ERP als Erfolgsfaktor – 5 Tipps für mehr Effizienz in Ihrem KMU

Es gibt einige Tipps, um durch den Einsatz der richtigen Tools und Prozesse Kosten zu sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens unmittelbar zu erhöhen.

Die zeitliche Ressource von Personal ist heutzutage eines der knappsten und teuersten Güter in einem KMU. Je effizienter die Prozesse laufen und je mehr Prozesse nahtlos und teilautomatisiert ineinandergreifen, desto mehr Zeitressourcen werden wieder frei.  Um dieses Ziel zu erreichen, müssen im ersten Schritt die Prozesse des eigenen Unternehmens verstanden und durchleuchtet werden. Nach der Auswertung können Sie mit der Optimierung beginnen.  

Die nachfolgende Grafik zeigt auf, wo Zeitverluste und Fehler im Kreditorenprozess entstehen können: 

 

Kreditorenrechnungen werden von Lieferanten an eine E-Mail-Adresse (z.B. rechnung@kmu.ch) gesandt. Das System erkennt die Rechnungen automatisch, sichert diese in einem rechts- und revisionssicheren Archiv und extrahiert alle relevanten Rechnungsinformationen mittels Text-Erkennung. Anhand vordefinierter Regeln wird die Rechnung automatisiert an die zuständigen Mitarbeiter*innen weitergeleitet, die per Knopfdruck entscheiden, ob die Rechnung bezahlt werden soll. Falls weitere Genehmigungen erforderlich sind, werden die Zuständigen nach individuell konfigurierbaren Kriterien benachrichtigt. Rechnungen mit Bestellbezug können ohne manuelles Zutun gebucht und bezahlt werden, wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt. Belege lassen sich über die App mit dem Firmenhandy scannen, werden sofort digital archiviert und rechts- und revisionssicher abgelegt.

So kann der Kreditorenprozess weitgehend automatisiert, Buchhalter*innen von eintönigen Tipparbeiten entlastet und die Qualität und Geschwindigkeit des Prozesses enorm erhöht werden. 

Am Ende des Monats ist es wieder so weit: Die Zeit, in der die Leistungen an die Kunden verrechnet werden und die Mitarbeiter*innen einen Überblick über die Stunden erhalten. Ohne digitale Hilfsmittel ist dieser Prozess fehleranfällig und zeitaufwändig. 

Alle Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit digital. Hierfür loggen sich die Mitarbeitenden im Browser oder auf dem Handy ein und können direkt auf interne oder Kunden Projekte rapportieren. 

Ferienanträge können direkt im System gestellt und per Knopfdruck von den zuständigen Mitarbeitenden oder Vorgesetzten freigegeben werden. 

So wird der Prozess beschleunigt und Vorgesetzte haben stets im Blick, welche Mitarbeitenden wann nicht da sind, wie viel Überzeit und wie viel Ferienguthaben noch vorhanden ist. 

Wer kennt es nicht? Die Suche nach Dokumenten, Verträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen nimmt zu viel Zeit in Anspruch und ist nicht wertschöpfend.

Dokumente von verschiedenen Abteilungen (z. B. Buchhaltung, Auftragsverarbeitung) wie auch verschiedenen Sourcen (z. B. ERP System, CRM System, Produktionsplanung) werden in ein zentrales System zur Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagement-System, auch DMS oder ECM genannt) gespeichert. So können relevante Dokumente zu einem Geschäftsfall von allen Mitarbeitenden einfach gefunden werden, ohne dass die einzelnen Systeme geöffnet sein müssen.

Zudem haben Sie immer die Sicherheit, dass alle Dokumente rechts- und revisionssicher gespeichert und nach festgelegter Frist auch gelöscht werden. Da keine, oder zumindest weniger, analoge Dokumente benötigt werden, trägt ein DMS / ECM zum Umweltschutz bei und verringert den CO2-Fussabdruck der Unternehmung merklich.

Kundeninformationen sind in verschiedenen Systemen und Listen gespeichert. Auswertungen dauern lange und die Qualität ist mangelhaft. 

Die Beziehung zwischen Kunden und Unternehmen ist vielschichtig. Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) dient dabei als Grundlage, diese Beziehung zu verstehen und so die richtigen Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. So wird strukturiertes Arbeiten im Vertrieb sowie die nachhaltige und langfristige Planbarkeit auf Führungsebene ermöglicht. 

In unserer heutigen, digitalen Welt nutzen wir viele verschiedene Systeme und Tools. Da keine Single Source of Truth vorhanden ist, führt dies zu doppelter Datenspeicherung und erhöht die Fehlerquote. 

Ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning System) ist die zentrale Software für Unternehmen, in der alle wichtigen Daten gesammelt und verarbeitet werden. Das passende ERP-System ist die Grundlage für Ihre Unternehmensaktivitäten und somit die Basis für den Erfolg. Wägen Sie gut ab, ob für Sie und Ihre Unternehmung eine All-In-One Lösung die richtige ist, oder ob Sie eine Speziallösung mit weiteren Teillösungen und Add-ons, die optimal auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist, die bessere Wahl ist. 

Stellen Sie sich auch die Frage, wo die Lösung betrieben werden soll? In der Cloud? Sind die Daten weiterhin in der Schweiz? Oder doch lieber On-Premise?

Yves-Alain Dufaux ist Mitglied der Geschäftsleitung und Verwaltungsrat bei bossinfo.ch AG