Häufig wird angenommen, dass ein umfassendes und dediziertes PIM-System im Produktmanagement unerlässlich ist. Aber ist das wirklich immer der Fall? In diesem Artikel diskutieren wir die verschiedenen Möglichkeiten.
Bild zVg von Polynorm
In der Welt des Handels hat sich in den letzten Jahren ein gewaltiger Wandel vollzogen – weg von zweizeiligen Artikelbeschreibungen, hin zu einer Vielzahl komplexer und vielschichtiger Produktdaten.
Ein einzelnes Produkt besteht nicht mehr nur aus einer einfachen Artikelbezeichnung. Vielmehr umfasst es unzählige Attribute und Merkmale, die es zu klassifizieren gilt. Hinzu kommen Mediendaten wie Bilder, Videos, Datenblätter und vieles mehr. Die Komplexität wird besonders deutlich, wenn Artikel von verschiedenen Lieferanten verwaltet werden müssen. Jeder Lieferant stellt Informationen in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten zur Verfügung. Die Kunst besteht darin, diese Vielfalt in konsistente und qualitativ hochwertige Informationen für den Endkunden umzuwandeln.
Bilder, Beschreibungen, technische Spezifikationen, Zeichnungen, Dokumente und Zertifikate – alles muss harmonisch zusammenspielen, um dem Endkunden ein konsistentes Einkaufserlebnis zu bieten, sei es im Online-Shop, im Katalog, auf dem Flyer oder auf der Website.
PIM oft die erste Wahl
Zur Bewältigung dieser Aufgabe wird häufig ein Product Information Management System (PIM) eingesetzt.
In Unternehmen mit einer Vielzahl von Produkten ist die Bedeutung eines leistungsfähigen PIM-Systems unbestritten. Diese oft mächtigen Systeme helfen dabei, die Vielfalt der Produktdaten zu managen. Sie ermöglichen die Klassifizierung, Strukturierung, Aufbereitung und Versionierung von Informationen in einem zentralen System. Namhafte PIM-Systeme haben sich in der Praxis bewährt. Sie bieten umfangreiche Funktionalitäten, um den Herausforderungen des Produktmanagements in einem komplexen Umfeld gerecht zu werden.
Grosse, funktionsstarke PIM-Systeme können jedoch schnell auch hohe Kosten verursachen, ohne dass alle Funktionen vollständig genutzt oder benötigt werden. Häufig wird davon ausgegangen, dass kein Weg an einem leistungsfähigen, dedizierten PIM-System vorbeiführt. Doch ist dies wirklich immer der Fall?
Moderne ERP-Lösungen als Alternative
Moderne ERP-Lösungen stellen heute eine kostengünstige Alternative zum Einsatz eines spezialisierten PIM-Systems dar.
Sie helfen ebenso wie das PIM, die Vielfalt der Produktdaten zu strukturieren und einheitlich darzustellen. Die Entscheidung für oder gegen ein dediziertes PIM-System hängt von den individuellen Anforderungen ab.
Ein modernes und leistungsstarkes ERP-System ist meist in der Lage, grundlegende PIM-Anforderungen wie die Klassifizierung von Produktdaten oder die Verwaltung von Mediendaten zu erfüllen. Je nach Vertriebskanal kommen unterschiedliche Schnittstellen zum Einsatz und die Daten können entsprechend aufbereitet werden. Darüber hinaus unterstützt das ERP-System die Erfassung von Beziehungen zwischen verschiedenen Artikeln, um passende Zubehör-, Ersatz- oder Alternativprodukte im Online-Shop anzuzeigen.
Eigenständiges PIM oder integrierte ERP-Lösung?
Die Entscheidung für oder gegen ein eigenständiges PIM-System ist eine individuelle Entscheidung, bei der Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen sollten. Daher gibt es nicht nur «Alles oder Nichts»-Entscheidungen, sondern auch Varianten dazwischen.
Kein System:
Kein System ist heute keine Option mehr. Und nein, «Excel» ist kein System zur Verwaltung von Produktdaten.
Ohne ein geeignetes System stehen Unternehmen vor der Herausforderung, dass ihre Produktdaten auf verschiedene IT-Lösungen verteilt sind und Änderungen in den einzelnen Systemen manuell «up to date» gehalten werden müssen. Medienbrüche sowie Inkonsistenzen entstehen, Mehraufwand und Fehler sind vorprogrammiert.
Kleines PIM-System:
Ein kleines PIM-System kann eine Option sein, bietet aber in der Regel nicht alle Funktionen einer grossen PIM-Lösung.
Zudem benötigt ein separates PIM, egal ob gross oder klein, Schnittstellen zu anderen Systemen. Es sollte daher genau geprüft werden, ob die Funktionalitäten eines kleineren Systems ausreichen und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis gegeben ist, insbesondere wenn die Funktionalitäten einer Enterprise-Lösung überhaupt nicht benötigt werden.
Enterprise PIM-Lösung:
Für Händler mit grossen Datenmengen und komplexen Anforderungen kann eine Enterprise PIM-Lösung, möglicherweise sogar ein MAM (Media Asset Management) oder DAM (Digital Asset Management), die beste Wahl sein.
Alle drei Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen und Mediendateien.
Während ein PIM hauptsächlich für die Verwaltung von Artikeldaten konzipiert ist, bietet ein MAM zusätzlich die Möglichkeit, diese Daten in verschiedenen Formaten auszugeben und für die Verwendung im Web oder für den Druck aufzubereiten. In der High-End-Version, einem DAM, können darüber hinaus produktbezogene Dokumente, Zugriffskontrollen und Sicherheitsstufen verwaltet werden.
- Media Asset Management (MAM)
Das MAM ist die zentrale und jederzeit zugängliche Datenquelle für alle digitalen Inhalte des Unternehmens, einschliesslich Bilder und Videos in verschiedenen Grössen und Auflösungen. Diese digitalen Assets werden für Websites, Online-Shops und andere Anwendungen bereitgestellt. Das System ist in der Lage, diese Medieninhalte in verschiedenen Formaten auszugeben und für die Verwendung im Web oder für Druckzwecke aufzubereiten.
- Digital Asset Management (DAM)
Das DAM umfasst alle produktbezogenen Ressourcen wie Bild-, Audio- und Videodateien sowie Dokumente wie Bedienungsanleitungen und Packzettel. Darüber hinaus können auch Konstruktionsunterlagen oder Druckdateien im DAM gespeichert und über entsprechende Zugriffskontrollen und Sicherheitsstufen bestimmten Nutzern zugänglich gemacht werden.
Enterprise PIM, MAM, DAM sind sehr mächtige und auch teure Lösungen, die sich längst nicht für alle KMU lohnen. Hier kommt die dritte Variante ins Spiel.
Integrierte PIM-Funktionalität in der ERP-Lösung:
Für viele KMU kann eine zentrale ERP-Lösung mit integrierter PIM-Funktionalität die kostengünstigste und praktikabelste Lösung sein. Diese Systeme bieten nicht nur die Möglichkeit, Produkte zu verwalten und zu klassifizieren, sondern auch Mediendateien zu organisieren. Da die PIM-Funktionalität Teil der ERP-Lösung ist, entfallen zusätzliche Schnittstellen und separate Systeme. Dies reduziert die Komplexität und den Pflegeaufwand.
Bei der Auswahl der richtigen Lösung ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens zu berücksichtigen. Während für einige Unternehmen ein PIM-System unerlässlich ist, ist für andere eine moderne ERP-Lösung mit integrierten PIM-Modulen die beste Option.
Fortschrittliche ERP-Lösungen, wie beispielsweise das Comarch ERP Enterprise von Polynorm, bieten hier eine gute Alternative. Das ERP unterstützt die wichtigsten PIM-Funktionalitäten und erfüllt damit die Anforderungen des Produktmanagements.
Die Zukunft des Handels liegt in der intelligenten Nutzung von Daten, um Kunden zu begeistern und im Wettbewerb zu bestehen. Ob mit einer dedizierten PIM- oder einer integrierten ERP-Lösung hängt von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.
Der Autor
Roger Meier ist CEO der Polynorm Software AG
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Polynorm Software AG. Als Schweizer KMU kennt Polynorm die Bedürfnisse und Herausforderungen mittelständischer Kunden, sowohl in Bezug auf die Software als auch auf die Geschäftsprozesse. Von der Konzeption über die Beratung bis hin zur individuellen Softwareentwicklung bietet Polynorm als zuverlässiger Partner eine ganzheitliche Betreuung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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