Mit einer neuen Funktion für die Überarbeitung und Anonymisierung von persönlichen Daten unterstützt das Cloud-ERP myfactory Anwender bei der Umsetzung und Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Dazu entwickelte der Cloud-Spezialist ein Löschkonzept, welches in Form eines Assistenten Kundendaten unwiederbringlich überschreibt und löscht. Vom TÜV wurde myfactory Cloud ERP als EU-DSGVO-konform geprüft. Damit bietet die Software die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einhaltung des Datenschutzes.
Für David Lauchenauer, CEO von myfactory, gehört die Anonymisierung zu den wichtigsten Massnahmen im Datenschutz: «Mit unseren DSGVO Unterstützungsfunktionen wollen wir kleinen und mittelständischen Unternehmen einen zuverlässigen Assistenten an die Hand geben. Er hilft dabei, in wenigen Schritten den Datenbestand rechtskonform zu überarbeiten und damit die Gefahr vor drohenden Strafen zu reduzieren. Unser TÜV-Gutachten ist ein weiterer Beleg dafür, dass wir die DSGVO sehr ernst nehmen und unsere Kunden bei deren Umsetzung tatkräftig und glaubwürdig unterstützen.»
Anonymisierung leicht gemacht: Neue Cloud-ERP-Funktion vereinfacht DSGVO-Umsetzung
Schritt für Schritt: Zuerst müssen sich Unternehmen überlegen, welche Daten anonymisiert und welche von der Löschung ausgenommen werden sollen. Besonders sensible Daten, wie Religionszugehörigkeit, lassen sich einfach auswählen und für die Anonymisierung kennzeichnen. Über die Funktion «Adressen anonymisieren» können dann Datensätze im Stapel gelöscht werden.
Kennzeichnung: Besonders sensible Daten wie die Religionszugehörigkeit lassen sich einfach über die Checkbox „Personenbezogenes Kennzeichen“ ausweisen. (Quelle: myfactory)
Auch eine individuelle Anonymisierung von Adressdatensätzen aber auch von mehreren Ansprechpartnern ist möglich, unter anderem direkt über das «Datenschutz»-Register im Adressstamm.
Aufbewahrung: Mit der Cloud ERP Lösung von myfactory können Unternehmen selbst entscheiden, ob sie Datensätze trotz gültiger Aufbewahrungsfrist anonymisieren möchten. (Quelle: myfactory)
Weiter bietet das ERP-System myfactory Hilfe bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist: Die Lösung erkennt sowohl bei Einkaufs- und Verkaufsbelegen als auch bei Verträgen, ob ein damit verknüpfter Datensatz noch eine gültige Aufbewahrungsfrist hat oder nicht. Zudem lässt sich auch händisch festlegen, ob eine Löschung grundsätzlich verboten oder nur vor deren Löschung gewarnt werden soll. Damit kann der User selbst entscheiden, welche Aufbewahrungsfrist für ihn relevant ist. Mit dem neuen Assistenten adressiert myfactory die gestiegenen Anforderungen an Business-Software.
Weitere Informationen:
- Video zur EU-DSGVO Unterstützung (myfactory Cloud-ERP, Version 6.1)
- Interview zur Datenschutzgrundverordnung mit Dr. Robert Meyer (Co-Geschäftsführer myfactory International GmbH)
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am 28./29. August 2018 in Zürich, Stand Nr. 62
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Über myfactory
myfactory gehört zu den führenden Herstellern von webbasierter Business Software für die Cloud. Mit myfactory Cloud ERP bietet das Unternehmen integrierte und individuell kombinierbare Module. Dazu gehören: ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Relationship Management), Finanzbuchhaltung, Produktion, MIS und eCommerce. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen aus den Branchen Handel, Produktion und Dienstleistung setzen die Lösung ein. myfactory zählt zu den Cloud-ERP-Pionieren und entwickelt seit 2002 kontinuierlich seine Business Software weiter. An den Standorten St. Gallen (Schweiz) und München (Deutschland) betreuen rund 50 Experten zusammen mit über 100 Vertriebspartnern mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum: Mobile Werke AG, Rüegg Udo AG, Beropur, Rotel AG, Zaugg AG. (Auswahl).