Das Grosshandels- und Logistikunternehmen H. Siegrist - Import AG ist auf Geschenk-, Spielwaren- und Papeterieartikel ausgerichtet und hat seinen Sitz im St. Gallischen Flawil. Es wurde 1982 gegründet und beschäftigt 28 Mitarbeitende. Unbestrittene Renner sind Plüschtiere der Deutschen Marke Nici, die schweizweit über Detailhandelsketten wie Coop, Globus und Manor sowie regional tätige Händler abgesetzt werden.

Logistisch aufs engste mit Siegrist - Import verbunden ist der am gleichen Ort domizilierte Distributor Thomjoy. Rucksäcke für Kinder und Schüler, elegante Taschen für Reisende und Geschäftsfrauen sowie zusätzliche Reiseutensilien, Farbstifte, Baby- und Kinderartikel sowie Spielwaren werden mit fünf Aussendienstmitarbeitenden Papeterien und Detailhändlern angeboten. Sie beliefern zwischen 250 und 350 Kunden mit rund 6000 Produkten. Der Fokus liegt auf qualitativ hochwertigen, nachhaltigen und umweltschonenden Artikeln. Hauptumsatzträger sind Schulrucksäcke, mit denen Thomjoy bei einem jährlichen Volumen von rund 31 000 Stück Schweizer Marktführer ist.

Ausgangslage

Nachdem ihre bisherige Offline-Lösung für die mobile Datenerfassung (MDE) nicht mehr in der Lage war, zusammen mit dem Abacus-ERP-System zu funktionieren, stand eine Umstellung bei den beiden Unternehmen Siegrist und Thomjoy an, um ihre Aussendienstler über die Lagerbestände und Produkte à jour zu halten und Aufträge direkt zu erfassen. Bisher musste bei Kundenbesuchen jeweils ein «Zeigebuch» respektive ein Artikelkatalog mitgenommen werden, um daraus Barcodes der gewünschten Produkte mit einem Handscanner einzulesen und anschliessend in die Bestellungen zu übertragen. Heute gängige Softwarefunktionen zur Online-Datenaufbereitung, etwa Infos über verfügbare Bestellmengen und Lieferdaten oder sogar eine direkte Auftragsbearbeitung, unterstützte das in die Jahre gekommene System nicht.

Ziele

Um die Arbeit der Aussendienstler zu erleichtern, wollte man sie einerseits von allem papierbasierten Ballast befreien und sie mit aktuelleren Produkteinformationen versorgen. Francisco Barreiro, Finanzverantwortlicher beider Firmen, erklärt, dass mit einer neuen Lösung grundsätzlich mehr Produktdaten in Text und Bild für den Aussendienst und Informationen zum aktuellen Lagerbestand, zu zukünftigen Lagereingängen sowie Hinweise auf neue und zu «ausverkauften» Produkten sowie Schnäppchen zur Verfügung gestellt werden sollten. Eine Erneuerung des bisherigen Systems habe sich aufgedrängt, zumal bereits bis zu diesem Zeitpunkt der Einsatz der MDE schon kompliziert genug war und in keiner Weise aktuellen Standards entsprochen hat.

Laut Barreiro bedingte er es sich für beide Unternehmen aus, dass keine zusätzlichen Geräte angeschafft würden, da alle fünf Aussendienstmitarbeitende bereits über Notebook-Rechner verfügen. Ausserdem sollte die Lösung kostengünstig und zu den bereits benutzen Abacus-Modulen kompatibel sein insbesondere zum AbaShop, der bisher nur Händlern für Produkteinfos, Einkaufspreise und Bestellungen offenstand. Zudem sollte sie in der Lage sein, auch zukünftige Wareneingänge und damit die Verfügbarkeit eines Produktes anzuzeigen.

Da die Abacus ERP- und Finanzsoftware bereits seit etlichen Jahren im Einsatz war und die Verantwortlichen von Siegrist/Thomjoy keine Schnittstellen wünschten, sollte die Aussendienstlösung auf Basis des Abacus Standard-E-Shop im Rahmen der Abacus ERP-Software umgesetzt werden. So entschied man sich zusammen mit der Abacus-Partnerin Crown Informatik, den von der Softwareherstellerin selber betriebenen AbaShop zusätzlich für die Aussendienstler als Auskunfts- und Auftragserfassungssystem verfügbar zu machen.

Lösungskonzept

So hat Crown Informatik mit Hilfe des Programmmaskendesigners und der Abacus Business-Process-Engine Ampelfunktionen mit den Farben grün, orange und rot in den elektronischen Laden eingebaut. Mit ihr ist für die Aussendienstmitarbeitenden wie auch Händlern auf Anhieb ersichtlich, ob im Lager ein Artikel verfügbar ist oder nicht, dieser bald auszugehen droht und in welcher Lieferwoche erneut mit einem Lagereingang zu rechnen ist oder ob dieser aus dem Sortiment genommen wurde. Dazu werden die Bedarfsdaten aus dem Einkaufsmodul aufbereitet und in die Benutzerfelder im Produktestamm abgefüllt. Die pendenten Einkaufsbestellmengen werden laufend jede halbe Stunde mit den Verkaufsaufträgen abgeglichen.

Ausserdem wird genau diejenige Lieferwoche im AbaShop angezeigt, in der ein Bestelleingang erfolgen wird. Da diese Funktion über den Stand einzelner Liefersituationen schnell und zuverlässig funktioniert, wird sie nicht nur von den Aussendienstmitarbeitenden, sondern auch von den Händlern und den internen Büromitarbeitenden gern genutzt. Mit ihrer Hilfe wurden 80 Prozent der bisherigen Rückfragen obsolet.

Mit dem in der Gesamtlösung integrierten Abacus-CRM haben die beiden Flawiler Handelsunternehmen nicht nur ein Tool zur Verwaltung und Gruppieren von Adressen zur Verfügung, sondern die Aussendienstmitarbeitenden können mit dem CRM alle ihre Aktivitäten zu einem Kunden über die Notizfunktion auf der Adresse erfassen. Diese Tätigkeiten sind bestimmten Kategorien wie telefonische Kontakte, Besuche, Mailings, Einladungen, Offerten und Nachfassaktionen zugeordnet. Das Management kann so die Marketingaktivitäten der Aussendienstler überwachen und proaktiv steuern.

Crown Informatik passte zudem die Maske des CRM ganz auf die Bedürfnisse der Aussendienstler an, so dass ihnen nur diejenigen Informationen zur Verfügung stehen, die sie für ihre Akquisetätigkeiten benötigen. Geschätzt wird insbesondere die Funktion des «Fusion-Reports», der für eine bestimmte Adresse etwa Daten aus verschiedenen Abacus-Applikationen anzeigt, wie etwa Offene Posten, letzte Bestellungen oder Umsatzzahlen zu einem Kunden.

Die so für Siegrist und Thomjoy optimierte CRM- und AbaShop-Software sorgt nicht nur für schnellere Abwicklungszeiten von Marketingmassnahmen, sondern gleichzeitig auch für eine bessere Akzeptanz der Aussendienstmitarbeiter bei den Kunden, so dass sie das lang geschätzte Zeigebuch mit den Strichcodes leichten Herzens gegen das digitale in Form des AbaShop eingetauscht haben, zumal auch neue Funktionen dazugekommen sind, die ihre Arbeit markant erleichtert haben.

Fazit

Mussten früher Bestellungen von den Aussendienstmitarbeitenden aus den MDE-Geräten am Abend im Büro runtergeladen und anschliessend über Nacht in die ERP-Software übertragen werden, sind diese heute über den AbaShop in der ERP-Software sofort verfügbar. Dadurch können die Lieferzeiten verkürzt werden. Auch bietet sich Kunden der Vorteil, dass sich Auftragsbestätigungen jetzt via Shop direkt online erstellen lassen anstatt zeitverzögert wie bisher.

Das vollintegrierte System sorgt dafür, dass von der Rapportierung der Aktivitäten und der verkaufsunterstützenden Funktion für das Verkaufsgespräch beim Kunden bis hin zum Online-Laden und der nachgelagerten Auftragsabwicklung im Einkauf und Verkauf Daten nur einmal erfasst werden müssen. Francisco Barreiro zeigt sich zufrieden mit der neuen Lösung: «Das steigert die von uns angestrebte Effizienz bei der täglichen Arbeit.»