Content Management System) noch oft auf grosse Augen. Aber nicht nur das, viele Leute verwenden DMS und ECM sogar als Synonyme, was so nicht ganz zutrifft. Und dann gibt es doch noch das EIM, was ist denn das schon wieder?
Gerne erklären wir kurz die wichtigsten Unterschiede:
Dokumentenmanagement-System DMS
Mit einem Dokumentenmanagement-System DMS können Dokumente erstellt und bearbeitet sowie intelligent verteilt werden. Strukturierte Unterlagen wie Offerten oder Rechnungen werden archiviert und können auch rasch wieder aufgefunden werden. Oft handelt es sich dabei um eingescannte Papierdokumente, aber auch um elektronisch erstellte Unterlagen. Ein DMS hilft bei der effizienten Verwaltung der Dokumente und sorgt für eine rasche Verfügbarkeit derselben.
Das DMS kann viel, die Leistungen werden auch immer weiter ausgebaut, doch für viele Unternehmen reicht das Speichern und Verwalten von Dokumenten in der heutigen Zeit nicht mehr.
Enterprise Content Management-System ECM
Dann kommt das Enterprise Content Management-System ECM zum Zug. Denn das ECM umfasst alle Technologien zum Erfassen, Verwalten und Speichern von Inhalten, unter anderem eben auch das Dokumentenmanagement. Die Dokumente und der Content werden aufbewahrt und jederzeit bereitgestellt, wenn organisatorische Prozesse nach entsprechender Unterstützung verlangen. Es geht aber nicht nur um reine strukturierte Dokumente wie beim DMS, sondern auch um schwach strukturierte oder gar unstrukturierte Daten, die vom ECM selbständig verwaltet werden. Dazu zählen neben E-Mails auch Gesprächsnotizen oder andere schriftliche Korrespondenz.
Enterprise-Information-Management EIM
Noch etwas weiter geht das Enterprise-Information-Management EIM, sozusagen eine Weiterentwicklung von ECM/DMS. Im Unterschied zum ECM konzentriert sich das EIM nicht auf technische Aspekte, sondern unterstützt auch die Kommunikation, die Kollaboration und die Gestaltung der Prozesse im Unternehmen. Alle Informationen werden unabhängig des Typs verwaltet und den Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Dabei wird immer das Gesamtunternehmen im Auge behalten und alle Vorgaben eingehalten.
Da sich die DMS immer weiterentwickeln, gleichen sie sich in vielen Bereichen immer mehr den ECM-Systemen an, welche wiederum in der Zukunft in ein EIM übergehen könnten. Deshalb lohnt es sich je nach Anspruch des Unternehmens an die neue Lösung, sich bei der Suche nach dem passenden Anbieter an all diesen Begriffen zu orientieren.
Dossier DMS/ECM
Bekanntlich ist jedes Unternehmen verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente aufzubewahren und zu verwalten. Meist wird dafür auf eine geeignete Software-Lösung zurückgegriffen, denn die Zeiten der Ordner und Archivschachteln sind zum Glück fast überall vorbei. Das Dokumentenmanagement System DMS und das übergeordnete Enterprise Content Management ECM sind dabei wichtige Hilfsmittel für ein smartes Management der wichtigen Unterlagen. In diesem Dossier listen wir alle wichtigen Informationen, Fachartikel und auch Anbieter auf, damit Sie einfacher die passende DMS/ECM-Lösung für Ihr Unternehmen finden.
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