Kaum zu glauben, aber bereits vor hundert Jahren wurden im solothurnischen Nunningen Kunststoffprodukte hergestellt. Die damalige Kamm- und Celluloidwarenfabrik A.-G. – Vorgängerin der heutigen Herba-Plastic AG – produzierte Frisier- und Schmuckkämme aus Celluloid. Auch wenn sich der Firmenname im Laufe der Zeit geändert hat, ist man der Kunststoffverarbeitung und dem Standort bis heute treu geblieben. Mit rund 40 Mitarbeitenden aus den umliegenden Gemeinden ist die Herba-Plastic AG ein wichtiger Arbeitgeber für die Region. Die Kernkompetenz liegt heute auf der Verarbeitung von Kunststoff-Folien und -Platten und den damit verbundenen Dienstleistungen. Dank langjähriger Erfahrung und moderner Technik können auch besondere Wünsche von Geschäftskunden erfüllt werden. Entsprechend vielfältig sind auch die hergestellten Produkte in den Bereichen Verpackungen, POS-Verkaufshilfen, Büro und Organisation. Im Webshop der Eigenmarke Mentrex erhalten Privatkunden Brandschutz- und Sicherheitsprodukte, welche zum Teil selbst entwickelt werden.

Gleich zwei gravierende Gründe veranlassten die Herba-Plastic AG, ein neues ERP-System zu suchen. Einerseits wurde die bislang genutzte Software nicht mehr unterhalten, was natürlich ein sich ständig weiterentwickelndes KMU vor ernsthafte Probleme stellt. Andererseits verzeichnete man im April 2019 einen Cyberangriff, welcher die Schwachstellen der damaligen Lösung aufzeigte. Bei Herba-Plastic reagierte man umgehend. Da das ERP wie bei vielen anderen Firmen das digitale Rückgrat darstellt, kam einem Systemwechsel höchste Priorität zu. Ganz wichtig war dabei, dass die IT-Sicherheit erhöht werden konnte. Zudem wünschte man sich eine langlebige Software mit einer breit abgestützten, gut etablierten Kundenbasis, welche gleichzeitig an den beiden Betriebsstätten von Herba-Plastic und Mentrex eingesetzt werden konnte. Nicht zuletzt sollte das neue ERP einfach und preiswert im Unterhalt sein und ohne Störungen funktionieren. 

Für Markus Gasser, CEO Herba-Plastic AG, hat die Prozessunterstützung durch ein modernes ERP-System eine wichtige Bedeutung: «Als Planungs- und Steuerungssystem für die Produktionsabläufe trägt das ERP wesentlich dazu bei, dass Zuverlässigkeit und Termintreue keine Worthülsen sind.» Dementsprechend wurden bei der Evaluation klare Anforderungen definiert, welche  die Produktionstauglichkeit der Software sicherstellte. Ziel war es, ein einfaches, selbsterklärendes System zu finden, welches sich rasch und ohne grossen Schulungsaufwand einführen lässt. Selbstverständlich sollte die Lösung stabil funktionieren und einen hohen Sicherheitsgrad aufweisen. Trotz zahlreicher Evaluationskriterien sollten die Kosten für den Betrieb in einem für ein KMU vernünftigen Rahmen bleiben. 

Nachdem unterschiedliche Lösungen hinsichtlich der formulierten Ziele unter die Lupe genommen wurden, entschied man sich Mitte November 2019 für das webbasierte ERP-System myfactory. «Sämtliche Kriterien wurden mit Bravour erfüllt. Dass wir mit myfactory ein modernes System aus der Cloud nutzen können, welches in einem hochsicheren Rechenzentrum in der Schweiz betrieben wird, ist für uns ein grosser Vorteil», erklärt Markus Gasser. Innerhalb von weniger als sechs Monaten nach Vertragsunterzeichnung war das neue ERP implementiert und startklar. Dies nicht zuletzt aufgrund des souveränen Engagements des myfactory-Projektteams, so Markus Gasser. Die Vorbereitung und Parametrierung von myfactory war innerhalb weniger Wochen erledigt. Etwas mehr Aufwand erforderte die Aufbereitung der Stammdaten aus dem alten System. Immerhin mussten 24'000 Artikel und 35'000 Adressen übernommen werden. Aus buchhalterischen Gründen entschied man sich, das Lohnmodul bereits ab 1.1.2020 zu nutzen, also rund vier Monate vor dem Go-live des Gesamtsystems. Dank der Flexibilität von myfactory war dies problemlos möglich. Hinsichtlich Akzeptanz der neuen Software durch die Anwender war man bei Herba-Plastic positiv überrascht. «Wir verfügen über eine langjährige und motivierte Belegschaft. Die meisten kannten nur das bisherige ERP. Nachdem alle Benutzer zentral durch unseren Projektverantwortlichen geschult worden waren, waren wir erstaunt, wie schnell unsere Mitarbeiter das neue System verstanden und adaptiert haben. Heute sind alle des Lobes voll.»

Mit myfactory werden bei Herba-Plastic sämtliche Unternehmensprozesse in den Bereichen Produktion, Verkauf, Marketing, Einkauf, Lager, Management, Finanzen und HR unterstützt. Dazu wurden entsprechende Abonnements für myfactory factory.on, myfactory CRM und team.on sowie HRM Swiss gebucht. Mit myfactory MIS werden speziell die Bedürfnisse des Managements abgedeckt. Das Lösungskonzept wurde so ausgelegt, dass die beiden Betriebsstätten von Herba-Plastic und Mentrex in einem zentralen Gesamtsystem abgebildet und konsolidiert werden können. Dadurch wird beispielsweise die innerbetriebliche Verrechnung deutlich einfacher, so Markus Gasser: «Das lästige Fakturieren zwischen den Firmen von früher ist Geschichte. Wir nutzen eine zentrale Datenbasis für Kunden und Artikel. Dadurch haben wir keine Doppelspurigkeit mehr.» Vom Grundgedanken hielt man sich bei der Implementierung möglichst an den Standard von myfactory. Froh war man um das Know-how, welches das myfactory-Team ins Projekt einbrachte. So verliess man sich bei Herba-Plastic auch auf die Empfehlung betreffend Zeiterfassungslösung. Mittlerweile ist auch diese Software in Betrieb und funktioniert reibungslos mit myfactory. Die geforderte «Produktionstauglichkeit» des ERP-Systems zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass zu jeder Zeit eine Übersicht der verfügbaren und belegten Ressourcen und ihrer Auslastung besteht und diese direkt gebucht werden können. Freie Ressourcen und ihre Auslastung lassen sich mit der Plantafel graphisch auswerten und verschaffen damit in der Fertigungsplanung die nötige Übersicht. Bereits im Vorfeld lassen sich die Produktionsaufträge genau planen. Im Nachhinein erfolgt eine saubere Nachkalkulation, was eine transparente und zuverlässige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermöglicht.  Die Zuordnung von Einzelkosten, Gemeinkosten und Summenpositionen erfolgt bei Herba-Plastic auf Basis definierter Schlüssel, die in der Vor- und Nachkalkulation individuell angepasst werden können. 

«Dass das neue ERP-System so rasch und reibungslos implementiert werden konnte, ist nicht zuletzt der kompetenten Beratung von myfactory als Softwarehersteller zu verdanken. Konfiguration, Parametrierung, Datenmigration, Schulung und Support aus einer Hand zu erhalten, macht für uns das Thema Digitalisierung deutlich einfacher», ist Markus Gasser überzeugt. Mit myfactory hat Herba-Plastic alle wesentlichen Ziele erreicht, so das Fazit. Das System ist einfach in der Handhabung und bietet trotzdem eine Vielzahl an Möglichkeiten. Besonders froh ist man bei den Kunststoffspezialisten, dass das neue ERP extrem stabil ist und sehr wenig Pflegeaufwand erfordert. Die Mitarbeiter, so Markus Gasser, sind sehr zufrieden und alle positiv überrascht, wie schnell und einfach Sie mit dem neuen System zurechtgekommen sind: «Wir würden es jederzeit wieder so machen und sind glücklich über unsere Entscheidung mit myfactory». Nicht stehenbleiben lautet die Devise von Herba-Plastic – auch in Sachen ERP. Als nächster Schritt ist die Integration des Webshops in myfactory geplant. Nichts scheint unmöglich. 

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