Im Jahr 2024 ist die Digitalisierung schon weit fortgeschritten, in vielen Bereichen unseres Lebens ist sie längst Alltag. Doch in einer Abteilung dominiert noch oft das Analoge: In der Buchhaltung. Und das hat (vermeidbare) Konsequenzen für die Unternehmen. Es ist höchste Zeit, dass die Hürden der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) für die digitale Buchführung entfernt werden und KMU das volle digitale Potenzial nutzen können.
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Vieles hat sich im Laufe der letzten fünfzehn Jahre verändert: Wir streamen Netflix auf unsere Handys, tauschen Erinnerungen über Instagram aus, arbeiten in Webmeetings mit unseren Kunden zusammen, lassen die KI Texte schreiben und bearbeiten Word-Dateien in der Cloud.
Trotz all dieser technischen Errungenschaften setzen viele Unternehmen beim Versand und Empfang von Rechnungen jedoch noch immer auf Papier. Das Höchste der Gefühle ist der Versand einer PDF-Datei. Warum werden die Daten zwischen Verkäufer und Käufer nicht direkt und digital zwischen den Buchhaltungsprogrammen ausgetauscht?
Klassische Buchführung ist aufwendig
Umfragen, ja sogar Studien belegen es: Noch immer erhalten KMU 70 bis 80 Prozent der Belege in Papierform – eigentlich ist das kaum zu glauben. Viele drucken tatsächlich auch PDF-Rechnungen aus und lagern meterweise Ordner in ihren Archivräumen. Dabei ist die Miete des Archivs noch richtig günstig im Vergleich zu den ganzen Arbeitskosten, die der Papierkrieg verursacht.
Wie verschwenderisch wir mit der wertvollen Zeit von Mitarbeitenden umgehen und von wie vielen fehleranfälligen Medienbrüchen die Buchführungsarbeit in den meisten KMU gekennzeichnet ist, zeigt folgender Prozess:
- Der Verkäufer schreibt auf dem Computer eine Rechnung für eine Dienstleistung.
- Die Rechnung druckt er aus, verpackt sie in ein Couvert, klebt eine Briefmarke drauf und bringt sie zur Post.
- Die Post transportiert die Rechnung in den Briefkasten des Käufers.
- Der Empfänger leert den Briefkasten bzw. das Postfach, packt die Rechnung aus und bringt diese zur Buchhaltung – sofern sie nicht noch visiert werden muss.
- Die Buchhalterin tippt die Rechnung ab und verbucht sie.
- Die Buchhalterin tippt IBAN, den Rechnungsempfänger und den Betrag im E-Banking ab.
- Ist die Zahlung ausgeführt, ordnet die Buchhalterin die Zahlung einem Kreditoren zu und tippt den Betrag erneut ab.
Dabei könnte es doch viel einfacher sein...
Welche Potenziale birgt die digitale Buchführung?
Das Potenzial schöpft ein Unternehmen längst nicht aus, indem es Papierrechnungen beim Posteingang einscannt. Um die Buchhaltung zu revolutionieren, muss der Prozess hinsichtlich der technischen Möglichkeiten radikal optimiert werden.
Daten könnten digital und medienbruchfrei zwischen Buchhaltungsprogrammen ausgetauscht werden. Die Buchführungsarbeit liesse sich vollständig eliminieren. Einzig ein Freigabeprozess durch den Käufer wäre noch notwendig. Alles andere, von der Verbuchung über die Nachführung des Lagers hin zur Zahlungsabwicklung, könnte vollautomatisch erledigt werden.
Schon längst gibt es E-Rechnungsstandards, die sich für eine medienbruchfreie Verarbeitung hervorragend eignen würden. Zum Beispiel das ZUGFeRD-Format, das viele Vorteile bietet: Diese PDF-Rechnung beinhaltet zusätzlich ein maschinenlesbares XML mit den gesamten Rechnungsinformationen. ZUGFeRD eignet sich für jeden Rechnungsempfänger, egal ob er Rechnungen maschinell oder manuell verarbeitet, egal ob er ein Endkunde oder ein Geschäftskunde ist.
Dennoch haben sich die neuen technischen Möglichkeiten bei KMU bisher nicht durchgesetzt. Um einem Standard zum Durchbruch zu verhelfen, braucht es einen Netzwerk-Effekt: Je mehr Unternehmen auf E-Rechnungen setzen, desto grösser der Nutzen für alle, die den Standard verwenden.
Wieso also ist die Buchhaltung noch immer nicht digital, während die meisten anderen Bereiche längst digitalisiert wurden? Es liegt an der Regulierung des Bundes!
Digitalisierungsfeindliche Gesetze
Die Archivierung von Buchungsbelegen wird in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt. Diese stammt jedoch aus dem Jahr 2013 und ist demnach komplett veraltet. Doch trotz eines politischen Efforts, diese zu reformieren, wurde das Anliegen im Parlament versenkt. Und so bestimmt Artikel 9 der GeBüV noch immer, dass die Unterlagen auf Papier, Mikrofichen oder unveränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden müssen.
Auf einer Harddisk, einem USB-Stick oder in der Cloud dürfen Buchungsbelege nur dann archiviert werden, wenn sie z. B. mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen sind, ominöse «weitere Vorschriften» eingehalten werden und der gesamte Vorgang in einem Logfile protokolliert wurde.
Der verbreitetste unveränderbare Datenträger ist die CD-ROM. Wer einen uralten PC besitzt, hat vielleicht noch das «Glück», mit einem CD-ROM-Laufwerk arbeiten zu können. Die erwartete Haltbarkeit einer CD-ROM beträgt allerdings nur maximal fünf bis zehn Jahre. Die Archivierung wiederum muss über elf Jahre sichergestellt werden.
Aus diesen Gründen noch immer erste Wahl: Papier!
Lösungen für digitale Signaturen sind teuer, kompliziert bei der Einrichtung als auch in der Anwendung. Und sie erfordern IT-Know-how, deshalb finden sie kaum Verbreitung in den KMU. Welcher Handwerker will sich schon mit digitalen Signaturen beschäftigen?
Deshalb gilt heute: Wer bei Steuerkontrollen auf Nummer sicher gehen und mit wenig Zusatzkosten auskommen will, archiviert seine Buchhaltung weiterhin auf Papier. Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen erübrigen sich damit und der Netzwerk-Effekt führt dazu, dass wir alle beim Papier bleiben.
Ein Test beim Treuhandunternehmen lohnt sich. Mit hoher Wahrscheinlichkeit würden Treuhandfachleute empfehlen, die Papiere aufzubewahren. Elektronische Belege nicht GeBüV-konform auf der Harddisk oder in der Cloud zu speichern, wird als Risiko bewertet. Bei Steuerkontrollen oder Revisionen der Sozialversicherungen hat das nicht konforme Unternehmen das Nachsehen. Möglicherweise werden Abzüge aufgerechnet. Das passiert allerdings selten, da die Praxis der Steuerbehörden eher locker ist. Keine Treuhänderin wird einem Kunden jedoch mit gutem Gewissen empfehlen, sich nicht an Verordnungen zu halten.
Wer wundert sich unter diesen Umständen, dass viele KMU an ihrer Papierbuchhaltung festhalten? Ein digitaler Standard kann sich so nicht durchsetzen. Als Folge geben KMU weiterhin viel Geld dafür aus, längst erfasste digitale Daten erneut vom Papier abzutippen.
Es ist an der Zeit, endlich einen Schritt zu tun und die Buchhaltung in die digitale Welt zu transformieren. Die Hürden für die digitale Buchhaltung der Geschäftsbücherverordnung sind viel zu hoch.
Digitalisierte Buchhaltung dank Treuhandunternehmen
Doch solange das nicht der Fall ist, kann es sich für ein KMU lohnen, seine Buchhaltung an ein digitalisiertes Treuhandunternehmen auszulagern. Dieses kann die Unterlagen revisionssicher digital aufbewahren und sämtliche Buchungen weitgehend automatisiert übernehmen. Die Fachleute im Unternehmen brauchen sich dann nicht mehr mit diesen repetitiven und auch langweiligen Aufgaben zu befassen und können sich auf spannendere Arbeiten konzentrieren.
Nicht nur nehmen die Spezialistinnen und Spezialisten beim Treuhänder die Buchungen vor, dank moderner IT-Lösungen können sie auch wertvolle Kennzahlen liefern und bei der Strategieplanung beratend zur Seite stehen. Mit einem neutralen Blick von aussen können sie wertvolle Inputs geben, aber auch kritische Fragen stellen. Sie stellen so oft auch einen wertvollen Sparringpartner dar.
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Zum Autor
Yves Helbling ist Geschäftsführer der Run my Accounts AG