New Work: Zeit ist nicht gleich Zeit

Und da geht es auch schon los: Auf welche Stundenanzahl bezieht sich die Angabe? Auf 24/7 oder nur auf die Zeit, die wir in der Regel wach verbringen? Der grosse Unterschied zum 19. Jahrhundert liegt sicher darin, dass wir heute sehr oft das Privileg haben, selbst zu entscheiden, welchen Anteil an Lebenszeit wir für Arbeit, Familie oder Freizeit verbrauchen möchten.

In Zeiten von New Work und Fachkräftemangel sind Gleitzeit, mobile Arbeitsplätze, Sabbaticals und Teilzeitmodelle zu entscheidenden Kriterien bei der Arbeitgeberwahl geworden. Vor allem junge Kandidaten wie Digital Natives, Generation Y und Z, bringen diesen Anspruch selbstbewusst in ihr Bewerbungsgespräch ein. Doch auch für die Generation 50plus ist Arbeitszeitflexibilisierung das Gebot der Stunde. Viele hochqualifizierte Fachkräfte streben ab einer gewissen Lebensphase eine Teilzeitbeschäftigung oder sogar eine freiberufliche und damit zeitlich flexiblere Tätigkeit an. Agile Arbeitszeiten sind also auch für gut bezahlte, erfahrene Arbeitssuchende ein wichtiges Kriterium. Studien zeigen, dass gerade die „Kopfarbeiter“ mit anspruchsvollen Aufgaben produktiver sind, wenn regelmässige, auch längere Denkpausen möglich sind. Denkarbeit ist eben keine Fliessbandarbeit. Auch die körperliche Arbeit im Shopfloor, in Dienstleistung, Detailhandel oder Handwerk muss durch alternsgerechte Arbeitsplätze bzw. -abläufe so gestaltet sein, dass sie die Gesundheit der Arbeitnehmer nicht in Mitleidenschaft zieht. Dazu kann eine Software für Workforce Management in vielerlei Hinsicht beitragen.

Das Prinzip der mobilen Arbeitsplätze hat sich inzwischen in vielen Branchen etabliert und auch bewährt. Ziel ist es einerseits, den Austausch und die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander zu fördern. Andererseits können sich zumindest die Büroarbeiter kurzfristig zurückziehen – beispielsweise an einen ruhigeren Arbeitsort Die Voraussetzung dafür, dass das funktioniert, ist eine entsprechende digitale Ausrüstung am Arbeitsplatz. Auch die „Stempeluhr“ lässt sich virtuell ganz einfach mitnehmen, wenn das Buchen der Arbeitszeiten und Kostenstellen über eine Software für Arbeitszeitmanagement erfolgt. Ob diese Zeiterfassung über eine Workforce Management App oder so genannte Self Services läuft ist unerheblich. Beide Anwendungen können unabhängig von Zeit und Ort bedient werden, ob am mobilen Arbeitsplatz, im Homeoffice oder im Coworking-Space.

Intuitive Self Services und Apps ermöglichen nicht nur das mobile Stempeln, sie unterstützen darüber hinaus viele andere Workflows rund um die Themen Arbeitszeit und Abwesenheit. Mitarbeitende können jederzeit und von jedem Endgerät aus Anträge stellen, zum Beispiel für Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit. Durch den Fokus auf einzelne Anwendungsfälle, wie etwa einen Urlaubsantrag stellen, sind alle Funktionen sofort erkennbar und mit einem Mausklick erreichbar. Informationen, die zur Erledigung dieses einen Anwendungsfalles nötig sind, stehen den Beschäftigten auf einen Blick zur Verfügung. In einem persönlichen Mitteilungsbereich, der automatisch aktualisiert wird, informiert das System per Push-Nachricht über offene und erledigte Aufgaben. So erhalten Mitarbeitende beispielsweise einen Hinweis, wenn sie Zeitbuchungen vergessen haben und sie nachträglich beantragen müssen. Auch das ist selbstverständlich jederzeit und überall möglich – ob auf Dienstreise, im Hotel oder ganz bequem vom heimischen Sofa aus.

Eine digital gestützte Zeiterfassung und -wirtschaft schafft zwar Unabhängigkeit vom Arbeitsort, aber noch längst nicht die gewünschte Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeit. Dafür ist eine Software für Personaleinsatzplanung erforderlich, die im besten Fall die Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem berücksichtigt. Ein auf definierten Regeln basierender Planvorschlag – der Automatische Dienstplan – bezieht Anwesenheiten, Absenzen, Zeitkonten, individuelle Arbeitszeitmodelle, Pausen und auch Arbeitszeitwünsche automatisch ein. Durch die Koppelung mit der Zeitwirtschaft hat der Planer die Zeitkonten seines Teams immer topaktuell im Blick. Zusatzschichten, Sonntagsarbeit oder Überstunden lassen sich fair verteilen. Mitarbeitende können zur Verfügung stehende Arbeitszeit- oder Schichtangebote im Vorfeld der Planung per Mausklick auswählen. So ist eine optimale Auslastung der Kapazitäten und gleichzeitig ein arbeitnehmerfreundlicher und gesetzeskonformer Personaleinsatz sichergestellt.

Die Rhenus Alpina-Gruppe nutzt die Vorteile von Workforce Management. Das Unternehmen zählt zu den grössten Anbietern von Logistikdienstleistungen in der Schweiz. 1.350 Beschäftigte haben über Self Services Zugriff auf ihre Arbeitszeitdaten – teilweise via Smartphone. Auch die Cargologic, ein 100-prozentiges Tochterunternehmen der Rhenus Alpina, hat sich für die ATOSS Logistics Solution entschieden. Um an den vier Schweizer Standorten und den Flughäfen noch schneller auf Auftragsschwankungen reagieren zu können, setzt das Unternehmen auf eine bedarfs- und kostenoptimierte Einsatzplanung. Die Arbeitszeiten werden digital über Terminals, Smartphones oder an den Arbeitsplätzen erfasst und stehen sofort topaktuell für die Disposition zur Verfügung. Der Automatische Dienstplan berücksichtigt neben Gesetzen auch die hochkomplexen Arbeitszeitregelungen, spezielle Schichtfolgen und erforderliche Qualifikationen und erstellt auf Knopfdruck einen regelbasierten Einsatzplan. Als nächstes steht bei dem Luftfracht-Logistiker die Einführung der Personalbedarfsermittlung und der Jahresplanung auf dem Programm. So soll die operative und strategische Einsatzplanung nachhaltig optimiert werden.

Eine gute Kapazitätsplanung minimiert zwar die Risiken für eine kurzfristige Planänderung, kann sie aber nicht verhindern. Sind Mitarbeitende zum Beispiel durch private Verpflichtungen verhindert, können sie die digitale Schichttauschbörse nutzen. Alle notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Der Clou: Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder die Einhaltung von Ruhezeiten. So bleibt die Arbeitszeitflexibilität trotz individuellem Spielraum im unternehmerischen Rahmen; Vertrauen und Kontrolle sind kein Gegensatz mehr.

Davon profitiert zum Beispiel Medgate mit Europas grösstem telemedizinischen Zentrum. Das Team, bestehend aus 85 Mitarbeitenden am Patientenempfang, 22 telemedizinischen Assistentinnen sowie über 100 Ärztinnen und Ärzten, betreut und behandelt Patienten bei gesundheitlichen Anliegen rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. Per App, Telefon oder Video. Bis zu 5‘700 Patientenkontakte bewältigt das Team an Spitzentagen. Die Mitarbeitenden des Patientenempfangs können über die Tauschbörse in Eigenverantwortung Arbeitszeiten mit Kolleginnen und Kollegen tauschen. Erlaubt ist, was gefällt. Das System prüft automatisch, ob beim Tausch die wenigen definierten Rahmenbedingungen wie Mindestbesetzungen oder maximale Arbeitszeit von fünf Arbeitstagen am Stück eingehalten werden.

Für uns steht fest: Zukunftsfähige Arbeitswelten erfordern nicht nur einen modernen Workplace, sondern auch Mitbestimmung bei den Arbeitszeiten. Ob im Detailhandel, in der Industrie oder Dienstleistung, Fachkräfte aller Generationen können über Self Services, mobile Apps, Wunschdienstpläne oder Tauschbörsen ihre Arbeitszeiten individuell gestalten. Digitales Workforce Management ermöglicht Mitarbeitenden den Einblick in ihre Dienstpläne sowie ihre Zeit- und Urlaubssalden und verschafft auch dem Management volle Transparenz. Mehr Eigenverantwortung rund um die Arbeitszeit erlaubt letztlich auch mehr Freiraum bei der Lebensplanung. Digitalisierung sei Dank erhält der „New Worker“ die Hoheitsrechte über seine Lebens- und Arbeitszeit zurück.

Elke Jäger, Director Marketing & PR, ATOSS Software AG

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