Saubere Sache bei der digitalen Leistungserfassung von Facility-Services - Themen auf topsoft

Saubere Sache bei der digitalen Leistungserfassung von Facility-Services

Man nehme 1700 Mitarbeitende, fast ebenso viele Kundenobjekte und kombiniere diese mit umfassenden Dienstleistungen. Das virtuose Beherrschen dieser komplexen Zusammenhänge gehört für die gammaRenax AG zum Alltag. Als eines der führenden Facility-Service-Unternehmen der Schweiz vertraut man dabei auf eine moderne Webanwendung, welche auf der Basis von Abacus Business Software eine effiziente und flexible Leistungserfassung ermöglicht.

Die gammaRenax AG zählt zu den bedeutendsten Facility-Services Anbietern der Schweiz. Das in Dübendorf ansässige Unternehmen beschäftigt 1700 Mitarbeitende an 16 Standorten in allen Landesteilen und betreut ein Portfolio von über 1500 Objekten. Das Leistungsangebot der gammaRenax AG setzt sich aus den Geschäftsbereichen Hygiene, Areal und Pflanzen, Technik und Gebäude sowie Infrastruktur und Dienste zusammen. Damit können praktisch alle Kundenbedürfnisse – vom technischen Gebäudemanagement über die Unterhaltsreinigung und Grünflächenpflege bis zu Office-Support und Helpdesk – komplett abgedeckt werden. Schweizweit und branchenübergreifend schätzen zahlreiche Kunden das umfassende Angebot der gammaRenax AG.

[caption id="attachment_22907" align="alignnone" width="379"] Objektstamm[/caption]

Ohne IT ein Ding der Unmöglichkeit

Der Trend zur Bündelung von Gebäudedienstleistungen in Verbindung mit ergänzenden Managementaufträgen im Bereich Facility-Services hält weiter an. In enger Zusammenarbeit mit ihren Kunden ist die gammaRenax AG bestrebt, flexibel auf Marktveränderungen einzugehen und das Gesamtangebot laufend an den Kundenbedürfnissen auszurichten. Heute verfügt die gammaRenax AG über ein weitreichendes Spektrum an Services, welches kaum Wünsche offenlässt. Für eine perfekte und gleichzeitig effiziente Leistungserbringung sind eine minutiöse Planung und transparente Prozesse unabdingbar. Ohne IT-Unterstützung ein Ding der Unmöglichkeit!

Aus diesem Grund vertraut die gammaRenax AG seit fast 20 Jahren auf die Unternehmenssoftware Abacus und den IT-Lösungspartner BDO. Nach einer intensiven Nutzungsdauer der bestehenden Abacus-Lösung entschloss sich gammaRenax 2016 zum Umstieg auf die neuste Abacus-Version und gleichzeitigem Re-Design der Lösung. Da man mit dem Hersteller und der Betreuung sehr zufrieden war, stand ein Systemwechsel nicht zur Debatte. «Wir hatten mit dem ERP-System von Abacus sehr gute Erfahrungen gemacht. Die aus früheren Jahren stammenden Anpassungen waren aber teilweise nicht mehr nachvollziehbar und schränkten eine Weiterentwicklung ein. Für den Schritt in die Zukunft wollten wir deshalb mit Abacus neu starten», erklärt Alex Müller, Leiter Finanzen und HR bei gammaRenax.

Gelungener Neustart mit Abacus Business Software

Quasi auf der grünen Wiese erfolgte am 1.1.2017 der Go-Live mit dem neuen System. Von den bisherigen Daten wurden lediglich die Stammdaten übernommen; sämtliche Bewegungsdaten verblieben zu Archivzwecken im alten System. Beim Umstieg auf die neue Softwaregeneration setzte sich die gammaRenax AG zum Ziel, mindestens den gleichen Funktionsumfang wie vorher zur Verfügung zu haben. Schon nach kurzer Zeit zeigte es sich, dass die Minimalziele nicht nur erreicht, sondern klar übertroffen wurden. Mit verbesserter Benutzerfreundlichkeit, grösserem Funktionsumfang, offener Systemarchitektur und vielem mehr trumpfte das «neue» Abacus auf. Sowohl im Finanzbereich als auch bei der Arbeitsdisposition und Zeitwirtschaft erschlossen sich den Usern neue Möglichkeiten. Besonders wertvoll war dabei die Offenheit des Systems für die Anbindung von Drittsystemen. Dies zeigte sich deutlich bei der gemeinsam mit BDO AG und Solution Factory AG entwickelten Lösung für die Leistungsplanung und -erfassung.

Leistungsplanung und -erfassung leichtgemacht

Von Anfang an hielt sich die gammaRenax AG an die Devise: Abacus ist das führende System. Diesem Grundsatz blieb man auch bei der Entwicklung des Zusatztools für die Leistungserfassung treu. Federführend ist dabei das Abacus-Projektmodul, welches über eine Standardschnittstelle mit der Zeiterfassungslösung von Solution Factory verbunden ist. Diese Anwendung wurde gemäss den Vorgaben von gammaRenax entwickelt und lässt sich als Webapplikation mit jedem Browser verwenden. Die Benutzer können dabei je nach Berechtigungsstufe auf Dispositionsfunktionen für die Einsatzplanung sowie auf Möglichkeiten für die Leistungserfassung und -auswertung zugreifen. Ein integriertes Objekt-Cockpit mit unterschiedlichen Darstellungsvarianten unterstützt die Facility-Verantwortlichen bei ihren Aufgaben direkt vor Ort. Kurzfristige Änderungen wie z.B. krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitenden oder ungeplante Zusatzleistungen können sofort im System berücksichtigt werden.

[caption id="attachment_22901" align="alignnone" width="373"] Rapportieren mit von bis Zeiten und Zuschlägen[/caption]

Mehrwert durch gezielte Funktionserweiterung

Da mit der Einführung der neuen Abacus-Version ideale Grundlagen für das geplante Zeiterfassungs-Tool vorhanden waren, wurde BDO mit der Umsetzung beauftragt. In enger Zusammenarbeit mit Spezialisten der Solutions Factory AG sowie mit Alex Müller auf Kundenseite wurde ein entsprechendes Konzept entwickelt. Als Datenquelle stellt Abacus die benötigten Objekt- und Mitarbeiterdaten für die von Solution Factory entwickelte Weblösung zur Verfügung. Anstelle von papierbasierten Arbeitsrapporten, können die Vorgesetzten und Mitarbeitenden der gammaRenax AG alle geleisteten Stunden direkt im Web-Tool erfassen. Die Leistungsdaten werden von dort anschliessend via Webservice in das System von Abacus übertragen, wo sie für die Fakturierung sowie für die Lohnabrechnung zur Verfügung stehen. Dabei gibt es keinerlei redundante Funktionen oder Abhängigkeiten zwischen Abacus als Gesamtlösung und der funktionalen Erweiterung durch das Leistungserfassungs-Tool.

Unternehmenserfolg und Wachstum nachhaltig sichern

Für Alex Müller stellt die Einführung der aktuellen Version von Abacus als Unternehmenslösung und der webbasierten Anwendung für die Leistungserfassung ein enormer Fortschritt dar: «Wir bewegen uns in einem sehr kompetitiven Business, welches eine straffe Führung aufgrund aktueller Daten erfordert. Nebst der Kompetenz unserer Mitarbeitenden braucht es moderne, digitale Anwendungen, um Unternehmenserfolg und Wachstum nachhaltig zu sichern. Einen wichtigen Beitrag dazu leistet dabei das neue Zeiterfassungstool. Es reduziert den administrativen Aufwand und reduziert die Fehlerquote, gleichzeitig steigert es die Effizienz vor Ort und in der Administration.»

 

gammaRenax AG
Die gammaRenax AG mit Sitz in Dübendorf  ist ein leistungsfähiger Qualitätsanbieter integraler Facility-Services. Das Unternehmen beschäftigt 1700 Mitarbeitende an 16 Standorten in der ganzen Schweiz. Mit einem Jahresumsatz von über 52 Millionen Franken und einem Portfolio von mehr als 1500 Objekten zählt das inhabergeführte Unternehmen zu den bedeutenden Facility-Services Anbietern hierzulande. Das Dienstleistungsangebot umfasst die Bereiche Hygiene, Areal und Pflanzen, Technik und Gebäude sowie Infrastruktur und Dienste.

 

Für weitere Informationen zu diesem erfolgreichen Projekt wenden Sie sich an:

Marco Ingala
Leiter BDO Abacus Region Nordwestschweiz
Projektleiter

+41 62 834 91 91
marco.ingala@bdo.ch