Die Nutzung von Cloud-Services gehört heute zum digitalen Alltag. Datenspeicher, Office-Suiten, Kommunikationslösungen und vieles mehr sind in vielen Unternehmen inzwischen fester Bestandteil der IT-Landschaft. Mobilität, Flexibilität, Skalierbarkeit, Kosteneinsparungen und eine deutlich einfachere Infrastruktur machen die Cloud zum Erfolgsmodell der Digitalisierung. Auch die Nutzung komplexer Anwendungen wie ein ERP-System ist kein Problem. Die folgenden Tipps sollen Einstiegshilfe und Motivationsschub zugleich sein. Sie eignen sich sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Cloudanwender.
Cloud-Strategie definieren
Das Trial-and-Error-Prinzip ist zwar auch eine Möglichkeit, sich an die Cloud heranzutasten, jedoch nicht zu empfehlen. Besonders im Business-Umfeld gehen vergebliche Versuche schnell ins Geld und hinterlassen frustrierte Anwender. Eine Strategie hilft nicht nur beim Umstieg in die Cloud, sondern auch bei der langfristigen Weiterentwicklung des Anwendungsbereichs.
Innovation und Kreativität fördern
Die Cloud kombiniert jederzeit und überall verfügbare Daten bzw. Ressourcen mit agilen Strukturen und Einsatzmöglichkeiten. Das Unternehmen, wie wir es von früher kennen, existiert immer weniger. Dazu braucht es vor allem zwei Dinge: Offenheit gegenüber neuen Technologien und kreativer Umgang mit den sich daraus ergebenden Möglichkeiten.
Kulturwandel initialisieren
Der Erfolg digitaler Massnahmen steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Anwender. Transparente Informationen über Zusammenhänge, Ziele und Nutzen fördern das Verständnis. Eine aktive Begleitung dieses Kulturwandels hilft, Ängste vor Veränderungen oder Jobverlust abzubauen und die Unterstützung der Mitarbeitenden zu sichern.
Projekt planen und organisieren
Die erfolgreiche Einführung einer ERP-Software beginnt mit der ausführlichen schriftlichen Definition der wichtigsten Parameter. Wird zu Beginn des Projekts halbherzig und ungenau gearbeitet, rächt sich diese Oberflächlichkeit im Laufe des Prozesses immer wieder an vielen Punkten und gefährdet damit den Erfolg des gesamten Vorhabens massgeblich.
Geschäftsprozesse analysieren
Die Analyse und Dokumentation der Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse bilden den Bauplan für das Cloud-ERP. Dabei spielt nicht nur die Ist-Situation, sondern auch die Definition der Soll-Ziele eine wichtige Rolle. Der Einbezug der Anwender ist selbstverständlich. Wer von einem On-Premise-System in die Cloud aufsteigt, sollte auch die neuen Möglichkeiten berücksichtigen.
Funktionsumfang festlegen
Moderne Gesamtlösungen aus der Cloud stehen klassischen ERP-Systemen in keiner Weise nach. Das Anwendungsspektrum umfasst nicht nur alle erdenklichen Funktionen und Applikationen für das gesamte Unternehmen inklusive Dokumentenmanagement und Webshop, sondern auch Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen wie API, Webservices usw.
Software und Anbieter evaluieren
Formulieren Sie die Anforderungen im Lastenheft klar und messbaren Zielen. Vergleichen Sie die Offerten und Lösungskonzepte, führen Sie Workshops durch und besuchen Sie Referenzkunden. Zum Vertrag gehören nebst Funktionsumfang der Software auch Angaben zu Dienstleistungen, Projektorganisation, Datenmigration, Schulung, Support und ein detaillierter Zeitplan.
Cloud-Abonnements vergleichen
Ein Cloud-ERP bietet einen vollständigen Funktionsumfang gegen eine planbare monatliche Abonnementgebühr. Die Abos sind oft nach Applikationen (z.B. Buchhaltung, CRM, Lagerverwaltung) oder nach Anwendungsbereichen (z.B. Dienstleistungsunternehmen, Handelsbetrieb, Produktion) unterteilt und lassen sich jederzeit erweitern oder innerhalb einer Monatsfrist auch kündigen.
Sicherheit und Verfügbarkeit prüfen
Die tiefe Prozessintegration macht das ERP zum digitalen Rückgrat vieler Betriebe. Verfügbarkeit und Sicherheit haben deshalb höchste Bedeutung. Die Verarbeitung und Speicherung von Unternehmensdaten erfolgt in hochmodernen, leistungsfähigen und zertifizierten Rechenzentren, welche die herkömmlichen Möglichkeiten von KMU bei weitem übertreffen.
Wartung und Updates klären
Der Anbieter des Cloud-ERP ist verantwortlich für die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Verfügbarkeiten und Sicherheitsmerkmale sowie für die Wartung, die Datensicherung und die regelmässigen Updates des ERP-Systems. Diese Leistungen sind in der Abonnementgebühr enthalten.
Support und Schulung abklären
Ob und in welcher Form der Cloud-Anbieter seinen Kunden Supportleistungen anbietet, ist ein wesentliches Kriterium bei der Anbieterauswahl. Obwohl die Cloud grundsätzlich an keine Grenzen gebunden ist, kann die geografische/sprachliche Nähe zum Kundensupport oder sogar eine persönliche Betreuung von Vorteil sein.
Bestehendes System ablösen
Daten und Funktionsumfang eines vorhandenen ERP lassen sich problemlos in die Cloud überführen. Dabei lohnt es sich, bestehende Altlasten vorgängig zu bereinigen, statt lediglich den Ist-Zustand mit der neuen Software abzubilden. Der Cloud-Lösungspartner unterstützt nicht nur beim Einrichten des Systems, sondern hilft auch bei der Datenübernahme und Prozessoptimierung.
Testsystem einrichten
Der Zugang zu einem Cloud-Demosystem ist denkbar einfach. Mit wenigen Klicks steht das ERP zur Verfügung und kann zu Testzwecken genutzt werden. Besonders hilfreich ist es, wenn bereits Demodaten zur Verfügung stehen und das Ausprobieren des vollen Funktionsumfangs durch den Systemanbieter anfangs begleitet wird.
Daten bereinigen und migrieren
Eine wichtige Aufgabe ist die Übernahme der vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten. Eine vorherige Bereinigung alter Datenbestände lohnt sich genauso wie das Abklären des zu migrierenden Datenumfangs. Die zentralen Phasen dabei sind: Export und Bereinigung der alten Daten, Mapping alter und neuer Datenstrukturen sowie der Datenimport ins neue System.
Softwareparameter anpassen
Beim Einrichten des Cloud-ERP ist die Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter eine wertvolle Hilfe. Als Kunde erspart man sich eine mühsame Lernkurve und allfällige Sackgassen. Ein Tipp, um Stress zu vermeiden: Erst wenn alles vorbereitet und ausgiebig getestet wurde, sollte die neue ERP-Anwendung in den Unternehmensalltag integriert werden.
Individualfunktionen testen
Nicht immer lassen sich die Bedürfnisse eines Unternehmens in der Standardversion eines ERP abdecken. Spezielle Funktionen oder Prozesse erfordern individuelle Anpassungen der Software. Ob diese Möglichkeit besteht, ist ein wichtiges Kriterium bei der Lösungsauswahl. Zusätzlich muss geklärt werden, ob und wie die benötigten Programmierkenntnisse zur Verfügung stehen.
Systemanwender schulen
Mit dem neuen Cloud-ERP verändern sich die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen. Mit Kursangeboten, Trainingsunterlagen oder individueller Schulung des Softwareanbieters können die Mitarbeitenden das entsprechende Anwenderwissen aufbauen. Idealerweise sollte der Schulungszeitpunkt so gewählt werden, dass das Wissen später im Echtzeitbetrieb noch abrufbar ist.
Einführungsphase unterstützen
In den ersten Tagen nach der Einführung werden Software und Abläufe oft noch feinjustiert. Das ist normal und kein Grund zur Panik. Erfahrene ERP-Berater und der Systemanbieter verfügen über ausreichend Routine und Know-how, um kühlen Kopf zu bewahren und den Erfolg der Einführung sicherzustellen.
Mobile Nutzung etablieren
Zu den grossen Vorteilen der Cloud gehört unbestritten die mobile Verfügbarkeit des ERP-Systems. Diese ermöglicht ein Echtzeit-Arbeiten ohne Medienbruch, ohne Qualitätseinbussen, ohne Zeitverzögerung. Entscheidend dabei ist, dass sich das Cloud-ERP ohne zusätzlich installierte Software nutzen lässt und für alle mobilen Geräte (Tablets, Notebooks, Smartphones) verfügbar ist.
Systemnutzung weiterentwickeln
Jederzeit und überall auf seine Unternehmensdaten zugreifen zu können, bietet Spielraum für die Weiterentwicklung und Optimierung von Strategien, Prozessen und Strukturen. Das Cloud-ERP stellt die digitalen Grundlagen zur Verfügung und lässt sich an künftige Anforderungen (Wachstum, Niederlassungen, Organisationsformen, Geschäftsbereiche usw.) rasch und einfach anpassen.
Autor
David Lauchenauer gehört zu den Cloud-Pionieren im Schweizer ERP-Markt. Seit 2008 ist er Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG in St. Gallen und seit 2016 auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH mit Sitz in München.
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Bilder: digital designer, Pixabay und myfactory Software Schweiz AG