Geschäftsprozessmanagement oder digitale Prozessautomatisierung – Ordnung im Begriffsdschungel

Digitale Prozessautomatisierung (DPA), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) lauten einige Schlagwörter im Zusammenhang mit Prozessoptimierung. Doch was ist was?
 
Es ist tatsächlich eine Herausforderung, den Überblick über alle Begriffe zu behalten, die beschreiben, wie Organisationen Technologien einsetzen, um Abläufe und Kommunikation zu verbessern. Unter dem Dach der «Digitalen Transformation» werden dabei die verschiedensten Technologien eingesetzt, um bestehende Prozesse zu verbessern und neue Geschäftsmöglichkeiten und -felder zu erschliessen. Im Mittelpunkt dieses Wandels steht dabei die digitale Prozessautomatisierung (DPA), auch Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) genannt.

Was genau haben aber Geschäftsprozessmanagement (BPM), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und andere Trend-begriffe damit zu tun? Mit diesem Beitrag wollen wir etwas Klarheit in das Thema bringen.
 

1. Geschäftsprozessmanagement (BPM) definiert

Bevor wir digitale Prozessautomatisierung definieren, sollten wir mit seinem Vorläufer, dem Geschäftsprozessmanagement, beginnen. Wie so oft gibt es verschiedene Definitionen für den Begriff, aber die folgenden des Business Process Management Institute und des Analystenhauses Gartner sind nützlich.
  • Das BPM Institute definiert BPM als die Verbesserung und das Managements der End-to-End-Geschäftsprozesse eines Unternehmens, um drei Ziele zu erreichen, die für ein leistungs- und kundenorientiertes Unternehmen entscheidend sind: 1) Klarheit in Bezug auf strategische Ausrichtung, 2) Ausrichtung der Unternehmensressourcen und 3) erhöhte Disziplin im Tagesgeschäft.
  • Gartner hingegen definiert es als «Management von Prozessen (anstelle von Aufgaben) zur Verbesserung der Unternehmens-ergebnisse und der betrieblichen Flexibilität. Prozesse überspannen dabei organisatorische Grenzen und verbinden Menschen, Informationsflüsse, Systeme und andere Betriebsmittel miteinander, um Mehrwert für Kunden und andere Anspruchsgruppen zu schaffen».

2. Geschäftsprozessautomatisierung und Digitale Prozessautomatisierung definiert

BPM hat eine lange Geschichte und ist aus den Management- und Organisationswissenschaften hervorgegangen, die unter anderem von Frederick Winslow Taylor und Peter Drucker populär gemacht wurden. Es erlangte in den frühen 1990er Jahren erstmals Bedeutung. Mit dem Einzug der Digitalisierung in den 2000er Jahren begannen Unternehmen zur Automatisierung von Prozessen neue Technologien einzusetzen, um die betriebliche Effizienz zu steigern, und Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) wurde zu einem eigenständigen Geschäftssegment.
Obwohl sich die Definitionen für BPA unterscheiden, bleibt das gemeinsame Thema die Anwendung von Technologie zur Automatisierung komplexer, wiederkehrender Prozesse. 
  • Gartner definiert Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) «als die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse und -funktionen, die über die herkömmliche Datenverarbeitung und Aufzeichnungsaktivitäten hinausgehen, in der Regel durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien». Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Automatisierung von Geschäftsabläufen und nicht nur auf deren Quantifizierung. BPA unterstützt dabei meist die Wissensarbeiter eines Unternehmens bei der Erfüllung von Anforderungen ihrer zahlreichen Anspruchsgruppen. 
  • Forrester hingegen verwendet seit 2017 den Begriff Digitale Prozessautomatisierung (DPA) als Ersatz für «Geschäftsprozessmanagement». Im Forrester-Bericht von 2017 heisst es dazu: «Wo früher Kosteneinsparungen das Ziel von BPM waren, ist das neue Ziel die digitale Transformation. Da sich Unternehmen zunehmend auf ein kundenorientiertes Betriebsmodell zubewegen, wird die Digitalisierung aller Geschäftsfunktionen zu einer zwingenden Notwendigkeit.»

3. Wie unterscheidet sich BPA/DPA von der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA)?

Die robotergestützte Prozessautomatisierung ist eine von mehreren Technologien, die BPA unterstützen. Dabei werden Software-Roboter, so genannte Bots, eingesetzt, die sich wiederholende Tätigkeiten ausführen können, die normalerweise von Menschen erledigt werden. RPA unterscheidet sich von Werkzeugen zur Ablauf-Automatisierung, bei denen Entwickler die Abfolge der auszuführenden Aktionen festlegen. RPA-Bots «lernen», wie Aufgaben auszuführen sind, indem sie in Echtzeit Bildschirmaktionen aufzeichnen.

Gartner definiert robotergestützte Prozessautomatisierung wie folgt:
  • Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist ein «Produktivitätswerkzeug, das es einem Benutzer ermöglicht, ein oder mehrere Skripte (von einigen Anbietern als «Bots» bezeichnet) zu konfigurieren, um bestimmte Tastenanschläge automatisch auszuführen. Diese Bots können verwendet werden, um ausgewählte Aufgaben (Transaktionsschritte) innerhalb eines allgemeinen Geschäfts- oder IT-Prozesses zu imitieren oder zu emulieren. Dazu können die Manipulation von Daten, die Weitergabe von Daten an und von verschiedenen Anwendungen, das Auslösen von Antwortmeldungen oder die Ausführung von Transaktionen gehören. RPA verwendet eine Kombination aus Benutzeroberflächen-Interaktion und Deskriptor-Technologien. Die Skripte können sich über eine oder mehrere Softwareanwendungen legen.»
RPA-Tools können die Möglichkeiten von BPA/DPA-Werkzeugen erweitern, wenn Aufgaben Teil eines übergeordneten Geschäftsprozesses sind. Alle führenden RPA-Software-Anbieter bieten Schnittstellen zu BPA/DPA-Plattformen an.

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Kontakt: Daniel Lehmann, Geschäftsführer smart outcome GmbH, Effretikon
 
 
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