Digitaler Posteingang – intelligent und effizient

Bleibt die tägliche Briefpost im Unternehmen liegen? Ist die Verarbeitung der eingehenden Post träge, kostspielig oder gehen gar Sendungen verloren? Ein digitaler Posteingang schafft Abhilfe.
 
 
Die tägliche Briefpost wird digitalisiert und kann danach schnell weiterverarbeitet werden (Bild: Arcplace).
 
 
Mit einem digitalen Posteingang lässt sich eine zentrale Eingangspforte schaffen, die es erlaubt, eingehende papierbasierte und digitale Informationen so zu erfassen, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt, nachvollziehbar bearbeitet und letztendlich rechtskonform archiviert werden können. 
 
 

Leicht – smart – individuell

Mit dem standardisierten Posteingang «Service Light» von Arcplace erhalten Unternehmen die tägliche Briefpost auf dem digitalen Weg und können sie so schnell und einfach weiterverarbeiten. Der «Service Smart» geht einen Schritt weiter und bietet eine schlanke, automatisierte und skalierbare Prozesslösung für die tägliche Verarbeitung der Eingangspost. Nebst physischen Sendungen können dabei auch elektronische Sendungen – beispielsweise empfangen via E-Mail – verarbeitet werden. Weiter können komplett individualisierte Lösungen realisiert werden, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens passgenau gebaut werden und möglichst hohe Skaleneffekte bieten. 
 
 

Stetige Optimierung mit Unterstützung von KI

Bei allen Service-Varianten werden die physischen Dokumente im Arcplace Scan & BPO Center eingescannt, anschliessend klassifiziert und extrahiert. Dabei spielt der Einsatz modernster Technologien bei der Klassifizierung der Posteingangsdokumente eine wichtige Rolle, da diese mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz (KI) in Form von «Machine Learning» arbeiten. Im Vorfeld ist ein «Antrainieren» der Lösung mit Beispieldokumenten notwendig. Das System lernt im Betrieb ständig dazu und diese Klassifizierungsintelligenz kann erweitert werden – zum einen mit der Verbesserung dank «Self Learning», zum anderen durch die Hinzunahme neuer Dokumenttypen. Diese Technologien werden so genutzt, dass sich die Lösung stetig optimiert, die Sachbearbeiter dadurch von den manuellen Tätigkeiten entlastet und Prozesse weiter automatisiert werden. Ein detailliertes und dynamisches Reporting gewährleistet zudem die volle Transparenz über die Verarbeitungsmengen und Automatisierungsraten.
 
Die digitalen Posteingangslösungen können in-house implementiert, als kompletter Service oder in einer Mischform bezogen werden. Arcplace digitalisiert seit 2011 erfolgreich Posteingänge und verarbeitet mit ihren Services mehrere tausend Briefsendungen täglich. Dabei setzt das Unternehmen auf hochmoderne Infrastruktur, State-of-the-art-Technologieansätze basierend auf künstlicher Intelligenz sowie moderne Reporting- und Statistik-Tools.
 
 

Warum sich umsteigen lohnt

  • Schnellere Reaktionszeiten bei Kundenanfragen
  • Verringerte Prozessdurchlaufzeiten
  • Zeit- und ortsunabhängigen Zugriff
  • Wertvolle Kostenersparnisse
  • Führen eines Papierarchivs entfällt
  • Fehlerquellen werden eliminiert
  • Einhaltung von Compliance-Vorschriften
 

Case Study: Profond sorgt vor mit dem Digitalen Posteingang Service «Light»

 
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