In der heutigen Arbeitswelt, wo oft fixe Arbeitszeiten und Einsatzorte abgelöst werden von flexiblen Lösungen, kommt der Arbeitszeiterfassung und der Zeitwirtschaft eine stets wachsende Bedeutung zu. Gerne möchten zum Beispiel die Mitarbeitenden mitreden und digital den Überblick behalten. Hier kann digitales Workforce Management helfen und die Effizienz im Personalwesen markant erhöhen.
Symbolbild elvtimemaster via Pixabay
Agile Arbeitsformen, eine alternsgerechte Arbeitsgestaltung und Work-Life-Balance gehören zu den Top-Themen in Unternehmen aller Branchen. Je flexibler die Arbeitszeiten, desto komplexer ist jedoch deren Management. Hinzu kommen die Forderungen der Arbeitnehmenden nach lebensphasenorientierten, individuellen Arbeitszeiten.
Digitales Workforce Management ermöglicht Organisationen eine hochflexible Dienstplanung unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, betrieblichen Vereinbarungen und individuellen Wünschen der Mitarbeitenden. Das erfordert jedoch die Integration aller Prozessbeteiligten, ob Mitarbeitende, Vorgesetzte oder Personalabteilung.
Prozesse digitalisieren, Mitarbeitende motivieren
Digitale HR-Prozesse, Workflows und Self Services bilden dabei eine wesentliche Informations- und Kommunikationsbasis. Eine Urlaubsantrag per App beispielsweise reduziert die Reaktionszeit um ein Vielfaches. Die oder der Vorgesetzte erhält den Antrag sofort per E-Mail und hat gleichzeitig alle Abwesenheiten der Teammitglieder im Blick. Die Genehmigung erfolgt in Minutenschnelle und erscheint dann sofort als Urlaub bzw. Fehlzeit im Dienstplan.
Der Antragsteller hat in seinem Dashboard jederzeit in Echtzeit den Einblick in aktuelle Zeit- und Urlaubssalden sowie bereits geplante oder beantragte Urlaube. Davon profitieren auch die Personalverantwortlichen. Die zentrale Speicherung aller zeitwirtschaftlichen Informationen in der Software ermöglicht dem Management das tägliche Standard-Reporting auf Knopfdruck. So stehen zum Beispiel Tagesdienstplan, Monatsübersichten und Fehltagekalender sofort als pdf-Datei zur Verfügung. So entsteht Transparenz und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
So macht Arbeitszeitflexibilisierung allen Spass!
Über Workforce Management Lösungen können Mitarbeitende nicht nur in die Administration, sondern auch in die Dienstplanung einbezogen werden. Über die Funktion „Arbeitszeitwünsche“ sehen sie, welche Arbeitszeit- oder Schichtangebote an einem bestimmten Tag zur Verfügung stehen, und können sie per Mausklick auswählen. Über die digitale Tauschbörse lassen sich bereits geplante Zeiten oder Schichten auch noch sehr kurzfristig unter Kollegen tauschen. Dabei kann der Mitarbeitende entweder selbst ein Tauschangebot erstellen oder über die Suchfunktion ein passendes suchen. Alle dafür notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen, zum Beispiel für eine bestimmte Maschine in der Produktion oder die Kasse im Handel, stehen über die Tauschbörse auf einen Blick zur Verfügung. Auch können Wünsche und Tauschangebote nur dann eingestellt werden, wenn alle vom Dienstplaner definierten Regeln auch nach dem Tausch erfüllt sind und kein Konflikt mit Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, Qualifikation oder Ruhezeiten entsteht. Die Software bezieht die Wünsche der Fachpersonen bzw. den Schichttausch direkt in die Planung ein.
Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, die sich an den Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeitenden orientiert, bedeutet eine Win-Win-Situation. Können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten zumindest in Teilen mitgestalten, führt das erfahrungsgemäss zu mehr Zufriedenheit, Motivation und Leistungsbereitschaft. Und genau dieses Wissen sollten Unternehmen jetzt nutzen. Intuitive Workforce Management Software, Self Services und Apps, die von der gesamten Belegschaft bedient werden können, sind vorhanden. Jetzt geht es nur noch darum, sie zum Vorteil aller einzusetzen.
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