Self-Service BI ist ein bedeutender Trend in der BI-Branche und entwickelt sich zu einer festen Anforderung bei BI-Projekten. Auf der einen Seite wollen die Anwender weitgehend unabhängig von der IT-Abteilung analytisch mit Daten arbeiten, auf der anderen Seite fordert die IT-Abteilung eine einheitliche Infrastruktur. Die grosse Herausforderung: Sämtliche Ansprüche unter einen Hut zu bringen.


Abbildung 1

Das Bedürfnis nach Self-Service BI ist unumstritten: Im dynamischen Marktumfeld müssen Unternehmen heute immer schneller Entscheidungen treffen. Viele dieser Entscheidungen werden noch immer nicht faktenbasiert getroffen, da mit einer traditionellen BI- Umgebung in der geforderten Zeit häufig kein ausreichendes Angebot an Informationen und Analysen zur Verfügung steht. Hier kann Self Service BI Abhilfe schaffen. Eine Studie des «The Data Warehousing Institute (TDWI)» zeigt, dass die Probleme gleichzeitig die Motive für die Einführung von Self Service BI sind (siehe Abbildung 1).

In einem Self-Service BI-Umfeld können die Mitarbeitenden ihre eigenen Dashboards, Analysen und Berichte erstellen und modifizieren. Sie werden mit einfachen und intuitiven Werkzeugen in die Lage versetzt, unabhängiger von der IT-Abteilung analytisch mit Daten zu arbeiten und Auswertungen im Team zu teilen. Damit haben die Anwender aus den Fachbereichen schnelleren Zugang zu relevanten Daten und Informationen. Organisationen können eine analysegetriebene Kultur etablieren und schneller auf Veränderungen reagieren.

Self-Service BI ergänzt klassische Ansätze


 

Self-Service BI stellt keinen Ersatz, sondern eine Ergänzung zu klassischen BI-Ansätzen dar. Komplexe und unternehmenskritische BI-Anwendungen mit operativem Risiko oder externer Sichtbarkeit müssen zwingend in den Händen von IT-Spezialisten sein. Aber die Hoheit über alle anderen BI-Anwendungen soll bei den Anwendern in den Fachbereichen liegen – ohne dabei die Daten und die Strukturen zu gefährden. Genau hier liegt der zentrale Interessenkonflikt von Self-Service BI: Während die Fachabteilungen unkomplizierte und schnelle Anpassungen ihrer Analysen und Berichte wollen, muss die IT-Abteilung nebst den funktionalen Aspekten auch die gesamte IT-Infrastruktur im Auge behalten (siehe Abbildung 2).

Um diesen Interessenskonflikt zu lösen, sind bei der Einführung von Self-Service BI folgende zentrale Aspekte zu beachten: 

Einfache, intuitive Tools nur ein Teil von Self-Service BI

Nur durch die Installation von Software wird BI nicht self-service-fähig. Um BI für die Anwender einfacher, intuitiver und attraktiver zu gestalten, braucht es eine ganzheitliche Infrastruktur, welche den Zugriff auf Daten und die Erstellung von Analysen und Berichten einfach macht und sicherstellt, dass die Ergebnisse verstanden werden. Voraussetzung dazu ist ein Verständnis für die verschiedenen Arten von Daten, welche die Anwender benötigen. Die weitere entscheidende Grundlage ist eine BI-Strategie, welche unter anderem eine ganzheitliche Regelung der Prozesse für die Datenintegration, der Datenqualität und des Stammdatenmanagement sicherstellt.

Überwachung der Self-Service BI-Umgebung durch IT-Abteilung

Eine Self-Service BI-Umgebung erfordert Administration und Verwaltung durch die IT. Sie muss sicherstellen, dass die Verteilung der Daten und die Nutzung der BI-Komponenten laufend überwacht, validiert, geprüft und verbessert wird. Dabei hilft die Etablierung eines Governance-Ausschusses, bestehend aus Vertretern der IT und den Fachabteilungen. Der Ausschuss muss neue BI-Komponenten oder Änderungen an BI-Komponenten prüfen
und entscheiden, ob die Anforderungen erfüllt werden. Governance umfasst weiter die  Regelung von rollenbasierten Zugriffen, Sicherheitsaspekten sowie die Festlegung, welche BI-Objekte für den allgemeinen Gebrauch zur Verfügung gestellt werden sollen.

Ergänzung des Data Warehouse mit anderen Daten

Es gibt Anforderungen, welche mit Daten aus dem Data Warehouse nicht in der geforderten Zeit erfüllt werden können, wenn zum Beispiel operative Daten oder externe Informationen kombiniert werden müssen. Weiter gibt es sensitive Daten, die regelmässig für Analysen verwendet werden, aber aus Sicherheitsaspekten nicht in das Data Warehouse aufgenommen werden sollen. In solchen Fällen bietet die Virtualisierung von Daten einen schnellen und flexiblen Zugriff auf verschiedene Datenquellen. Bei der Datenvirtualisierung kommt der Data Governance eine hohe Bedeutung zu. Ausserdem braucht es einen Überwachungsmechanismus, damit die Leistung der Systeme nicht negativ beeinträchtigt wird.

Ausrichtung auf Informationsbedürfnis der Anwender

Den Anwendern müssen einfache und standardisierte BI-Komponenten (Dashboards, Analysen, Berichte) zur Verfügung stehen, welche über Parameter gesteuert und modifiziert werden können. So können die Anwender mit einfachen und intuitiven Oberflächen in einem vordefinierten Datensatz filtern, navigieren und analysieren und werden nicht überfordert. Interaktive Grafiken, Wizards, Dropdown-Listen usw. helfen, die Anwender durch die Informationsgenerierung zu führen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass Kennzahlen, Einheiten, Hierarchien und Begriffe konsistent und verbindlich definiert sind und die Anwender in der Verwendung von Metadaten und Nomenklaturen geschult sind.

Kollaborationsmöglichkeiten fürdie Anwender bereitstellen

Self-Service BI muss den Mitarbeitenden ermöglichen, Daten auf neue Art und Weise zu betrachten und zu analysieren und Erkenntnisse zu teilen. Ein guter Start ist eine Infrastruktur, welche die IT leicht konfigurieren und die Anwender schnell verstehen können. Dabei werden am besten Produkte und Technologien eingesetzt, welche den Anwendern vertraut sind und mit der traditionellen BI- Umgebung harmonisieren. Die BI-Umgebung muss Kollaborationsfunktionalitäten zur Verfügung stellen, welche den Teams ermöglicht, Dashboards, Analysen und Berichte zu erstellen, zu teilen und zu kommentieren.

Funktionalitäten für Self-Service BI können häufig mit geringem Aufwand zu bestehenden BI-Plattformen hinzugefügt werden. Verschiedene Hersteller bieten Produkte für Einsteiger und für Unternehmen mit begrenztem Budget an. Im Rahmen einer Einführung sollten die Konformität mit der konzeptionellen und technischen Architektur gewährleistet und die Möglichkeiten zur Reduktion der BI-Gesamtkosten geprüft werden.

 

Kaspar Adank
Senior Consultant und Leiter BI Unit bei der Valion AG

Betriebsökonom mit Zusatzausbildungen in Wirtschaftsinformatik und Business Intelligence
Zahlreiche BI-Projekte für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen geführt