Mobiles ERP für mobiles Arbeiten in KMU

Die mobile Nutzung von Unternehmenssoftware gewinnt laufend an Bedeutung. Sei es für die dezentrale Leistungserbringung oder um jederzeit den Überblick über aktuelle Unternehmenszahlen zu behalten. Doch «Mobile Working» ist mehr als nur von unterwegs mal über das Smartphone ein paar Kennzahlen zu checken. Die Verbindung mobiler Arbeitsprozesse mit flexiblen Geschäftsmodellen erfordert eine zuverlässige und zentrale Datenbasis und ein ERP-System, welches die mobile Nutzung optimal unterstützt. 
 
Dank digitalem Fortschritt stehen heute alle Komponenten zur Verfügung, welche ein von der Unternehmenszentrale unabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die dezentrale Leistungserbringung wird immer beliebter. Sie steigert nicht nur die Prozesseffizienz, sondern erhöht auch die Kundennähe. Beim modernen Mobile Working steht das nahtlose Zusammenspiel zentraler Daten und dezentraler Ressourcen im Mittelpunkt. Damit entsteht ein logischer Bezug zum ERP-System. Als integrierte Gesamtlösung umfasst es alle Informationen und Funktionen, welche sowohl an stationären Arbeitsplätzen als auch bei der mobilen Nutzung zur Verfügung stehen müssen.
 
 
(Bild: Primus / Opacc)
 

Gestaltung von Mobile Working-Konzepten

Der Erfolg eines Mobile Working-Konzepts beruht primär auf folgenden Kriterien:
  • Kongruenz mit vorhandenen Strategien (z. B. Digitalisierung)
  • Berücksichtigung von Kunden- und Unternehmensnutzen
  • Effiziente, durchgehende Prozesse ohne Medienbrüche (Schnittstellen)
  • Vollständiger Funktionsumfang für alle Tätigkeitsbereiche
  • Sichere, performante Nutzung von System und Daten
  • Optimiertes Software-Design für mobile Anwendungen
  • Unterstützung unterschiedlicher mobiler Geräte
  • Eine Einheit mit der ERP-Anwendung
  • Hohe Akzeptanz bei den Anwendern im Aussendienst
 
Sind diese Voraussetzungen gegeben, lassen sich damit innovative Geschäftsmodelle aufbauen und effiziente Prozesse gestalten, welche sowohl für die Kunden als auch das Unternehmen einen Mehrwert bieten.
 
 

Analyse des Wertschöpfungspotenzials

Jedes KMU verfügt über ein mehr oder weniger ausgeprägtes Potenzial mobiler Anwendungsmöglichkeiten. Wie gross die damit verbundene Wertschöpfung ist, muss von Fall zu Fall geprüft werden. Mobilisierung ist nicht unbedingt gleich Effizienzgewinn. Und mehr Effizienz bedeutet nicht automatisch Wertschöpfung. Unternehmen tun gut daran, das damit verbundene Potenzial hinsichtlich folgender Kriterien zu prüfen:
  • Effizienzsteigerung, ohne negative Auswirkungen auf Kundenbeziehung, Arbeitsprozesse oder Datenintegration
  • Mehrwert im Vergleich zu Investitionen in Technologie, Infrastruktur, Mitarbeiterschulung
  • Berücksichtigung der gesamten Prozesslandschaft (nicht nur wertschöpfende, sondern auch Führungs- und Unterstützungsprozesse)
  • Beschleunigung oder mindestens Unterstützung strategischer Vorgaben und Ziele wie z. B. Unternehmensstrategie, Digitalstrategie, Marketingstrategie
  • Erfüllung höchster Sicherheitsstandards für den Zugriff von aussen
 
Stellt sich heraus, wo und in welchem Umfang entsprechendes Wertschöpfungspotenzial besteht, sind die jeweiligen Anwendungsbereiche hinsichtlich Systemunterstützung zu konkretisieren.
 
 

Konkretisierung möglicher Anwendungsbereiche

Ist das Wertschöpfungspotenzial gegeben, stellt sich für eine reibungslose Gestaltung mobiler Arbeitsprozesse die Kernfrage, wie die entsprechenden Anwendungsbereiche konkret unterstützt werden können. Als Illustrationsbeispiel hier eine kleine Auswahl möglicher (Teil-)Prozesse:
  • Erfassung von Serviceleistungen im technischen Aussendienst (Tätigkeit, Zeitaufwand, Spesen, Material) 
  • Rapportierung von Kundenbesuchen (Situation, Aufgaben, Bestellungen, Reklamationen usw.) im Verkaufsaussendienst
  • Managementinformationen für dezentral agierende Führungskräfte (Kennzahlen, Auswertungen, Termine usw.)
  • Verwaltung und Übermittlung von Kommissionierlisten, Lagerbewegungen, Versandrückmeldungen usw. im Logistikbereich
  • Zugang zu Dokumentationen wie Rechnungen, Pläne, Verträge usw.
 

Der «Mobile Working»-Effekt im Unternehmen

Die Nutzung mobiler Lösungen und Geräte erweitert die Verwendungsmöglichkeiten von Business Software innerhalb und ausserhalb eines Unternehmens. Wer sich einmal von den Vorteilen überzeugen konnte, wird diese nicht mehr missen wollen. Der «Mobile Working»-Effekt findet rasch in unterschiedlichen Geschäftsbereichen begeisterte Anwender. Stolpersteine lassen sich dabei am besten vermeiden, wenn auf die folgenden Punkte geachtet werden:
  • Anwender bei der Evaluation mobiler Lösungen einbeziehen
  • Sorgfältige Schulung für die Nutzung neuer Arbeitsgeräte und Anwendungen
  • Unterstützung bei der organisatorischen Transformation von Arbeitsformen und -prozessen
  • Förderung und Berücksichtigung von Rückmeldungen und Erkenntnissen aus der Praxis
  • Laufende Optimierung und/oder Ausbau von mobilen Anwendungen
 

Mobile Working-Checkliste für KMU

(I) Analyse des Wertschöpfungspotenzials

  • Wo kann die Effizienz ohne negative Auswirkungen auf Kundenbeziehung, Arbeitsprozesse oder Datenaustausch gesteigert werden?
  • Welcher Mehrwert lässt sich im Vergleich zu Investitionen in Technologie, Infrastruktur, Mitarbeiterschulung erreichen?
  • Welche Prozesse kommen infrage (nicht nur wertschöpfende, sondern auch Führungs- und Unterstützungsprozesse)?
  • Wie wirkt sich die «Mobile Working»-Strategie auf andere strategische Vorgaben und Ziele aus, z. B. Unternehmensstrategie, Digitalstrategie, Marketingstrategie?

(II) Identifikation von Anwendungsbereichen

  • Kundenservice: Erfassung von Leistungen, Arbeitszeit, Spesen, Material
  • Verkaufsaussendienst: Rapportierung von Kundenbesuchen (Situation, Aufgaben, Bestellungen, Reklamationen usw.)
  • Management: Kennzahlen, Auswertungen, Termine, Kontakte usw.
  • Logistik: Kommissionierlisten, Lagerbewegungen, Versandrückmeldungen usw.

(III) Umsetzung von «Smart Working»-Projekten

  • Einbezug von Anwendern bei der Evaluation mobiler Lösungen
  • Schulung für die Nutzung neuer Arbeitsgeräte und Anwendungen
  • Anwenderunterstützung bei der organisatorischen Transformation von Arbeitsformen und -prozessen
  • Förderung und Berücksichtigung von Rückmeldungen und Erkenntnissen aus der Praxis
  • Laufende Optimierung und/oder Ausbau von mobilen Anwendungen
 
(Bild: Primus / Opacc)
 

Praxisbeispiel: Mobiles ERP bei Primus AG

Die Firma Primus AG zählt in der Schweiz zu den führenden Anbietern integrierter Brandschutz-Lösungen. Das Unternehmen mit Sitz in Binningen beschäftigt rund 165 Mitarbeitende, davon sind 65 Servicetechniker in der ganzen Schweiz unterwegs. Der Aussendienst arbeitet weitgehend autonom und verwendet mit Opacc ein modernes, mobiles ERP-System. Dieses hat der frühere Versand von Aufträgen und Arbeitsrapports komplett abgelöst. 
 
Ziel der Einführung von «OpaccERP MobileOffice» war es, Inselsysteme und Medienbrüche durch ein mobilfähiges System abzubauen. Gleichzeitig sollten damit Durchlaufzeiten und redundante Tätigkeiten reduziert werden, um das Zusammenspiel von Aussen- und Innendienst zu optimieren. Die Systemunterstützung von Lager, Service und Verkauf stand ganz oben auf der Prioritätenliste. Ein wichtiges Kriterium war die Offline-Verfügbarkeit des ERP-Systems, da Servicearbeiten oft in Garagen, Werkstätten oder Kellern durchgeführt werden, wo weder WLAN noch Mobilfunk vorhanden ist. 
 
Offline müssen nicht nur alle Auftrags-, Kunden- und Produktinformationen zur Verfügung stehen, die Servicetechniker sollen auch jederzeit Daten erfassen können. Der Abgleich von offline erfassten Daten mit dem zentralen Rechner erfolgt automatisch, sobald wieder eine Datenverbindung besteht. Durch die Reduktion redundanter Arbeiten in der Administration und der gleichzeitigen Steigerung der Service-Effizienz hat die Firma Primus ihre Ziele erreicht. 
 
Die Fakturierung von Leistungen ist heute deutlich speditiver und die Transparenz im Innen- und Aussendienst höher. Die Kunden profitieren von kürzeren Reaktionszeiten, welche auf flexiblere Planungsmöglichkeiten der Servicemitarbeitenden zurückzuführen ist. 
 
 
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Opacc Software AG, dem Schweizer Spezialisten für umfassende Business IT in Rothenburg. Der Autor Urs Amrein ist Marketing Manager und Partner bei der Opacc Software AG
 
 
Opacc Software AG | CH-6023 Rothenburg | www.opacc.ch
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