xappido digitalisiert den grössten Schweizer Flughafen!

Dank xappido spart die Flughafen Zürich AG jetzt über 300 kg Papier pro Jahr! Bislang bestellten Unternehmen ihre Zugangsberechtigungen, Ausweise und Schlüssel für den Flughafen Zürich ausschliesslich auf dem Papierweg bei der Flughafen Zürich AG. Der Prozess von der Verarbeitung des Papierformulars bis zur Produktion des Ausweises war aufwendig, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäss. 
 
Der administrative Aufwand im Customer Service der Flughafen Zürich AG nahm mit dem Wachstum des Flughafens Zürich und der Inbetriebnahme des Dienstleistungszentrums THE Circle enorm zu. Ausserdem verstärkte sich auf Seite der Kundschaft das Bedürfnis, nach einer einfachen, effizienten Möglichkeit, Ausweisbestellungen digital zu tätigen und zu verwalten.
 
In einer öffentlichen Ausschreibung erhielt die xappido ag Ende 2018 den Zuschlag zur Umsetzung einer digitalen Plattform. Das gesetzte Ziel: Die Realisierung eines einfachen, modernen und technisch nachhaltigen Kundenportals zur Bestellabwicklung. Seit Januar 2020 ist das digitale Kundenportal «ZRH Center» mit wachsender Anzahl Userinnen und User in Betrieb. Erste Rückmeldungen sind sehr positiv und bestätigen die hohe Akzeptanz der Plattform bei der Kundschaft und Mitarbeitenden.
 
 
 
Öffentlich zugänglicher Bereich des ZRH Center mit Registration von Firmenkunden
 
 

Komplexe Bestellprozesse einfach abgebildet

Das webbasierte Kundenportal bildet den kompletten Bestellprozess eines Ausweises digital ab. Die zugrunde liegende Business-Logik ist der Kern des Kundenportals und berücksichtigt individuelle Bedürfnisse und regulatorische Gegebenheiten unterschiedlicher Anspruchsgruppen. Die komplexe Sequenz der Arbeitsschritte einer Bestellung und die dabei involvierten Stellen sind je nach Produkt, je nach Unternehmen oder je nach persönlichen Daten der ausweistragenden Person, unterschiedlich. So ist beispielsweise für die Bestellung eines Flughafenausweises optional eine weitergehende Überprüfung der ausweistragenden Person bei Polizeibehörden der Schweiz sowie beim Nachrichtendienst des Bundes möglich. Je nach Zugangsberechtigung zu Sicherheitszonen gestaltet sich der Bestellprozess wiederum anders. 
 
Der Bestell- und Freigabeprozess wurde mithilfe von UX-Mockups für jeden einzelnen Bestellprozess in Zusammenarbeit mit den betroffenen Fachabteilungen analysiert und in Prozessabläufen modelliert. Auf diese Weise konnte die Komplexität visualisiert und auf Vereinfachung hin analysiert werden. Das Verhalten von Elementen sowie der Flow einer Bestellung zeigte sich schlussendlich in klickbaren Prototypen. Durch dieses Vorgehen erreichte das Projektteam bereits vor der Entwicklung ein gemeinsames Verständnis über die Umsetzung. Zudem minimierten sich potenzielle Fehlerquellen und die Planung der einzelnen Phasen und Sprints vereinfachte sich.
 
 

Getrennte Systeme und Trennung von Mandanten

Das Kundenportal besteht aus zwei getrennten Systemen, ist technisch nachhaltig umgesetzt und komplett skalier- und erweiterbar. Die Kunden der Flughafen Zürich AG arbeiten mit dem öffentlich zugänglichen «ZRH Center». Der Customer Service, zuständig für Schlüssel, Ausweise und Parking des Flughafens, bearbeitet eingetroffene Bestellungen in einer separaten App, dem «ZRH Center Backoffice».
 
Um die Nutzung von Single-SignOn zu ermöglichen, wurde bei der Implementation des Kundenportals eine konsequente Trennung der Authentisierungslogik und der fachlichen APIs gewählt. Der Benutzer hat die Möglichkeit, nach seinem Login zwischen verschiedenen Mandanten (Privatkonto, Geschäftskonto) zu wählen.
 
 

Bestehende Systemlandschaft

Das neue Kundenportal gliedert sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft der Flughafen Zürich AG ein. Zentrales Verwaltungsinstrument ist SAP. Im SAP CRM/ERP werden nebst den Stammdaten alle Prüfungs-Workflows und die Zuweisung der Rechte im Schliessystem (Kaba Exos) abgewickelt.
 
Mehrere Schnittstellen gewährleisten einen stetigen zweiseitigen Abgleich der Daten, verhindert Redundanzen und gewährleistet eine zentrale Datenhoheit. Weitere Umsysteme wie Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Kommunikationskanäle sind ebenfalls im Kundenportal integriert. Eine weitere Besonderheit stellt die bestehende On-Premises Infrastruktur des Flughafen Zürich dar. Die Systemlandschaft setzt eine Bewirtschaftung des Kundenportals in der existierenden Infrastruktur voraus. 
 
 

Maximale Sicherheit durch externe Audits

Da über die Plattform sensible und personalisierte Daten verwaltet und übermittelt werden, erfüllt das Kundenportal die höchsten Anforderungen an Sicherheit. Neben der Verschlüsselung jeglicher Daten wird eine allgemeine Autorisierung auf diversen Ebenen mit verschiedenen Stufen der Sicherheitsfreigaben eingesetzt. Zudem prüft ein externes IT-Security Unternehmen mit Code-Reviews und Penetration-Tests das System und die Infrastruktur auf Schwachstellen und Optimierungspotenzial.
 
 

Umsetzung 

Die Umsetzung des Portals erfolgt unter Anwendung von SCRUM. Das iterative Vorgehen in Sprints ermöglicht flexibel auf veränderte Anforderungen einzugehen. Eine besondere Herausforderung in diesem Projekt stellte die Koordination und die Zusammenarbeit mit mehreren Instanzen dar. In regelmässigen Calls und unter Verwendung von digitalen Hilfsmitteln koordinierten wir die Tätigkeiten mit Fachbereichen, Projektleitung, externen Entwicklern und Drittfirmen. Besonders wichtig war hierbei das gemeinsame Verständnis über die jeweiligen Anforderungen.
 
Phase 1 der Umsetzung beinhaltete die Realisierung des Bestellprozess von Ausweisdokumenten sowie Zugangsschlüsseln. Seit Januar 2020 ist dieses System produktiv. Anfänglich mit einem MVP-Pilotansatz mit ausgewählten Unternehmen, werden nun laufend weitere Funktionen freigegeben und auf das Portal migriert. Bis heute arbeiten mehr als 1500 Nutzerinnen und Nutzer mit der neuen Plattform und bestellten bis dato Ausweise und Zutrittsprodukte für über 45’000 Mitarbeitende. Um der Bestandskundschaft Einblick in die derzeitig bezogenen Produkte und deren Details zu geben, wurden Daten von Mitarbeitenden und deren bezogene Zutrittsprodukte in das ZRH Center migriert. Mit der Erweiterung des Portals in Phase 2 wurden auch neuen Unternehmen die Möglichkeit gegeben, das ZRH Center zu nutzen. Die Neukunden-Registration im Juli 2020 stellte für das Projekt den nächsten Meilenstein dar. Seither ist es für neue Geschäftskundschaft möglich, sich direkt im Portal zu registrieren und die Services zu nutzen.
 
 
Einfache und intuitive Bestellung von Ausweisen und Zutrittsprodukten
 
 

Laufende Weiterentwicklung

Mit dem Kundenportal «ZRH Center» verfügt die Flughafen Zürich AG nun über ein durchgängiges System, das laufend modular erweitert wird. So entstand beispielsweise die «ZRH Insiders Card» als Teil der Digital Experience Plattform. Die «ZRH Insiders Card» ermöglicht es der Mieterschaft im seit November 2020 eröffneten Circle, digitale Rabattausweise für ihre eigenen Mitarbeitenden zu bestellen und zu verwalten.
 

Die grössten Challenges zusammengefasst

Challenges

  • Gemeinsames Anforderungsverständnis schaffen
  • Hohe Sicherheitsanforderungen
  • Performance Management
  • Vielzahl an Schnittstellen und Umsystemen
  • Skalierbarkeit / Verfügbarkeit
  • Einfache Benutzerführung
  • Komplexe Prozesse vereinfachen
  • Zeitkritisches Messaging
  • Bestehende On-Premises Infrastruktur
 

Sicherheitsanforderungen

Aufbau einer sicheren Lösung unter Berücksichtigung vorhandener Umsysteme und bestehender Ressourcen. Verschlüsselung der Daten und Konfiguration von Authentifizierung, Autorisierung und deren Überwachung. Penetration Testing des Systems durch externes Audit.
 

Consulting

Einbringen von Praxiserfahrungen bezüglich agilen Projektvorgehen und iterativen Entwicklungsprozessen. Prüfung und Verifikation der vorgegebenen Anforderungen gegen deren technische Machbarkeit und Umsetzung. 
 

Development

Inkrementelle Erstellung von UX-Mockups und Entwicklung der Anwendung und der Schnittstellenanbindung. Die Anforderungen wurden analog zu «SCRUM» verfeinert, priorisiert und letztendlich umgesetzt. Durch ein agiles Vorgehen konnten neue Ideen kurzfristig eingeplant und realisiert werden.
 

Release Management

Aufbau einer Build-, Validierungs- und Release-Pipeline, um Erweiterungen und Anpassungen schnellstmöglich, unterbrechungsfrei und in hoher Qualität ausliefern zu können. Dies insbesondere um den Anforderungen eines Grossprojektes mit einer hohen Anzahl an Nutzern wie diesem gerecht zu werden. 
 
 
 
 

Projektvideo

 
 
 
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