Der ERP-Markt ist ein dynamisches, durch verschiedene Faktoren beeinflusstes Spannungsfeld. Aussagen zu aktuellen Trends sind immer mit Vorsicht zu geniessen und haben momentanen Charakter. Trotzdem stelle ich in meiner Tätigkeit als Berater für Business Software gewisse Themen fest, welche derzeit einen hohen Stellenwert geniessen. Einige davon scheinen mir erwähnenswert, auch wenn diese meiner persönlichen Wahrnehmung entsprechen und daher keinerlei statistischen oder wissenschaftlichen Ansprüche stellen.

Cloud Computing

Cloud Computing ist nach wie vor ein populärer Begriff. Viel ERP-Funktionalität für relativ bescheidenes Geld bieten Anbieter mit Public Cloud Lösungen. Gerade für kleinere Anwenderfirmen mit vergleichsweise umfangreichen Anforderungen bieten sich hier Möglichkeiten, die noch vor kurzem undenkbar oder vor allem unbezahlbar waren. Aber auch diese Medaille hat Ihre Kehrseiten. Eine gute Anzahl Anbieter versucht auf der Cloud mitzufliegen, obwohl ihre Angebote nicht bieten, was die Anwender suchen. Für viele KMU ist Cloud nicht allein ein technischer Begriff, sondern sollte auch ein angepasstes Betriebs- und Finanzierungsmodell enthalten. Die Leistung soll vollumfänglich aus einer Hand über den Browser zur Verfügung gestellt werden und dies zu definierten Kosten pro Monat. Zusätzliche Verträge mit Hosting-Partnern, Kauf von Lizenzen und Kündigungsfristen von einem Jahr ergeben darin einfach keinen Sinn. Um den Vorstellungen der Anwender gerecht zu werden, sollten daher wohl einige Anbieter ihr traditionelles Angebot um mehr als nur den Begriff «Cloud» erweitern.

Intercompany

Intercompany ist ein Begriff, der sich zunehmend von den grossen Konzernen in die Welt der KMU verbreitet. Kaum ein grösseres Unternehmen operiert ausschliesslich von einem einzigen Standort aus. Produktions- und Verkaufsstandorte in aller Welt und vielleicht ein EU-Lager sind oft anzutreffen. Diese Aufstellung kann Vorteile bieten, weil man näher am Markt ist und sich mit Lagerbeständen aushelfen kann. Man möchte dadurch die Vorteile der lokalen Präsenz mit dem Vorteil des breiten Firmenhintergrundes kombinieren. Basis dazu bilden die angebotenen Artikel, welche überall gleich sind. Richtig gleich sind diese allerdings erst, wenn deren Daten identisch sind. Die Datenqualität und -pflege gelten im Allgemeinen zu Recht als Dauerbrenner, im Zusammenhang mit mehreren Standorten erhalten sie aber eine noch höhere Bedeutung. Verschiebt man Artikel von einer selbständigen Betriebsstätte in eine andere, so generiert man nicht nur einen Materialfluss sondern auch einen Wertefluss. Für den einzelnen Standort ist das relevant, aus der Sicht des Konzerns dürfen dadurch allerdings keine Umsätze generiert werden. Um eine korrekte finanzielle Konsolidierung auf Konzernebene zu erreichen, müssen die Abgrenzungen bei jeder Intercompany-Transaktion Beachtung finden.

Nicht nur die Anbieter werden international, auch deren Kunden versuchen ihre Firmenstrukturen zu nutzen. Beispielsweise möchten Kunden mit mehreren Standorten und vielleicht zusammen mit ihren Subunternehmern von einem umsatzabhängigen Rabatt profitieren. Dies führt zur Situation, dass man Kunden mit unterschiedlichen Namen und quer über die eigenen Verkaufsgebiete und Standorte hinweg als Einheit behandeln muss. Vielleicht sogar noch im Zusammenhang mit einem Projekt, wie beispielsweise bei Arbeitsgemeinschaften von Grossbauten. Es kann sehr aufwändig werden, wenn Abrechnungen in solchen Konstellationen – beispielsweise für Rückvergütungen – manuell nachzuvollziehen sind. Diese neuen Anforderungen von Kundenseite nicht zu erfüllen, kommt oft gar nicht in Frage, da genau diese komplizierten Kundenstrukturen eine entsprechende Marktmacht repräsentieren.

Die Architektur der Prozesse und der IT, welche diese Prozesse unterstützen soll, entscheidet über den Betriebsaufwand und die Zufriedenheit der Betroffenen. Historisch gewachsene dezentrale IT-Systeme können einen unglaublichen Aufwand generieren, um die skizzierten Anforderungen in mühsamer Handarbeit zu erfüllen. Es genügt nicht, Schnittstellen zwischen einzelnen ERP-Systemen zu bauen; erst der radikale Umbau auf ein zentrales System kann den nötigen unternehmerischen Freiraum schaffen. Die gute Nachricht ist, dass mehr als nur ein System solche Anforderungen erfüllen kann. Die Angst vor einem Systemwechsel ist allerdings gross, oft vor allem wegen fehlenden personellen Ressourcen. Mit dieser stichhaltigen Begründung lassen sich anstehende Projekte lange verschieben. Als Aussenstehender fällt mir dazu die Analogie vom Holzfäller mit dem stumpfen Beil ein: Wann lohnt es sich, das Fällen zu unterbrechen, um die Axt zu schärfen?

Maschinenanbindung

Vermehrt diskutiert wird die Verbindung vom ERP mit Maschinen in der Produktion. Hier eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten, die Ausführung ist allerdings meistens recht teuer. Ein Anwendungsbereich ist die Verwaltung von Maschineneinstellungen im ERP- System. Zusammen mit den Produktionsaufträgen können diese gleich in die Maschine geladen werden. In die andere Richtung, also von der Maschine zum ERP, fliessen Informationen über produzierte Stückzahlen und Qualitätsdaten wie Gewicht oder Abmessungen. Wird die Rückverfolgbarkeit von den produzierten Artikeln zu den Ausgangsmaterialien gefordert, so kann das ERP die Brücke schlagen und Daten an die Maschine liefern, welche diese dem Produkt beispielsweise als Aufdruck mitgibt. Die komplette Belegungsplanung inklusive zugeordnetem Bedienungspersonal ist auch möglich. Zusammen mit der Betriebszeiterfassung und Rückmeldungen des Arbeitsstandes ergibt sich damit im ERP ein detailliertes, umfassendes Bild der momentanen Situation mit differenzierten Auswertungen. Je nach Maschinenpark spielt hier aber das ERP-System bereits in einer Ebene mit, in der dafür spezialisierte IT-Systeme angeboten werden. Die Arbeitsteilung zwischen ERP und Prozessleitsystemen als prozessnahe IT-Schicht ist je nach Konstellation unterschiedlich möglich. Verschiedene Varianten zu untersuchen, kann auf interessante Modelle mit Spar- und Leistungspotential führen.

Die Sache mit den Zusatzprogrammen

Da wäre auch noch die Sache mit der Releasefähigkeit zu erwähnen. Nach wie vor begegne ich leider einigermassen gebeutelten Firmen, welche sich überstürzt in die Arme des erstbesten ERP-Anbieters geworfen hatten. Nicht alle ERP-Systeme eignen sich gleichermassen gut für alle Anwendungsbereiche. Je schlechter die Anforderungen durch das Standard-ERP erfüllt werden, desto mehr muss hinzuprogrammiert werden. In der Regel kosten diese individuell programmierten Zusätze recht viel Geld, da diese Kosten nicht auf mehrere Anwendungsfirmen verteilt werden können. Schlimmer ist allerdings, dass immer wieder Zusätze programmiert werden, die nicht releasefähig sind. Das bedeutet, dass die nächste grössere Aktualisierung des ERP-Systems nicht durchgeführt werden kann, weil sonst die individuell entwickelten Zusätze nicht mehr funktionieren. Man bleibt gezwungenermassen auf dem alten Stand der Software und hat damit wohl die Zusätze gerettet, verpasst aber alle anderen Erneuerungen. Oder man investiert wiederum viel Geld, um auch die Zusätze zu erneuern und mitzuziehen. Es kann vorkommen, dass nicht nur die Anwender durch die fehlende Releasefähigkeit enttäuscht werden, sondern auch die Entwickler selbst überrascht sind, weil die entsprechenden programmtechnischen Randbedingungen vom weit entfernten internationalen Mutterhaus geändert wurden.

Dokumentenverwaltung

In vielen Firmen ist die Dokumentenverwaltung ein schwieriges Thema. Häufig werden auf einem Fileserver Ordnerstrukturen nach Kundennamen angelegt. Je intensiver das ERP genutzt wird, desto schwerfälliger erscheint dieses althergebrachte System. Die Daten sind entweder nicht da, wo man sie bräuchte, oder dann bauen sich redundante Informationen in der File-Ablage und im ERP-System auf. Sollen die Telefonnotizen zum Beispiel ins CRM oder eher als Dokument in die Fileablage? Was tun mit Dokumenten, die vom ERP selbst generiert werden? Soll die Auftragsbestätigung auch ins Datei-Depot? Viele modernere ERP-Systeme weisen eine Dokumentenverwaltung auf, welche aber häufig nicht genutzt wird. Vielleicht wegen einer latenten ERP-Phobie oder weil die Bedienung viel zu umständlich ist? Erfreulicherweise wird das Thema zunehmend diskutiert. Berücksichtigt man neben der effzienten Bedienung auch noch rechtliche Aspekte, dann lohnt sich ein unbefangener Blick auf ein richtig leistungsfähiges DMS.

Dr. Marcel Siegenthaler

Dr. Marcel Siegenthaler ist Partner der schmid + siegenthaler consulting gmbh und unterstützt Unternehmen bei der Evaluation und Einführung von Business Software. Er leitet das Consulting Team von schmid + siegenthaler.