Office 365 und der Weg in die Cloud

Die Solothurner headware informatik ag ist eine 100% Tochtergesellschaft der ebenfalls in Solothurn domizilierten ERP Schmiede dynasoft AG. Im Gespräch mit Markus Brändli, Partner und Gründungsmitglied der headware, erfahren Sie mehr über den Einsatz von office 365, den Weg in die Cloud und was man so alles beim digitalen remotefähigen Arbeitsplatz beachten muss. Das Interview führte Knut Mertens, Marketing- und Verkaufsleiter der dynasoft AG.
 
 
Markus Brändle, Partner und Gründungsmitglied headware
 
 

Part 1: Microsoft 365 und die Cloud

 

Knut Mertens: Immer mehr Kunden wechseln mit ihren office Anwendungen in die Cloud. Was gibt es aus Deiner Sicht zu beachten?

Martin Brändle: Ganz wichtig für den Wechsel in die Cloud ist zuerst einmal das Thema Datensicherheit. Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, dass die Verbindungen zwischen dem Unternehmen und seinen Anwendungen in der Cloud des Dienstleisters verschlüsselt werden. Darüber hinaus müssen die abgelegten Daten ebenfalls durch Verschlüsselungstechniken vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
 
Mit Verlagerung der Daten in die Cloud wandern auch immer personenbezogene Daten in die Cloud ab. Hier müssen wir uns ein Bewusstsein bilden, dass dadurch eine digitale Identität entsteht, die natürlich besonders schützenswert ist. Gerade in der jüngsten Zeit wurden wir davon aufgeschreckt, wie es Hackern gelungen ist, einen Grossteil der LinkedIn Benutzerdaten abzuziehen. Ähnliches konnten wir bei Facebook beobachten. Die Gefahr, die dabei besteht ist, dass mit der Reputation der Geschädigten Missbrauch getrieben werden kann.
 
Ebenso ein wichtiges Thema, mit dem man sich beim Entscheid für einen Wechseln in die Cloud auseinandersetzen muss, sind etwaige Compliancerichtlinien, die ein Unternehmen einhalten muss. Dies wird umso komplexer desto dezentraler, sowohl lokal als auch international, ein Unternehmen aufgestellt ist.
 
Nicht zuletzt muss auch die Internetanbindung der Endgeräte geprüft werden. Diese muss über eine hohe Bandbreite sowie eine gute Verbindungssicherheit verfügen.
 
 

Ab wann ist es aus Eurer Sicht sinnvoll mit den Anwendungssystemen in die Cloud zu wechseln?

Beim Entscheid, den IT-Betrieb in die Cloud zu verlagern, ist die Unternehmensgrösse irrelevant. Es spielt keine Rolle, ob das Unternehmen 5 Mitarbeitende oder 500 Mitarbeitende beschäftigt. Für den Entscheid, in die Cloud zu wechseln, ist vor allem die kaufmännische Betrachtungsweise wichtig. So entfallen Ersatz- und Erweiterungsinvestitionen in Hardware und/oder Netzwerke, was sich liquiditätsschonend für den Kunden auswirkt. Des Weiteren erfährt der Kunde mit dem Wechsel in die Cloud ein deutlich höheres Mass an Flexibilität und Skalierbarkeit, was den Einsatz der IT-Ressourcen angeht. So kann es beispielsweise notwendig sein, für einen begrenzten (Projekt)Zeitraum Ressourcen in Form von Programmzugriffen auszubauen, ohne dass dazu aufwändige Beschaffungs- und Lizenzierungsprozesse angestossen werden müssen. 
 
Natürlich ist für den Benutzer weiterhin Hardware notwendig. Die Beschaffung und Bereitstellung ist jedoch deutlich weniger komplex, wie es bei einer komplette Betriebsinfrastruktur der Fall wäre.
 
Ein anderer Aspekt, der sich im Zusammenhang mit IT-Outsourcing beschäftigt, ist der einer möglichen Freistellung von Personal. In einem KMU mit 30 Mitarbeitenden hat es heute i.d.R keine hauptamtlichen IT-Administratoren. Hier hat es wahrscheinlich 50 Stellenprozente für die IT. Dies wird auch mit dem Entscheid für ein Outsourcing nicht wegfallen, da der 1st Level Support in anwendungsbezogenen Fragen weiterhin aufrechterhalten wird. Anders hingegen sieht es in Unternehmen mit > 100 Mitarbeitenden aus, die oftmals 1-2 Vollzeit IT Admins beschäftigen. Deren Aufgabe wird durch Outsourcing deutlich geschmälert, da klassische Aufgaben wie Back Up, Security und Lizenzmanagement vom Clouddienstleister übernommen werden können. Die Gesamtverantwortung für den performanten IT-Betrieb und den damit zusammenhängenden IT -Services geht auf den Clouddienstleister über.
 
Zusätzlich stellt sich die Frage, mit welchen Anwendungen in die Cloud gewechselt werden soll. Dies ist beispielsweise bei hochspezialisierten Anwendungen für die Steuerung von Produktionsgerätschaften (CNC, 3D-Druck etc.) nicht immer möglich. Es gilt vorab zu prüfen, welche Schnittstellen angeboten werden. Software, die darauf ausgelegt ist, über eine  proprietäre Schnittstelle Geräte zu steuern, kann teilweise nur mit sehr viel Aufwand in die Cloud verlagert  werden.
 
 

Wie steht es um das Thema Backup? Wird das üblicherweise vom Cloudanbieter automatisch erstellt?

Das ist eine wichtige Frage. Microsoft stellt "nur" den Dienst gemäss ihren Verträgen zur Verfügung. Die Verantwortung für die Daten innerhalb dieser Dienste liegt beim Kunden. Daher ist ein zuverlässiges Backup auch für Daten in der Microsoft Cloud unerlässlich. Dazu gibt es diverse Lösungen auf dem Markt - von Microsoft selbst oder von Drittanbietern.
 
Wir nutzen dazu in der Regel die Backup Lösung von Veeam, in Kombination mit einem On- Premises Speicher. Ich bin der Meinung, dass man beim Backup von geschäftskritischen Daten einen Drittanbieter nutzen sollte, um die Abhängigkeit vom Cloudanbieter zu reduzieren. Natürlich ist Microsoft to big to fail, aber man weiss ja nie. Der On-Premises Speicher stellt sicher, dass diese Daten im Notfall grundsätzlich schon mal im Haus sind - unabhängig von weiteren Cloud Anbietern oder Internetverbindungen.
 
 

Gibt es Besonderheiten zu beachten, wenn Kunden ihre Anwendungen im Rechenzentrum als gehostete Lösung oder im Housing betreiben?

Die beiden genannten Modelle unterscheiden sich hinsichtlich der Bereitstellung der Hardware. Bei einem Housingmodell stellt der Kunde seine Hardware in ein Rechenzentrum. Die Hardware ist also Eigentum des Kunden, der dafür besorgt sein muss, diese zu warten, erweitern, oder gar zu ersetzen, wenn dies angezeigt ist. Wir erbringen in diesem Modell Dienstleistungen aus dem Bereich Managed Services. Anders beim Hosting. Hier stellen wir auch die gesamte notwendige Infrastruktur zur Verfügung neben den Managed Services. Der Kunde muss sich in dem Fall auch keine Gedanken über mögliche Investitionen machen.
 
 

Welche Möglichkeiten für das Hosting gibt es? Kannst du kurz die Unterschiede On-premises, hybrid und cloud nennen?

Hybride Modelle ergeben immer dann einen Sinn, wenn Spezialanforderungen abzudecken sind. Nehmen wir als Beispiel Zutrittslegitimationen oder Schlosssteuerungen. Dies rein in der Cloud abzubilden ist unter Kosten-Nutzengesichtspunkten oft unverhältnismässig, weswegen man hier eher einen hybriden Ansatz wählen sollte.
 
Neben der reinen Cloud, welche sich wie zuvor erwähnt für standardisierte Anwendungen (Office, Mail) eignet, könnte man auch ein Modell der Multi Cloud wählen. Dabei geht es vor allem darum ein Höchstmass an Kosteneffizienz zu erreichen. So könnte es beispielsweise sinnvoll sein, tosca in einem Rechenzentrum zu betreiben, wohingegen die virtuellen Desktops mit Microsoft Anwendungen eher in der Azure Cloud betrieben werden. Wenn viel Storage benötigt wird, kann dies in einer Multi-Cloud Strategie z.B. bei Wasabi Storage gekauft werden. Diese 2017 gegründete Firma bietet Cloudspeicher zu sehr attraktiven Preisen an. Weil der Speicher Amazon AWS S3 kompatibel ist, kann dieser sehr einfach in anderen Clouddiensten eingebunden werden.
 

Part 2: Der digitale remotefähige Arbeitsplatz

Kommen wir zu einem anderen Thema. Nachdem wir zuvor versucht haben, Licht ins Dunkel der verschiedenen Betriebsszenarien zu bringen, möchten wir nun gerne den konkreten Arbeitsplatz eines Anwenders anschauen. 
 
 

Welche verschiedenen Abos bei Microsoft 365 gibt es und worin unterscheiden sie sich?

Microsoft bietet im Bereich Office drei Modelle an, die in der Produktfamilie Microsoft Business-Pläne zusammengefasst sind.
 
Für die KMU bietet sich Business Standard an, welches den üblichen Anwendungsumfang für einen Büroarbeitsplatz abbildet. Darüber hinaus gibt es noch Business Premium, welches den Unternehmen das Recht einräumt, in den Bereichen Sicherheit und Geräteverwaltung umfangreiche Add on’s zu nutzen. 
 
Bliebe noch Business Basic, welches für Kleinstunternehmen oder den semiprofessionellen Bereich in Frage kommt.
 
In den Plänen Business Standard und Business Premium  ist übrigens die Bereitstellung von Teams mit enthalten. Für grössere Unternehmen sind dann Microsoft 365 Enterprise Pläne relevant.
 
 

Kann Microsoft Teams in die bestehende Telefonanlage eingebunden werden?

Teams kann eine Ablöse der bestehenden Telefonanlage leisten. Allerdings ist hier ein Augenmerk auf die dann notwendigen Lizenzgebühren zu beachten. Teams Anbindungen als Telefon benötigen einen Provider
 
 

Wer leistet Support bei Problemen? Muss dafür die Microsoft Hotline angerufen werden?

Den Support leisten wir. Dies ist ein grosser Vorteil für Kunden unserer Unternehmensgruppe. Unsere Kunden haben für alle Belange rund um ihre IT sei es tosca als ERP Anwendung, seien es Fragen rund um ihre IT Infrastruktur und damit zusammenhängender Services und sogar Fragen rund um ihre Microsoft Anwendungen genau einen Ansprechpartner: UNS!
 
 

Werden neben Office 365 typischerweise noch andere Produkte von Drittanbietern für den digitalen remotefähigen Arbeitsplatz benötigt?

Nach unserer Erfahrung braucht es da nichts mehr. Natürlich bietet Microsoft 365 noch eine Vielzahl an Abos, von denen die eine oder der andere bereits gehört hat, z.B. Stream, Viva, Sharepoint etc.. Diese bieten durchaus interessante Möglichkeiten. Wir vertreten allerdings eher den Ansatz zunächst die klassischen, bekannten Apps richtig zu nutzen. Das bedeutet ein Konzept zur Nutzung zu haben und dieses auch unternehmensweit zum Einsatz zu bringen. Es ist nicht unsere Philosophie jeden «Apphype» mitzugehen. Es bringt eher Verwirrung in eine Firma, wenn es fünf verschiedene Werkzeuge gibt, die dann aber mehr oder weniger das gleiche können.
 
 

Wie geschieht das on- und offboarding? Kann der Admin die Lizenzen von ausgeschiedenen MA’s entfernen?

Das ist mit Microsoft 365 recht einfach. Lizenzen sind innerhalb weniger Augenblicke nutz-oder übertragbar. Einen grösseren Aufwand gibt es beim Identity Management.
 
 

Markus, ich danke Dir für die interessanten und aufschlussreichen Informationen.

 
 
Wenn Sie zu dem einen oder dem anderen Thema Rückfragen haben oder ein erstes Beratungsgespräch führen möchten, kontaktieren Sie Knut Mertens, Marketing- und Verkaufsleiter der dynasoft AG.
 
 
 
Weitere Informationen und Beiträge von dynasoft AG auch auf der topsoft Marktübersicht
dynasoft AG | 4500 Solothurn | www.dynasoft.ch