Artikeldaten besser im ERP oder im PIM pflegen?

Für einen Verkäufer, egal ob mit Ladenlokal, Katalog oder Online, sind umfassende Artikeldaten das A und O, dies im Verkehr mit den Herstellern, den Händlern und auch mit der Kundschaft. Im E-Commerce spielen umfassende Daten aber eine noch etwas wichtigere Rolle. Doch wo werden diese Produktdaten gespeichert? Lieber im ERP oder doch besser im PIM? Oder in beiden Systemen? Und in welchen Fällen kommen PIM-Lösungen zum Einsatz und was ist ein PIM überhaupt? Wir bringen heute etwas Licht ins Dunkel.
 
 
Symbolbild: petrebels via Unsplash
 
 
Die Frage, ob die Artikeldaten lieber im ERP oder im PIM hinterlegt und gepflegt werden sollen, lässt sich nicht so einfach beantworten. Denn jedes System hat seine ganz spezifischen Aufgaben und deshalb heisst die Antwort wohl am ehesten:
 
 

Sowohl als auch... aber alles dort, wo es hingehört!

Um die Frage «wo gehören Artikeldaten hin, ins ERP oder ins PIM?» für jedes Unternehmen beantworten zu können, müssen die Funktionalitäten von ERP und PIM zuerst geklärt werden:
 

ERP-Systeme

Mit ERP-Software wird der Einsatz von Ressourcen (Arbeitskraft, Kapital und Material) in einem Unternehmen gesteuert. Für die Steuerung und Planung von Produktionsprozessen und die Kalkulation der Kosten sowie die Steuerung des Material- und Werteflusses sind korrekte Artikeldaten notwendig. 
 
Für Einkaufsartikel sind dies beispielsweise Informationen zu möglichen Lieferanten, Lieferbedingungen etc. Für Artikel, die im Unternehmen selbst produziert werden, sind andere detailliertere Informationen wie Stücklisten, Arbeitspläne und Prüfverfahren wichtig. 
Für die Automatisierung/Digitalisierung der Geschäftsprozesse werden ERP Lösungen mit den Systemen von Kunden und Lieferanten verbunden. Die Integration hat zum Ziel, die Abwicklung von Kundenaufträgen und Lieferantenbestellungen sowie den Geldfluss möglichst zu automatisieren. 
 

PIM Lösungen

Heute am Markt verfügbare PIM Lösungen können Artikeldaten auch für das Marketing und den Verkauf verwalten. Eine PIM Software sollte so eingeführt werden, dass die darin enthaltenen Artikeldaten immer medienneutral zur Verfügung stehen, egal ob die Daten online (z. B. E-Commerce) oder offline (Papierkatalog) verwendet werden. 
 
Die für den Verkauf und das Marketing sowie den Webshop notwendigen Artikeldaten sind umfangreicher als jene, welche für die Abbildung des Material- und Werteflusses notwendig sind. Neben technischen Informationen wie Länge, Breite, Höhe, Gewicht etc. sind dies z. B. unterschiedliche Texte in verschiedenen Sprachen, Bilder, Videos und weitere digitale Informationen.
 
Die Bezüger der Artikelinformationen haben, trotz heute verfügbarer Standards für den Datenaustausch wie beispielsweise eCl@ss, nach wie vor unterschiedliche Anforderungen an die Daten und die zu verwendenden Technologien und Datenaustauschformate. Mit einer PIM Lösung können diese Anforderungen erfüllt werden.
 
 

Funktionen von PIM Lösungen

Die am Markt verfügbaren PIM Lösungen beinhalten unterschiedliche Funktionen. 
 
Hier einige Beispiele:
 

Export von Artikeldaten

Aktuelle PIM Systemen stellen Funktionen für den Export von Artikeldaten zur Verfügung. In den Systemen können die zu exportierenden Artikel und/oder die Sortimentsgruppe ausgewählt werden. Die Exports können in der Form von Dateien den Datenkonsumenten zur Verfügung gestellt werden, alternativ sind auch Online-Abfrage zum Beispiel mittels REST APIs möglich.
 
Visuelle Informationen wie Bilder und Filme werden auch von einer PIM Lösung verwaltet und zur Verfügung gestellt. Die Umrechnung in unterschiedliche Bildformate, Grössen, Auflösungen usw. können dabei für jeden Kunden individuell konfiguriert werden. 
 

Anlage von Klassifikationen

Für die strukturierte Ablage von Artikeln und Sortimenten werden eines oder mehrere Klassifikationssysteme angelegt. Mit Hilfe der Klassifikation können z. B. Artikel mit der gleichen Funktion einheitliche Artikelmerkmale (Attribute) zugewiesen werden. Standardisierte Klassifikationssysteme wie beispielsweise BMEcat sind oft im Lieferumfang enthalten bzw. vorkonfiguriert. 
 

Import von Artikel und kompletten Sortimenten

Für den elektronischen Import von Sortimenten stehen Schnittstellen oder Importer zur Verfügung. Diese können unterschiedliche Dateiformate und Strukturen importieren und bestehende Sortimente aktualisieren oder ergänzen. Beim Import könne Artikelattribute sowie Attributwerte automatisiert zugewiesen werden.
 

Mapping von Artikelattributen

Sind die Daten erfolgreich importiert, erfolgt die Zuordnung in die Klassifikation des PIM Systems inklusive des notwendigen Mappings (Zuweisung) der Artikelattribute. Wird von einem Lieferanten die Farbe eines Artikels als «tiefrot» bezeichnet, kann mit Hilfe der Mappings der Wert «tiefrot» auf «rot» geändert und dem Attribut «Farbe» zugewiesen werden.
 

Massenaktualisierungen

In PIM-Lösungen erfasste Daten müssen einfach angepasst werden können, ob zusätzliche Attribute oder eine andere Klassifikation, ob für Gruppen oder einzelne Artikel. Damit diese zum Teil sehr umfangreichen Mutationen nicht manuell erfolgen müssen, bieten PIM-Systeme Funktionen, mit denen Massenupdates von Artikeldaten effizient möglich sind. 
 
 

Fazit

Mit PIM-Lösungen können Artikelinformationen einfach importiert, exportiert und gepflegt werden. Im Gegensatz zum ERP werden in PIM-Lösungen die Artikeldaten und weitere digitale Informationen so gepflegt, dass diese medienneutral in den Verkaufskanälen genutzt werden können. 
 
 

Wann ist der Einsatz einer PIM-Lösung sinnvoll?

Als PIM Systeme ausschliesslich für Papierkataloge verwendet wurden, waren solche Lösungen nur bei grösseren Unternehmungen im Einsatz. Mit der Digitalisierung der Verkaufsprozesse sind die Anforderungen an Artikelinformationen sehr stark gestiegen. 
 
In der Praxis zeigt sich, dass der Einsatz einer PIM Lösung auch für KMU in folgenden Fällen sinnvoll ist:
 

Umfangreiche Sortimente; schneller Wechsel

In Situationen, wo grosse Sortimente oft wechseln, ist die schnelle Verfügbarkeit von Artikelinformationen zentral. Die sog. «Time to Market" kann mit PIM Lösungen dadurch reduziert werden, dass mit automatisierten Artikelimports und Massenupdates die Daten sehr schnell digital in einer hohen Qualität für Marketing und Verkauf verfügbar sind.
 

Hohe Datenvielfalt

Müssen zu Artikel sehr umfangreiche, zum Teil individuelle Informationen gepflegt und verwaltet werden, kann eine PIM Lösung wertvolle Dienste leisten. Die Möglichkeit, einfache Attribute zu nutzen und für Artikel auch digitale Informationen wie Bilder, Logos, Zeichnungen etc. zu verwalten, machen PIM Lösungen zu einem wertvollen Werkzeug in Situationen mit hoher Datenvielfalt.
 

Anzahl «Output Kanäle» hoch

In Situationen, wo Artikelinformationen unterschiedlichen «Interessenten» in verschiedensten Formaten zur Verfügung gestellt werden müssen, sind die Export-Funktionen von PIM-Lösungen enorm wertvoll. Statt für jeden Kunden eine eigene Excel-Datei zu pflegen, werden die Artikeldaten zentral verwaltet und pro Kunde definiert, zu welchem Zeitpunkt welche Artikel in welchem Format exportiert werden. Neben einer hohen Zeitersparnis sind die steigende Datenqualität und Verfügbarkeit der Daten enorme Vorteile. 
 
 

Herausforderungen meistern

Die Pflege und Verwaltung von Artikeldaten und Bilder hat an Bedeutung gewonnen und wird auch in Zukunft wichtig sein. Die Herausforderungen liegen dabei nicht nur bei der Auswahl und Einführung von geeigneten PIM-Lösungen. Die für den Aufbau der Datenpflege notwendigen Prozesse und die damit notwendigen Veränderungen in den Organisationen müssen erkannt und effizient und nachhaltig umgesetzt werden.
 
Um den Herausforderungen zu begegnen, muss die passende Business-Software evaluiert und implementiert werden. Für eine erfolgreiche Einführung ist ein umfassendes Projekt- und Veränderungsmanagement notwendig. Die Involvierung von externen Ressourcen ist dann sinn- und wertvoll, wenn im Unternehmen keine Erfahrungen mit solchen Lösungen verfügbar sind.  
 
 
 

Der Autor

Als Inhaber der busch-consulting GmbH und Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von ERP- und PIM/MAM-Lösungen. Roger Busch verfügt über langjährige Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und ist mit seiner breiten Berufs- und Projekterfahrung ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen.
 
 
 
Der Autor Roger Busch ist Teil des topsoft Consulting-Netzwerks.
 
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