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Workforce Management: Flexibilität in guten und schlechten Zeiten

Die Corona-Krise ist eine der grössten, mit denen wir je zu kämpfen hatten. Sie gefährdet nicht nur Gesundheit und Leben, sie lässt auch die Wirtschaft in einer bisher nicht bekannten Dimension straucheln. Schliessung ganzer Geschäftszweige, Engpässe bei Lieferketten, Produktionsausfälle, Auftragsstopps, geschlossene Läden oder verkürzte Öffnungszeiten belasten Unternehmen über alle Branchen hinweg. Das schrittweise Hochfahren der Wirtschaft stellt Organisationen vieler Branchen vor weitere Herausforderungen. Auf der Personalangebotsseite klaffen große Lücken – wegen Krankheit, Kinderbetreuung und letztlich auch wegen der Hygieneregeln und Schutzmaßnahmen. Und auch beim Personalbedarf ist die Volatilität oft höher als in Normalzeiten. In der aktuellen Ausnahmesituation sind agile Personalstrukturen und die Möglichkeiten einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung fast noch wichtiger als in guten Zeiten. Der folgende Beitrag fasst zusammen, warum. 
 
 
(Bild: atoss)
 
 

App ins Home Office

Das Infektionsrisiko kann minimiert werden, indem man Mitarbeitende ins Home Office schickt oder eine Split Organisation bzw. Schichtplanung mit physischer Distanz einzelner Teams aufbaut. Gleichzeitig muss jedoch, und das stellt eine grosse Herausforderung dar, die Überlebensfähigkeit des Unternehmens gesichert werden. Dabei ist trotz aller gebotenen Eile eines ganz wichtig: Diese fundamentale Prozessänderung muss bedacht und nachhaltig erfolgen, um nicht zusätzliches Chaos zu erzeugen. Mit mobilem Workforce Management und intuitiven Self Services lassen sich Remote Working Prozesse effizient und sicher in die Praxis umsetzen, ob Zeiterfassung von Zuhause, Krankmeldung oder Beantragung und Genehmigung von Absenzen. Gleichzeitig entsteht Transparenz über Zeitkonten und Urlaubssalden.
 
 

Mehr Flexibilität …  

Der wirtschaftliche Einsatz der Arbeitszeit und letztlich die Verhinderung von Stellenabbau kann durch verschiedene Flexibilisierungsinstrumente wirksam gesichert werden. Hier kommen die Vorschläge zum Tragen, die aktuell von Behörden offiziell empfohlen werden: Individueller Umgang mit Arbeits- und Urlaubszeiten in Absprache mit dem Arbeitnehmer. Eine professionelle Software für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung ist in dieser Situation eine grosse Hilfe. Dort sind aufgelaufene Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge transparent dokumentiert. Das bildet die Basis für eine optimierte sowie effiziente Planung und Steuerung des Personaleinsatzes. Sind keine positiven Salden bzw. Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten aufbauen und in guten Zeiten wieder abbauen. Das gibt in jedem Fall schon einmal Extra-Flexibilität. Ebenso möglich ist die Vereinbarung von Temporärarbeit oder Kurzarbeit. Um die aktuelle Krisensituation bestmöglich zu überstehen, ist es entscheidend, dass Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermassen zur Flexibilität bereit sind. Dabei bietet digitales Workforce Management eine wichtige Unterstützung.  
 
 

… und Transparenz rund um die Arbeitszeit 

Gerade die Umsetzung der Kurzarbeit erfordert umfassende Massnahmen, die mit digitalem Workforce Management effizient sicherzustellen sind. Die Arbeitszeit muss während der Kurzarbeit kontrollierbar sein, weshalb genaue Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen sind. Betroffene Arbeitgeber müssen daher über ein System zur Kontrolle bzw. Erfassung der Arbeitszeit verfügen, um auf das Kurzarbeitsmodell umzusteigen. Wird die Kurzarbeit genehmigt, gilt es die gekürzte Arbeitszeit zu definieren und die Differenz zur Sollzeit zu bestimmen. Nach dem Erfassen der tatsächlich geleisteten Stunden füllt die Software die gekürzte Arbeitszeit automatisch bis zur Sollzeit auf, das Arbeitszeitkonto wird automatisch ausgeglichen. Gekürzte und geleistete Arbeitszeit sind auf Knopfdruck in Reports sichtbar. Die für die Kurzarbeit relevanten Lohnarten werden automatisch generiert und an das Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Und zwar nicht nur für den vergangenen Monat, sondern auch für den aktuellen Monat.  Auch wenn trotz aller Vorsichtsmassnahmen ein Corona-Fall im Unternehmen auftritt, hat eine Workforce Management Lösung Mehrwert. Fehlgründe wie Quarantäne oder Infektion können in der Personaleinsatzplanung dokumentiert werden. Auf Wunsch warnt das System proaktiv nach einer bestimmten Anzahl von Krankheits- oder Fehltagen, so dass die Verantwortlichen rechtzeitig reagieren können. 
 
Organisationen aus dem Gesundheitswesen, dem Öffentlichen Dienst, dem Detailhandel oder der Logistik haben aktuell eine essentielle gesellschaftliche Bedeutung. Workforce Management bietet ein wirksames Instrument dafür, das operative Geschäft aufrecht zu erhalten und gleichzeitig Mitarbeitende, Kunden und Partner zu schützen.
 
 
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