Die Firma SwA SwissAnnoncen aus dem bernischen Lyssach verlegt das Gelbe Info-Merkblatt. Dieses enthält öffentliche Adressen wie etwa zu ärztlichen Allgemeinpraxen. Die Publikation wird durch Werbung lokaler Unternehmen finanziert und von der Post in rund 2'400 Ortschaften verteilt. SwA hat dank dem Einsatz der Abacus-Finanzsoftware die Zusammenarbeit mit ihrem Treuhänder BDO vereinfacht. Kein Datenaustausch und damit weniger Aufwand, schnellere Verfügbarkeit von Informationen und aktuelle Zahlen sind das Resultat.

Swiss Annoncen GmbH (SwA) ist Erfinderin und Herstellerin des knallgelben Infomerkblattes, das in einer postbeglaubigten Auflage von über 2,5 Millionen Exemplaren verteilt wird. Die Idee zum Infomerkblatt entstand 1998 durch Denise und Erwin Geiger. Die ersten Blätter wurden testweise zu Hause am Familienküchentisch entwickelt, gedruckt, von Hand gefalzt und anschliessend verteilt.

Aus der Idee entwickelte sich schnell ein Geschäft, wozu im Juni 2000 die Firma SwA gegründet wurde. Seitdem ist die Firma stetig gewachsen und im April 2009 wurden die ersten zwei Druckmaschinen für die hauseigene Druckerei gekauft. Heute hat SwA ihren Sitz in Lyssach, zählt rund 30 Mitarbeitende und verteilt das Infomerkblatt offiziell über die Schweizer Post in 2388 Ortschaften in der deutschsprachigen Schweiz. Nebst dem Merkblatt bietet die SwA zudem einen Online-Eintrag im Info-Merkblatt, Sponsoring für Online-Wettbewerbe und einen Web-Kiosk an.

 

Ausgangslage

«Eine Buchhaltungssoftware, die exakt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist und via Schnittstelle optimal mit unserem bestehenden CRM verknüpft werden kann», hat die Geschäftsleitung der SwA SwissAnnoncen von der neuen Business-Lösung gefordert. 

Das vorhandene CRM hatte sich seit Jahren bewährt, aber die bisher eingesetzte Buchhaltungssoftware sei wie ein Fass ohne Boden gewesen, begründet Pascal Geiger, Leiter Informatik bei SwA, den Wunsch zum Umstieg.

 

Ziele

Demzufolge sollte die neue Buchhaltungssoftware eine optimale Anbindung an das bestehende CRM ermöglichen und eine individuell auf die Ansprüche der SwA abstimmbare Benutzeroberfläche aufweisen. Im Weiteren wollten die Verantwortlichen von SwA die Zusammenarbeit mit ihrem externen BDO-Treuhänder intensivieren, wozu die Arbeitsschritte einfacher werden sollten. Bisher physisch hin- und hergeschickte Belege sollten jederzeit für alle Beteiligten einsehbar werden. 

Nach der Ausarbeitung eines Anforderungskatalogs und der Evaluation mehrerer Softwareprodukte war klar, dass die Abacus-Finanzsoftware alle Wünsche der SwA erfüllen kann.

 

Lösungskonzept

Die Kunden- und Auftragsdaten werden im bestehenden CRM-System bewirtschaftet und verrechnet. Die Kundendaten werden als Debitorenstamm in die Abacus-Debitorenverwaltung übertragen und die Rechnungsbelege dorthin gebucht. Die Online-Integration erfolgt über die Abacus-Webservices. Korrekturen von Kundenangaben im CRM-System lassen sich automatisch in die Abacus-Software übertragen. 

Die Mitarbeitenden bei SwA führen die kundennahen Prozesse wie das Mahnen säumiger Zahler, die Zahlungsverbuchungen und die Lohnabrechnungen selber durch. Alle restlichen Prozesse wie Zahlungsläufe und Finanzbuchhaltungsbuchungen werden durch den BDO-Treuhänder via Fernzugriff im System von SwA durchgeführt. 

Da BDO Gold Partner von Abacus ist, ist auch dem Treuhänder die Abacus-Software bestens vertraut, da er und die Abacus-Spezialisten Hand in Hand arbeiten. Das hat unter anderem den positiven Effekt, dass keine zusätzlichen Schulungen notwendig waren. Für SwA bedeutete dies eine massgebende Erleichterung bei der Einführung der neuen Software. Knackpunkt bei der Einführung waren die offenen Buchhaltungsposten im Vorgängersystem.

Es ging dabei zum einen um die grosse Zahl der Offenen Posten, zum anderen um die Anforderung, diese nach dem Softwarewechsel in der Abacus-Debitorenbuchhaltung mit Einzahlungsscheinen (BESR) mahnen zu können, obwohl im Vorgängersystem gar keine BESR-Informationen für deren Datenübernahme zur Verfügung standen. BDO löste dies, indem sie die Schnittstelle so konzipierte, dass das System aufgrund der Belegnummern bei der Übertragung der Offenen Posten die BESR-Informationen selbständig generierte. 

Zusätzlich wünschte sich SwA, dass die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder ausschliesslich elektronisch erfolgen sollte. Die Belege, welche vor Ort erstellt werden oder in Form von Spesen-, Kassen und Bankbelegen eintreffen, werden nun von SwA als Scans in die entsprechenden Inboxen gespeichert und von dort aus vom Treuhänder abgearbeitet.

 

Fazit

Rückblickend ist Pascal Geiger überzeugt, die richtige Software gewählt zu haben. Die Schnittstellen funktionieren einwandfrei und die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder hat sich merklich verbessert, da die Software auch wesentlich einfacher zu bedienen ist. «Heute lesen wir die Belege ein und legen zum Beispiel die Kreditorenrechnungen direkt in die verschiedenen Inboxen der Abacus-Software ab; danach verarbeitet sie unser Treuhänder, erstellt einen Zahlungsvorschlag und wir erteilen anschliessend die Freigabe, beschreibt Geiger den neuen Prozess. Die Treuhänder von BDO und die Buchhalterin von SwA haben dank der Abacus-Lösung jederzeit ortsunabhängig Zugriff auf die aktuellen Daten und somit jederzeit denselben Informationsstand. Eine Folge davon ist es, dass sich die SwA vermehrt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren kann.