Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet alle wichtigen Funktionen eines ERP-Systems für KMU und sorgt für eine schnelle Vernetzung der einzelnen Unternehmensbereiche. Diese praktischen Basisfunktionalitäten lassen sich durch Experten-Tools weiter optimieren. So schliesst etwa die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems gleich mehrere Funktionslücken. Doch wie lassen sich die beiden Systeme erfolgreich integrieren und welche konkreten Vorteile bringt das für die Unternehmen mit sich?
(Bild: PROXESS)
PROXESS, der Experte für digitale Dokumentenprozesse, gibt Aufschluss und beschreibt in seinem neuen kostenlosen Whitepaper anschaulich, wie der Standardumfang von Dynamics 365 Business Central um eine rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows erweitert werden kann. Der Lösungsanbieter informiert nicht nur über das grosse Einsparpotenzial in Bezug auf die Arbeitszeit und Personalkapazitäten sowie die massgebliche Reduzierung von potenziellen Fehlerquellen. Vielmehr veranschaulicht PROXESS die vereinfachten, automatisierten Abläufe bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit Business Central und gibt obendrein Tipps zur generellen Einführung einer solchen Lösung im Unternehmen.
DMS als Brückenbauer zwischen On-Premises und Cloud
Noch ist eine On-Premises-Installation von Business Central mit eingeschränkten Funktionen möglich, aber die Zukunft liegt in der Cloud. Im Whitepaper widmet sich PROXESS auch diesem Thema und beschreibt die Vorteile einer DMS-Integration in hybriden Systemumgebungen. So wird die Frage geklärt, wie mit Hilfe eines innovativen Schnittstellen-Tools, das in der Kommunikation mit allen verbundenen IT-Systemen als eine Art Dolmetscher fungiert, dieser Transformationsprozess unterstützt wird.
Rechtskonformes digitales Archiv
Der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. PROXESS zeigt im Whitepaper wie durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert werden. So werden Dokumente und Vorgänge auch Jahre später schnell gefunden und sind aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar.
Auch zusätzliche Aspekte, zum Beispiel wie in der Business-Central-Benutzeroberfläche weitere Dokumente – E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang mit korrekter Verschlagwortung per Drag & Drop hinzufügt werden können, werden beleuchtet.
Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein stark standardisierter Arbeitsprozess, der in der Praxis oft noch papierlastig durchgeführt wird. Hier liegt ein besonders grosses Potenzial zur Optimierung, denn durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse können Zeitressourcen eingespart und Fehlerquellen minimiert werden. Während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration eines fortschrittlichen DMS im Idealfall eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung. Auch diese Prozessabläufe inklusive aller Optionen und Vorteile werden im Dokument exemplarisch umrissen.
Das Whitepaper mit dem Titel „DMS und digitaler Rechnungseingang mit Dynamics 365 Business Central – Wie Sie mit rechtssicherer Archivierung und Eingangsrechnungsworkflow in Dynamics 365 Business Central durchstarten“ steht ab sofort kostenlos auf der Webseite von PROXESS zur Verfügung.