Erfolgreiche ERP Einführung - Themen auf topsoft

Erfolgreiche ERP Einführung

Die Auswahl an ERP-Anbietern ist gross. Sie binden sich für die nächsten Jahre an einen Partner. Gerade deshalb sollte dieser Partner Sie, Ihre Branche, Ihre Anforderungen und Prozesse verstehen. Hinzu kommt, dass die Einführung eines ERP Ihren Anforderungen entspricht.  
 
Bild: Ingo Bartussek - stock.adobe.com / LOBOS Informatik AG
 

Bewährte Einführungsmethodik

Die Projektrealisierung wird von einer langjährig erarbeiteten und bestens bewährten Methodik gesteuert, welche dafür sorgt, dass Ihr Projekt innerhalb der gemeinsam definierten Termine und Kosten realisiert wird und dass keine Überraschungen bei der Aufnahme des produktiven Betriebes auftreten.
 
 

Vorprojekt

Grundsätzlich empfehlen wir die Durchführung eines Vorprojekts. Dabei legen wir gemeinsam bestimmte Themen fest, die noch Unsicherheiten bzgl. Umsetzung oder Budget aufweisen.
 
Vorteile eines Vorprojektes
  • Perfekte Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen
  • Genauere Abgrenzung des Leistungsumfangs für das Projekt (Bsp. Schnittstellen, Datenmigration, …)
  • Verfeinerung des benötigten Budgets
  • Gegenseitiges Kennenlernen bzgl. Zusammenarbeit
  • Kennenlernen der Softwarelösung - wir bearbeiten die Themen der Workshops live am System
  • Sie können das Vorprojekt jederzeit abbrechen. Verrechenbar sind «nur» die geleisteten Abrechnungen gem. Detailrapport bis zu diesem Zeitpunkt
  • Sie gehen keinerlei Verpflichtungen bzgl. Lizenzen, Wartungskosten, etc. ein
  • Bei den Arbeiten handelt es sich bereits um effektive Projektarbeit, d.h. sie entfallen später im Hauptprojekt
In einer Abschlusspräsentation werden die Themen nochmals aufgrund von Chancen / Risiken und das geplante Hauptprojekt bezüglich Organisation, Vorgehensweise und Budget vorgestellt.
 
Eine ERP-Einführung ist ein komplexes Projekt. Dabei ist eine bestmögliche Realisierung anzupeilen, hat das Projektresultat doch einen grossen Einfluss auf die operativen Tätigkeiten und die Effizienz. Unsere über Jahre entwickelte Durchführungsmethodik garantiert, zusammen mit der Planung und der strukturierten Vorgehensweise, dass Ihre Projektziele erreicht und Ihre Anforderungen abgebildet werden. Unsere Methodik baut auf 6 Projektphasen auf. 
 
 

Projektphasen

Jede Phase beinhaltet verschiedene zu verrichtende Tätigkeiten. Anhand von Protokollen werden während allen Phasen, die wichtigen Punkte, insbesondere Entscheidungen und Pendenzen festgehalten. Letztere finden Eingang in einer zentralen Pendenzenliste, wo sie konsequent bearbeitet/kontrolliert werden. 
 

Phase 1 - Projektvorbereitung

Nach Durchlauf der Phase 1 liegen folgende Ergebnisse vor:
  • Die Projektorganisation ist definiert
  • Die Key User sind informiert, haben das Projekt akzeptiert
  • Key User stehen zur Verfügung (mindestens teilweise)
  • Die Projektplanung ist detailliert erstellt
  • Projektstandards zur Planung und Steuerung des Projektes sind definiert
  • Das Change-Management wurde aufgesetzt
  • Die Infrastruktur ist zur Nutzung bereit (DB-Server, Netzwerk etc.)
  • Die Applikation ist installiert und bereit für die Nutzung (Test-System)
  • Das Kick-Off Meeting ist erfolgt
 

Phase 2 - Prozessdefinition

Vor der Prozessbesprechung führen wir erste Stammdatenmigrationen durch, damit diese für die Prozesse gleich verwendet und überprüft werden können. Nach Durchlauf der Phase 2 liegen folgende Ergebnisse vor:
  • Vorbereitung von Entscheidungen (z.B. Nummernsystem, Intercompany, Konditionierung, Kontenplan, Zoll, MWST, Mandantenkonzept etc.)
  • Organisatorische Grundeinstellungen im System sind erfolgt
  • Ausbildung/Einführung der Key User ist erfolgt
  • Abteilungsbezogene Prozessdefinitionen liegen vor
  • Stammdaten und Daten-Migrations-Konzept wurde erstellt
  • Berechtigungskonzept wurde erstellt
  • Diverse weitere Punkte wurden besprochen und eventuelle Aktivitäten wurden geplant (z. B. Archivierungskonzept, Performance, Hintergrundverarbeitung)
  • Die notwendigen Vorbereitungen für eventuelle organisatorische Veränderungen sind bekannt. 
 

Phase 3 - Realisierung

Die einzelnen Workshops werden mit den Key-Usern durchgeführt. Zu diesem Zeitpunkt muss bereits ein installiertes eNVenta-System (TEST und PROD) zur Verfügung stehen. So können die Stammdaten und Prozesse gleich live gezeigt und getestet sowie die Parametrierung parallel im PRODUKTIV-System durchgeführt werden. Nach Durchlauf der Phase 3 liegen folgende Ergebnisse vor:
  • Einstellungen im System und Workshops sind durchgeführt
  • Das Schulungskonzept und die Schulungsdokumentation wurden erstellt
  • Indiv. Entwicklungen sind erledigt (Formulare, Reports, Schnittstellen etc.)
  • Die Abnahme-Testfälle sind definiert
  • Die Kommunikation rund um organisatorische Veränderungen ist erfolgt
  • Fortlaufende Ausbildung der Key User
 

Phase 4 - 6 - Test, Produktion, Support

Vor Übergang in den Produktivstart liegen folgende Ergebnisse vor:
  • ALLE Prozesse sind detailliert getestet und abgenommen
  • Die Schulung der Endbenutzer ist erledigt
  • Die Übergangsphase wurde detailliert geplant und entsprechende Aktivitäten sind eingeleitet
  • Die Benutzerdokumentation liegt vor
 
Während des Projektes werden Aufgaben, Aktivitäten und Abhängigkeiten in einem Microsoft Project Plan definiert. So sind Engpässe und Auswirkungen aufgrund von Terminverschiebungen sofort ersichtlich und es können Massnahmen getroffen werden, lange bevor es zu spät ist. 
 
 

Abnahme

Die Abnahmen erfolgt, für gemeinsam definierte Liefereinheiten, in der Regel während der Testphase aufgrund klar festgelegter Testszenarien. Diese werden hauptsächlich für Anpassungen und Erweiterungen an der Standardsoftware definiert und in Abnahmedokumenten (Protokollen) festgehalten.
 
Nach und während den durch den Kunden durchgeführte Funktionstests (Integrationstests) die Key User die Testdokumentation, die als Abnahmedokument für abgelieferte Einheiten dient. Nach einem durchgeführten Funktionstest haben die Prüfer die folgenden Möglichkeiten:
  • Unbedingten Abnahme
  • Abnahme der Lieferung mit der Bedingung zur Durchführung von Anpassungen, die auf dem Abnahmeprotokoll festgehalten sind
  • Nichtabnahme der Lieferung mit Begründung auf dem Abnahmeprotokoll
 
In jedem Fall ist die Unterschrift der Prüfer erforderlich. Das vollständige Abnahmeprotokoll erhalten die beiden Projektleiter des Kunden und der LOBOS Informatik AG zur Dokumentation. Erforderliche Überarbeitungen oder Folgetätigkeiten werden zu gegebenem Zeitpunkt geplant.
 
Bei bereits abgenommen Liefereinheiten sind nachträgliche Änderungen an dieser dem Change-Management unterworfen.
 
 

Kontaktaufnahme

Sind Sie an der Evaluation einer ERP-Lösung? Bestehen Unklarheiten? Lassen Sie uns reden, Sandra Bloder ist für Sie da.
 
 
LOBOS Informatik AG | CH-8600 Dübendorf  | www.lobos.ch
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