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Rechnungsworkflow effizient digitalisieren

Zäune und Tore schaffen Sicherheit und sind die Visitenkarten von Liegenschaften. Zaunteam mit Sitz in Frauenfeld bietet die grösste Auswahl inklusive fachgerechter Montage an. Mit AMAGNO konnte der Kreditorenprozess innert kürzester Zeit digitalisiert werden.

Das Zaunteam hat seinen Rechnungsworkflow erfolgreich mit AMAGNO digitalisiert

 

Die Zaunteam Franchise AG konnte dem Corona-Lockdown durchaus auch Gutes abgewinnen. Das Management hat sich umgehend die Frage gestellt: Wie können wir effzienter werden? Prozesse verbessern? Und wie kommen wir gestärkt aus der Krise heraus? Da die Mitarbeitenden in der Administration sofort ins Homeoffice wechselten, wurde schnell spürbar, dass beispielsweise der Rechnungsfluss kompliziert und zeitraubend vonstatten geht. Roman Geiger, Leiter Finanzen und Personal und Mitglied der Geschäftsleitung, schaltete schnell: «Wir haben kurzfristig entschieden, den Prozess für den Rechnungseingang neu zu organisieren. 

«Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in Ordnung und der Effort auf allen Seiten hat sich mehr als gelohnt.»
Roman Geiger
Leiter Finanzen und Personal der Zaunteam Franchise AG
 
Der Papierkram sollte verschwinden und dafür eine zeitgemässe, zukunftsfähige Lösung evaluiert werden.» Die Ausschreibung erfolgte noch während des Lockdowns und bereits vier Wochen später war klar, dass man mit AMAGNO das Dokumentenmanagement einführen wollte. Die offerierte Lösung vermochte zu überzeugen und war perfekt auf die Problemstellung von Zaunteam zugeschnitten. Roman Geiger: «Auch das Preis-Leistungsverhältnis ist in Ordnung. Wenn wir sehen, wie wir bereits jetzt von effzienten Prozessen profitieren können, hat sich dieser Effort mehr als gelohnt.»  

Rechnungsworkflow automatisieren

Mit AMAGNO konnte Zaunteam seinen gesamten Workfow für Kreditorenbelege vom Rechnungseingang über die inhaltliche und formale Rechnungsprüfung bis hin zur Kontierung, Freigabe und Archivierung digitalisieren. Ebenso sind Rückweisungen möglich wie auch parallel stattfindende Mehrfachprüfungen. Wenn zum Beispiel ein Abteilungsleiter nicht anwesend ist, können andere berechtigte Personen den Prüfungsprozess trotzdem parallel weiterführen und müssen nicht abwarten. So können wir sicherstellen, dass keine Skontofrist mehr verpasst wird.

Rund 30 User nutzen AMAGNO

Die Administration der Zaunteam Franchise AG betreut insgesamt acht Gesellschaften an vier Standorten, was den Belegfluss bisher verkomplizierte. Heude findet der Kreditorenprozess fast ausschliesslich im Dokumentenmanagement AMAGNO statt, ist jedoch nicht direkt in der Buchhaltung integriert. Eine Schnittstelle in das Buchhaltungsprogramm SAGE hätte deutlich mehr Zeit erfordert und höhere Kosten generiert. Die Buchung der Rechnung erfolgt bis auf weiteres manuell. Insgesamt sind rund 30 Mitarbeitende mit AMAGNO involviert. Für Roman Geiger ist entscheidend, dass die neue Lösung für die eigenen Nutzer im Unternehmen passt: «Unsere Leute fühlen sich wohl mit AMAGNO. Die Einführung ging schnell voran und das Produkt bietet viel Komfort … das erhöht die Akzeptanz!»

Weitere Anwendungen mit AMAGNO denkbar

Nach der geglückten Einführung des Kreditorenprozesses wie auch des Workfows für Import- / Exportpapiere kann sich Roman Giger durchaus weitere Anwendungen vorstellen: «Für 2021 ist der Debitorenbereich angedacht inkl. Rechnungen, Offerten und Rüstscheinen. Alle Dokumente werden dann mit AMAGNO strukturiert abgelegt und archiviert. Mittelfristig sind auch automatisierte Prozesse für die Produktkataloge denkbar.»
 

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