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Alle Artikeldaten im Griff?

Sind Ihre Artikeldaten den heutigen Anforderungen gewachsen? Ausführliche Informationen zu Artikeln in allen Branchen und Wirtschaftssektoren werden immer wichtiger. Der Vertrieb von Konsum- und Investitionsgütern ohne hochwertige Artikeldaten ist nur schwer möglich. Dank geeigneter Softwarelösungen kann der Aufwand für Pflege und Verwaltung von Artikeldaten stark reduziert und damit die Kosten minimiert werden. Durch die vereinfachte Pflege werden Artikelsortimente zudem schneller am Markt verfügbar.
 
Qualitativ gute Produkte zu passenden Preisen im richtigen Markt zu positionieren, reicht heute nicht mehr. Potenzielle Käufer erwarten bei der Auswahl und dem Kauf von Produkten und Leistungen detaillierte, qualitativ hochstehende Informationen. Neben den rein technischen Informationen werden zusätzlich Detailansichten, Anwendungsbilder und Animationen erwartet. Diese veränderten Anforderungen, welche bis anhin nur für Konsumgüter bekannt waren, haben unterdessen auch bei Investitionsgütern Einzug gehalten. Damit stehen sowohl Händler wie auch Anbieter vor der Herausforderung, Artikeldaten in hoher Qualität bereitzustellen.
 
(Bild: Kentoh, shutterstock.com)
 
 

Qualität der Artikeldaten ist zentral

Durch die Digitalisierung können Arbeitsabläufe effizienter, günstiger, schneller und mit hoher Prozessqualität abgewickelt werden. Damit Digitalisierungsprojekte den erwarteten Nutzen bringen und die versprochene Effizienzsteigerung erreicht wird, müssen Stammdaten von hoher Qualität verfügbar sein. Ist diese ungenügend, können digitalisierte Prozesse nur durch menschliche Intervention funktionieren, was die Effizienz und die Zuverlässigkeit der betroffenen Prozesse stark reduziert. So funktioniert zum Beispiel die automatisierte Zuweisung und Verbuchung von Kreditorenrechnungen nur, wenn sowohl die Daten der Kreditoren wie auch die der Artikel vollständig gepflegt sind. Damit ein digitalisierter Aftersales-Prozess funktioniert, müssen Informationen über die bei den Kunden installierten Geräte korrekt hinterlegt und für den Prozess digital verfügbar sein. Ohne diese Informationen kann ein solcher Prozess kaum oder nur bis zu einem sehr geringen Grad digitalisiert werden.
 
Für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte sind Stammdaten zentral. Der Verwaltung und Pflege kommt dabei grosse Bedeutung zu. Oft werden diese Aufgaben mittels Excel erledigt. Diese vermeintlich einfache und günstige Variante erweist sich aber als ineffizient, sobald grössere Mengen von Artikel gepflegt oder mehrere Personen auf die Daten zugreifen müssen. Sollen die Daten gar in unterschiedlichen Formaten für Verkaufs-Plattformen oder für mehrere Kunden (in unterschiedlichsten Formaten) verfügbar gemacht werden, steigt die Gefahr, dass die Qualität der Daten abnimmt und der Aufwand zur Bereitstellung der Daten enorm gross wird. In solchen Fällen lohnt sich der Einsatz einer «Produkt Information Management»-Software (PIM) auch für KMU, da der Nutzen die Kosten schnell rechtfertigt. Waren bis anhin PIM-Lösungen vorwiegend bei grossen Unternehmen im Einsatz, gibt es heute auch passende Lösungen für KMU.
 
 

Funktionen von PIM Lösungen 

Die am Markt verfügbaren Lösungen bieten unterschiedliche Funktionen. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz gibt es heute beeindruckende Möglichkeiten, zum Beispiel bei der Bilderkennung. Für den Einsatz bei KMU genügen meistens die Basisfunktionen von PIM-Lösungen. Die folgenden Funktionen sind heute in jeder Lösung verfügbar und bilden das Fundament für den Einsatz einer PIM-Software.
 
 

Einfacher Import von Artikel

Der Import von neuen Artikeln oder kompletten Sortimenten erfolgt über spezielle Import-Funktionen. Damit können Daten von unterschiedlichen und z. T. konfigurierbaren Quellen und Formaten einfach und teilweise automatisiert durchgeführt werden. 
 
 

Zuweisung von Artikelinformationen 

Sind beim Import von Artikeldaten nicht alle Informationen komplett verfügbar bzw. bekannt, können diese mittels Zuweisungen von Informationen auf der Basis von Regeln ergänzt werden. Durch eine Zuweisung kann z. B. hinterlegt werden, in welchen Artikelkategorien der Artikel im Webshop dargestellt werden soll, oder welchen Kundengruppen der Artikel zum Kauf angeboten wird. 
 
 

Aktualisierung von Artikeln

Artikel und Sortimente müssen laufend neuen Anforderungen angepasst werden können. Damit die Aktualisierungen nicht manuell zu erfolgen hat, verfügen PIM-Lösungen über Funktionen, mit welchen Artikel oder Artikelgruppen in Massen aktualisiert werden können. Dadurch kann der zeitaufwändige, manuelle Pflegeaufwand stark reduziert werden.
 
 

Export von Artikeldaten

Artikeldaten müssen in unterschiedlichen Formaten in unterschiedlicher Qualität für Umsysteme, Kunden und Plattformen verfügbar gemacht werden können. Der Export von Artikeldaten muss dabei inkrementell (nur veränderte Datensätze) oder komplett erfolgen können. Mit PIM-Lösungen kann der Export von Artikeldaten abhängig vom Datenbezüger unterschiedlich strukturiert und in verschiedenen Formaten ausgegeben werden. Dabei lässt sich pro «Export-Kanal» festlegen, welche Daten in welcher Qualität exportiert werden. Auch die Auflösung und Grösse von Bildern kann für jeden Export unterschiedliche definiert werden. 
 
 
PIM- und ERP-Systeme im Vergleich (Tabelle: Roger Busch)
 
 

Und das ERP?

In modernen Systemarchitekturen bilden ERP-Systeme den Kern und stellen die zentrale Datenhaltung sicher. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielt das ERP daher eine wichtige Rolle. Die Anforderungen an die Qualität und Ausprägung von Daten werden im ERP durch die zu unterstützenden Prozesse bestimmt. Soll mit einem solchen System z. B. der Produktionsprozess gelenkt werden, müssen die Stammdaten so gepflegt sein, dass dieser Prozess möglichst effizient und einfach abgewickelt werden kann. 
 
ERP-Lösungen, welche zur sicheren und stabilen Abwicklung von Geschäftsprozessen entwickelt und betrieben werden, sehen sich mit der im E-Commerce und Verkauf herrschenden Dynamik in Bezug auf Veränderungen an die Anforderung des Datenmodells vor grosse Herausforderungen gestellt. Für den Verkauf und die Präsentation auf Web-Plattformen werden heute weit mehr Informationen zu Produkten verlangt. Weil die Erfassung und Pflege dieser Informationen in einem klassischen ERP nur mit grossem Aufwand möglich sind, werden diese Daten heute oft ausserhalb der ERP-Systeme verwaltet und verfügbar gemacht. 
 
Wenn ein Upgrade einer ERP-Lösung notwendig ist, weil z. B. ein neues Sortiment erfasst werden soll und dazu die Abbildung neue Datenfelder notwendig wird, übersteigt der finanzielle und zeitliche Aufwand für die Systemanpassung meist den Nutzen. Steht in einem solchen Fall keine PIM-Lösung zur Verfügung, bleibt oft nur der Weg, neben dem ERP noch eine oder mehrere Excel-Dateien zu unterhalten. 
 
 

Effizienz dank PIM-Lösungen auch für KMU

Durch den Einsatz von PIM-Systemen kann die Pflege und Verwaltung von Artikeldaten auch in kleineren Unternehmen vereinfacht werden. Der Einsatz solcher Lösungen ist in einem der folgenden Fälle gerechtfertigt:
 
  • Umfangreiche, schnell drehende Sortimente
    Verändern sich Sortimente schnell und weisen eine hohe Varianz auf, dann rechnet sich der Einsatz von PIM-Systemen, weil durch deren Einsatz der Import und die Pflege von Artikeldaten vereinfacht und die «Time-to-Market» für neue Sortimente verkürzt wird.
  • Hohe Datenvielfalt
    Müssen viele unterschiedliche Informationen zu Artikel gepflegt oder umfangreiche digitale Informationen zu Artikeln hinterlegt und verfügbar gemacht werden, so unterstützen PIM-Systeme durch einfaches Ergänzen von Artikelinformationen und Funktionen den Umgang mit digitalen Informationen (z. B. Bilder).
  • Hohe Anzahl Zielsysteme (Konsumenten)
    Müssen Artikeldaten für verschiedene Zielsystemen, wie z. B. Onlineversandhändler, Marktplätze, Grosshändler oder Webshops verfügbar gemacht werden, kann eine PIM-Lösung auch bei einer kleinen Artikelmenge wertvolle Dienste leisten. Mit den Exportfunktionen lassen sich Artikeldaten in unterschiedlichen Formaten automatisiert oder teilautomatisiert zur Verfügung stellen. Damit wird gewährleistet, dass jeder «Datenkonsument» die benötigten Daten zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Format erhält.
 
 

Fazit

Die steigenden Anforderungen an Artikeldaten stellen grosse Herausforderungen an alle Unternehmen, die an der Wertschöpfungskette beteiligt sind. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse werden zudem qualitativ hochstehende Artikeldaten benötigt. Durch den Einsatz von PIM-Systemen kann diesen Herausforderungen auch im KMU-Umfeld begegnet werden. PIM-Systeme ergänzen ERP-Systeme durch spezialisierte Funktionen für die Verwaltung und Pflege von Artikeldaten und deren digitalen Informationen.
 
 
 

Der Autor

Als Inhaber der busch-consulting GmbH unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von ERP- und PIM/MAM-Lösungen. Roger Busch verfügt über langjährige Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und ist mit seiner breiten Berufs- und Projekterfahrung ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen.
 
 

 

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