Digitale Prozesse sorgen für mehr Effizienz bei Gerüstbauer

Als führende Dienstleisterin plant und realisiert die Roth Gerüste AG zertifizierte Lösungen nach höchstem Sicherheitsstandard in der Schweiz – von Wohnhäusern über Grossüberbauungen und Fassadengerüste bis zur Sicherung von Brücken. Mit 21 Niederlassungen und rund 700 Mitarbeitenden gewährleistet das Unternehmen seinen Auftraggebern eine schnelle und effiziente Abwicklung der gemeinsamen Projekte ganz nach ihren Wünschen. 

Um ihren Auftraggebern auch weiterhin innovativen und hochqualitativen Service bieten zu können, hat sich die Roth Gerüste AG dazu entschlossen, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Besonders die papierbasierte Verarbeitung eingehender Rechnungen sollte im Zuge dessen durch ein digitales Dokumentenmanagement inklusive automatisiertem Eingangsrechnungsmanagement ersetzt werden. 

«Bei 21 Niederlassungen wanderte eine Vielzahl an Rechnungen innerhalb der Niederlassungen händisch von Schreibtisch zu Schreibtisch. Mitunter kamen Rechnungen auch im Hauptquartier an, die wir dann an die entsprechende Niederlassung per Post versenden mussten – ein langsamer und umständlicher Prozess, der uns viel Zeit gekostet hat», erinnert sich Alexander Lehmann, CFO der Roth Gerüste AG. Trotz interner Vorgaben kam es auch bei digital eingehenden Rechnungen immer wieder zu zeitaufwendigen manuellen Suchen: «Sie können sich vorstellen, dass die Ablage bei 150 aktiven PC-Usern nicht immer ganz so stattfand, wie man sich das vorstellt und dann war die Sucherei natürlich mühsam», blickt Herr Lehmann auf die Entscheidung zur Prozessoptimierung zurück.

Die ACTIWARE Schweiz konnte die Roth Gerüste AG nicht nur mit der ELO ECM Suite, sondern auch mit seiner Expertise in der nahtlosen Integration an Microsoft Dynamics NAV und weitere Drittsysteme, wie das Qualitätsmanagement in SharePoint, überzeugen. Hierbei wurde auf das sogenannte Solution Template Trade zurückgegriffen. Die Solution Templates der ACTIWARE Schweiz ermöglichen einen schnellen und kostensparenden Weg der Projektrealisierung auf Basis vorgefertigter Standards. Das Projektgeschäft der Roth Gerüste AG erforderte allerdings eine Individualisierung am Solution Template Trade: Die ACTIWARE Schweiz konfigurierte die Standards, sodass neben der Anbindung an das eingesetzte ERP-System Microsoft Dynamics NAV auch Projektdossiers problemlos angebunden werden konnten.

Neben der erfolgreichen Digitalisierung des Eingangsrechnungsmanagements wurde auch das Vertragsmanagement mithilfe der ACTIWARE Schweiz optimiert. Mit der Business Solution ELO Contract wurde der gesamte Vertragslebenszyklus bei der Roth Gerüste AG digitalisiert – von der Erstellung über die Verwaltung und das Monitoring bis zur Archivierung.

Vom Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zum Freigabeprozess von Rechnungen: Die gesamte Rechnungsverarbeitung wurde durch die ACTIWARE Schweiz digitalisiert. Mit dem ELO Doc-Xtractor und der ELO Business Solution Invoice werden eingehende Rechnungen und Belege automatisch bei der Roth Gerüste AG erfasst und per Workflow an die entsprechenden Bearbeiter in den Niederlassungen zur Rechnungsprüfung weitergeleitet. Mit ELO konnte die Roth Gerüste AG nicht nur die manuellen Bearbeitungszeiten und Prozesskosten signifikant senken, sondern auch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeitenden dank nachvollziehbarer Archivierung und einfacher Suchfunktionen optimieren.

Als ECM-Experte & ELO-Partner unterstützt ACTIWARE Schweiz Unternehmen in ihren Digitalisierungsprozessen – schnell, einfach & auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten. Kunden profitieren von der Automatisierung ihrer Dokumentenprozesse, dem ganzheitlichem Informationsmanagement, der nahtlosen ECM-Integration und von vorgefertigten Business-Apps. Die Produkte steigern den Nutzungsgrad von ERP-Systemen und Fachanwendungen erheblich.

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